Chương 9 - Xác Định Giá Cả Hợp Lý Và Công Bằng

Các chế độ bảo hành phổ biến bao gồm bảo hành chung, bảo hành rõ ràng, bảo hành ngụ ý về khả năng bán được và bảo hành ngụ ý về thông số kỹ thuật. Giá bảo hành có thể cao hơn đối với các loại bảo hành khác ngoài bảo hành chung hoặc bảo hành rõ ràng, thường được tính vào giá thị trường của sản phẩm hoặc dịch vụ IT .

Mục đích chính của bảo hành trong hợp đồng Khối thịnh vượng chung là phân định các quyền và nghĩa vụ của nhà cung cấp đối với Khối thịnh vượng chung đối với công việc hoặc sản phẩm bị lỗi và thúc đẩy hiệu suất chất lượng. Bằng cách đồng ý bảo hành, nhà cung cấp chấp nhận rủi ro về trách nhiệm hoãn lại. Việc chấp nhận rủi ro đó đi kèm với chi phí và việc nhà cung cấp không sẵn lòng chấp nhận rủi ro đó có thể khiến họ bị loại khỏi cuộc cạnh tranh. Các nhà cung cấp khác có thể tăng giá để bù đắp rủi ro.

Trước khi đưa ra điều khoản hoặc yêu cầu bảo hành trong thư chào hàng, người mua nên đánh giá lợi ích của bảo hành so với tác động đến đối thủ cạnh tranh và giá cả. Người mua nên hiểu mối quan hệ giữa các yêu cầu bảo hành, sự cạnh tranh, bản chất của sản phẩm và thông lệ thương mại. Yêu cầu bảo hành không hợp lý sẽ làm giảm tính cạnh tranh và tăng giá. Những yêu cầu vượt quá thông lệ thương mại đáng kể cũng sẽ làm giảm tính cạnh tranh và tăng giá. Các cơ quan nên xác định và loại bỏ các yêu cầu bảo hành sẽ làm tăng chi phí, trừ khi việc làm như vậy sẽ gây thêm rủi ro hoặc trách nhiệm pháp lý cho dự án IT hoặc Khối thịnh vượng chung. Trong phân tích bảo hành, cần cân nhắc những điều sau:

• Đối với các mặt hàng thương mại, hãy sử dụng chế độ bảo hành thương mại hoặc tiêu chuẩn thay vì chế độ bảo hành của Khối thịnh vượng chung hoặc của cơ quan riêng.
• Đối với các mặt hàng phi thương mại, hãy điều chỉnh các yêu cầu bảo hành sao cho phù hợp với thị trường hoặc thông lệ thương mại hiện hành.
• Khi cần bảo hành riêng của Khối thịnh vượng chung hoặc của cơ quan, hãy yêu cầu bảo hành dưới dạng một mục có giá riêng mà cơ quan có thể đưa vào hoặc không đưa vào hợp đồng cuối cùng.
• Nếu cơ quan không chắc chắn về lợi ích của chế độ bảo hành mở rộng, hãy chào hàng chế độ bảo hành mở rộng dưới dạng tùy chọn có giá riêng, đặc biệt là đối với những năm ngoài hạn.
• Tận dụng các chế độ bảo hành thương mại (bao gồm cả chế độ bảo hành mở rộng, khi phù hợp và vì lợi ích tốt nhất của Khối thịnh vượng chung) do nhà cung cấp cung cấp để sửa chữa và thay thế các mặt hàng thương mại.
• Trong các cuộc chào hàng cho hàng hóa hoặc dịch vụ IT tiêu chuẩn, yêu cầu các nhà cung cấp cung cấp cho Khối thịnh vượng chung ít nhất các điều khoản bảo hành giống nhau, bao gồm cả các đề nghị bảo hành mở rộng, như các điều khoản được cung cấp cho công chúng trong thông lệ thương mại thông thường. Ví dụ, nhà cung cấp có thể cung cấp dịch vụ bảo hành cho một số khách hàng có lượng khách hàng lớn mà không cung cấp cho công chúng. Nếu Khối thịnh vượng chung không phải là một trong những khách hàng được chọn đó, đừng mong nhận được dịch vụ bảo hành bổ sung mà không phải trả thêm phí.
• Ở một số thị trường, các hoạt động thương mại thông thường có thể loại trừ hoặc hạn chế các bảo đảm ngụ ý có trong các điều khoản và điều kiện hợp đồng của Khối thịnh vượng chung. Trong những trường hợp như vậy, Khối thịnh vượng chung phải đảm bảo rằng bảo hành rõ ràng có quy định sửa chữa hoặc thay thế các mặt hàng bị lỗi được phát hiện trong khoảng thời gian hợp lý sau khi chấp nhận.
• Phân tích thời hạn bảo hành được đề xuất như một yếu tố giá cả. Trong quá trình mua sắm IT , thông lệ tốt nhất của người mua là yêu cầu thời hạn bảo hành bắt đầu sau khi chấp nhận cuối cùng đối với sản phẩm, dịch vụ hoặc giải pháp thay vì tại thời điểm giao hàng hoặc cài đặt và kéo dài trong thời gian thương lượng dài hơn; tuy nhiên, thời hạn bảo hành phần mềm COTS có thể ngắn hơn (60, 90 ngày sau khi cài đặt.) Các hợp đồng giải pháp công nghệ lớn có thể cần thời hạn bảo hành một năm sau khi nghiệm thu và ảnh hưởng đến giá cả nhưng vẫn đáng giá.
• Nghiên cứu các bảo hành do nhà cung cấp đề xuất như là yếu tố giá để đảm bảo các bên liên quan và người dùng của Khối thịnh vượng chung tuân thủ mọi hạn chế có thể làm mất hiệu lực bảo hành và đàm phán những điều này để có lợi ích về giá cả hợp lý cho Khối thịnh vượng chung.