Các Yêu Cầu Và Hợp Đồng Có Rủi Ro Cao

Theo § 2.2-4303.01 Theo Bộ luật Virginia, Văn phòng Tổng chưởng lý (OAG) và Cơ quan Công nghệ thông tin Virginia (VITA) phải xem xét tất cả các lời chào hàng và hợp đồng đáp ứng định nghĩa về “rủi ro cao” và dành cho hàng hóa và dịch vụ liên quan đến công nghệ thông tin đối với tất cả các cơ quan công cộng của tiểu bang.

Bộ luật Virginia § 2.2-4303.01 định nghĩa hợp đồng rủi ro cao là bất kỳ hợp đồng công nào với cơ quan công của tiểu bang để mua sắm hàng hóa, dịch vụ, bảo hiểm hoặc xây dựng được dự đoán là

• Chi phí vượt quá $10 triệu trong thời hạn ban đầu của hợp đồng hoặc
• Chi phí vượt quá 5 triệu đô la trong thời hạn ban đầu của hợp đồng và đáp ứng ít nhất một trong các tiêu chí sau:
• hàng hóa, dịch vụ, bảo hiểm hoặc xây dựng là đối tượng của hợp đồng đang được mua sắm bởi hai hoặc nhiều cơ quan công quyền của nhà nước;
• thời hạn dự kiến của hợp đồng ban đầu, không bao gồm thời hạn gia hạn, là hơn năm năm; hoặc
• Cơ quan công quyền nhà nước mua sắm hàng hóa, dịch vụ, bảo hiểm hoặc xây dựng không mua sắm hàng hóa, dịch vụ, bảo hiểm hoặc xây dựng tương tự trong vòng năm năm trở lại đây.

Liên hệ với nhóm mua sắm (quản lý chuỗi cung ứng) của VITA: scminfo@vita.virginia.gov, để biết phiên bản mới nhất của mẫu hợp đồng và chào hàng của VITA và để được hỗ trợ xác định mẫu nào là phù hợp nhất cho hoạt động mua sắm của bạn. Nếu hoạt động mua sắm của bạn diễn ra trên nền tảng đám mây, toàn bộ hoặc một phần, vui lòng đảm bảo đề cập đến điều này để bạn nhận được mẫu chính xác. VITA cập nhật các mẫu của chúng tôi ít nhất mỗi quý và để ứng phó với những thay đổi trong luật và chính sách mua sắm của Virginia. Do đó, các cơ quan cần yêu cầu phiên bản mẫu mới nhất của chúng tôi khi soạn thảo hợp đồng hoặc yêu cầu cung cấp CNTT mới. Làm như vậy sẽ đảm bảo rằng các yêu cầu và hợp đồng CNTT của cơ quan bạn có các điều khoản và điều kiện mới nhất và cuối cùng sẽ tạo ra một thỏa thuận mạnh mẽ hơn, phù hợp hơn với các chính sách, tiêu chuẩn và hướng dẫn mua sắm của VITA cũng như luật và chính sách của tiểu bang Virginia.

Liên hệ với bộ phận mua sắm của VITA cũng sẽ giúp cơ quan của bạn có cơ hội đặt câu hỏi về cách sử dụng các mẫu. VITA có nhiều mẫu khác nhau và sẽ giúp cơ quan của bạn xác định mẫu nào là phù hợp nhất cho bất kỳ lời chào hàng hoặc hợp đồng nào. Chúng tôi khuyến khích cơ quan của bạn tìm kiếm dịch vụ tư vấn từ nhóm của chúng tôi để được hỗ trợ và đào tạo về cách sử dụng mẫu VITA.

Nếu công ty của bạn đang sử dụng mẫu hợp đồng và chào hàng của VITA, VITA khuyên bạn không nên đưa ngôn ngữ của Bộ phận Mua sắm và Cung ứng (DPS) vào mẫu của VITA. Các mẫu hợp đồng và chào hàng của VITAđược tạo ra dành riêng cho hoạt động mua sắm IT và việc kết hợp ngôn ngữ DPS có thể gây nhầm lẫn cho các nhà cung cấp/bán hàng của bạn. Ví dụ, việc tham khảo sổ tay hướng dẫn của nhà cung cấp trong yêu cầu mua sắm IT của bạn có thể gây ra vấn đề vì sổ tay hướng dẫn này nêu ra các quy tắc và quy định mua sắm cho hoạt động mua sắm hàng hóa và dịch vụ nói chung theo quan điểm của nhà cung cấp và không áp dụng cho hoạt động mua sắm IT .

Để bắt đầu quy trình đánh giá rủi ro cao IT , sau khi yêu cầu quản lý mua sắm (PGR) được chấp thuận, hãy yêu cầu nguồn lực IT (AITR) của cơ quan bạn gửi yêu cầu đánh giá về chào hàng hoặc hợp đồng IT rủi ro cao thông qua công cụ quản lý danh mục công nghệ của Khối thịnh vượng chung, Planview Enterprise 1. Vui lòng yêu cầu AITR của bạn nộp tất cả các tài liệu tạo nên gói chào hàng hoặc hợp đồng IT . Bộ phận quản lý dự án (PMD) của VITAsẽ tiếp nhận yêu cầu và gửi gói tài liệu IT hàng hoặc hợp đồng CNTT có rủi ro cao tới bộ phận quản lý chuỗi cung ứng (SCM) VITA ; bảo mật và kiến trúc doanh nghiệp; quản lý đầu tư IT ; và dịch vụ giám sát đám mây doanh nghiệp (ECOS) nếu có.

Cán bộ mua sắm của cơ quan bạn sẽ gửi yêu cầu xem xét hợp đồng hoặc chào hàng IT có rủi ro cao của bạn tới OAG. Bạn nên điền vào mẫu đơn sau và gửi kèm theo gói chào hàng hoặc hợp đồng IT có rủi ro cao tới luật sư của cơ quan bạn tại OAG:  https://www.oag.state.va.us/files/HighRiskContract-Review-Request-Secured.pdf

Cán bộ mua sắm phải hoàn thành ma trận có tên “Yêu cầu tối thiểu đối với các hoạt động mua sắm IT lớn, mua sắm rủi ro cao và mua sắm được ủy quyền” và cung cấp cho cơ quan AITR của họ để nộp cùng với gói tài liệu chào hàng hoặc hợp đồng IT rủi ro cao trong Planview Enterprise 1. Ma trận này giúp cơ quan của bạn đảm bảo rằng các yêu cầu và hợp đồng có rủi ro cao của bạn đáp ứng các yêu cầu có rủi ro cao và hỗ trợ VITA trong quá trình xem xét. Một bản sao của ma trận có sẵn trên trang web của VITA và có thể được truy cập bằng cách truy cập Trangbiểu mẫu mua sắm .

Có. Vui lòng liên hệ với bộ phận IT (AITR) của cơ quan bạn để đảm bảo yêu cầu quản lý mua sắm (PGR) đã được gửi và được giám đốc thông tin (CIO) của Commonwealth of Virginia chấp thuận trước khi gửi yêu cầu chào hàng hoặc hợp đồng có rủi ro cao để VITA xem xét.

Nếu bất kỳ thành phần nào trong yêu cầu cung cấp dịch vụ IT có rủi ro cao của bạn liên quan đến dịch vụ đám mây, bạn sẽ cần phải có biểu mẫu đánh giá dịch vụ giám sát đám mây doanh nghiệp (ECOS), có thể truy cập trên cổng thông tin dịch vụ VITA: https://vccc.vita.virginia.gov/vita.

Tìm kiếm “Đánh giá dịch vụ đám mây” rồi cuộn xuống cuối trang tới “Phụ lục cho 1-1003 – Phụ lục A” và tải xuống biểu mẫu. Đánh giá ECOS phải được đính kèm vào hồ sơ chào thầu IT có rủi ro cao của bạn và phải được bên chào thầu hoàn thành theo hướng dẫn trong yêu cầu đề xuất (RFP) của bạn.

Liên hệ scminfo@vita.virginia.gov để truy cập vào các điều khoản và điều kiện đám mây phù hợp.

Có hỗ trợ cho các cơ quan về các hợp đồng và chào hàng có rủi ro cao. Bộ phận mua sắm VITA (quản lý chuỗi cung ứng) cung cấp đào tạo về phát triển các hợp đồng và chào hàng IT, các điều khoản hợp đồng IT, rủi ro liên quan, báo cáo công việc, biện pháp đánh giá hiệu suất và thỏa thuận mức dịch vụ, các mốc quan trọng của dự án và bảng sản phẩm bàn giao, đàm phán và quản lý hợp đồng. Nếu bạn quan tâm đến những chủ đề này, vui lòng gửi email đến VITA procurement tại scminfo@vita.virginia.gov.

Bộ phận mua sắm của VITA khuyến nghị bạn nên đảm bảo đưa các biện pháp hiệu suất mạnh mẽ vào hợp đồng và yêu cầu cung cấp dịch vụ IT của mình. Các biện pháp đánh giá hiệu suất là số liệu định lượng về mức độ dịch vụ mong đợi và là nền tảng của một hợp đồng thành công. Các biện pháp đánh giá hiệu suất phải được điều chỉnh để cung cấp dữ liệu chính xác và đáng tin cậy về hiệu suất của nhà cung cấp so với các điều khoản dịch vụ đã thỏa thuận. Các số liệu được chọn phải có khả năng xác định chính xác mức độ và phạm vi mà nhà cung cấp thường xuyên đáp ứng các mức dịch vụ mong đợi được nêu trong hợp đồng của bạn. Ghé thăm chương 30.3.1 Các biện pháp đánh giá hiệu suất của Sổ tay mua sắm IT của chúng tôi để biết thêm hướng dẫn và ví dụ.

Mỗi biện pháp đánh giá hiệu suất phải gắn liền với một điều khoản thực thi tương ứng. Các điều khoản thực thi mạnh mẽ sẽ khuyến khích nhà cung cấp luôn đáp ứng các biện pháp thực hiện được nêu trong hợp đồng. Ghé thăm chương 30.3.2 Các điều khoản thực thi và biện pháp khắc phục của Sổ tay mua sắm IT của VITA và Công cụ đo lường hiệu suất để có thêm hướng dẫn và ví dụ. Ngoài ra, hãy xem video đào tạo về biện pháp hiệu suất.

Biện pháp khắc phục theo hợp đồng là biện pháp để buộc nhà cung cấp phải chịu trách nhiệm một cách cụ thể khi không đáp ứng được các biện pháp thực hiện theo yêu cầu. Chúng khuyến khích nhà cung cấp luôn đáp ứng hoặc vượt quá các biện pháp thực hiện theo yêu cầu hợp đồng. Các biện pháp khắc phục có thể ở dạng phạt tiền hoặc thực hiện các lựa chọn theo hợp đồng như chấm dứt hợp đồng hoặc tìm kiếm dịch vụ bị bỏ bê từ nhà cung cấp khác. Ghé thăm chương 30.3.2 Các điều khoản và biện pháp khắc phục thực thi của Sổ tay mua sắm IT của chúng tôi và Công cụ đo lường hiệu suất để biết thêm hướng dẫn và ví dụ.

VITA khuyến nghị các cơ quan nên đưa bảng mốc quan trọng và mục tiêu của dự án vào thông báo mời thầu và hợp đồng của mình. Vui lòng tải xuống Mẫu mốc quan trọng và mục tiêu của dự án và làm theo hướng dẫn trong tài liệu Word.