34.3 Xử lý và quản lý sửa đổi
34.3.1 Điều khoản hợp đồng
Người quản lý hợp đồng có trách nhiệm hiểu và có khả năng thông báo cho các bên liên quan về toàn bộ hợp đồng đang được quản lý - tất cả các thành phần, phụ lục và điều khoản hợp đồng. Mẫu hợp đồng toàn tiểu bang của VITA bao gồm nội dung sau theo điều khoản "Toàn bộ hợp đồng", được tùy chỉnh cho từng loại hợp đồng (giải pháp, dịch vụ, phần mềm, phần cứng có nhà cung cấp dịch vụ bảo trì và ứng dụng). Trích đoạn này được lấy từ mẫu "giải pháp" trên toàn tiểu bang: "Các Phụ lục sau đây, bao gồm tất cả các phần phụ của chúng, được đính kèm vào Hợp đồng này và trở thành một phần của Hợp đồng này cho mọi mục đích:
Phụ lục A Yêu cầu về giải pháp
Phụ lục B Danh sách các tùy chọn giải pháp; Phí, Phí dịch vụ và Lịch trình thanh toán
Phụ lục C Thỏa thuận ký quỹ
Phụ lục D Mẫu báo cáo công việc (SOW)
Phụ lục E Mẫu lệnh thay đổi
Phụ lục F Thỏa thuận cấp phép người dùng cuối (chỉ để tham khảo)
Phụ lục G Chứng nhận về hoạt động vận động hành lang
Phụ lục H Kế hoạch thầu phụ cho doanh nghiệp nhỏ (nêu tên giao thức của cơ quan)
Hợp đồng này, các Phụ lục của hợp đồng và bất kỳ thỏa thuận bảo mật nào trước đó đều cấu thành toàn bộ thỏa thuận giữa VITA và Nhà cung cấp và thay thế mọi tuyên bố, sự hiểu biết, thảo luận hoặc thỏa thuận trước đó giữa VITA và Nhà cung cấp về vấn đề này. Mọi điều khoản và điều kiện có trong, được đưa vào hoặc được tham chiếu trong Đề xuất của Nhà cung cấp đều được coi là không hợp lệ. Các điều khoản của Sở Dịch vụ Tổng hợp Virginia, Sở Mua sắm và Cung ứng, Sổ tay Nhà cung cấp sẽ không áp dụng cho Hợp đồng này hoặc bất kỳ đơn đặt hàng nào được ban hành theo đây. Hợp đồng này chỉ có thể được sửa đổi bằng văn bản có chữ ký của VITA và Nhà cung cấp. Trong trường hợp xảy ra xung đột, thứ tự ưu tiên sau đây sẽ được áp dụng: tài liệu Hợp đồng này, Phụ lục A, bất kỳ SOW riêng lẻ nào, Phụ lục B.
Người dùng được ủy quyền và Nhà cung cấp có thể ký kết thỏa thuận đặt hàng theo Hợp đồng này. Trong phạm vi mà thỏa thuận đặt hàng đó, hoặc bất kỳ lệnh hoặc SOW nào được ban hành theo đây, bao gồm bất kỳ điều khoản và điều kiện nào không phù hợp với các điều khoản và điều kiện của Hợp đồng này, thì các điều khoản và điều kiện đó sẽ không có hiệu lực."
Ngoài ra, các điều khoản hợp đồng cốt lõi được đưa vào tham chiếu trong các hợp đồng VITA và các hợp đồng do VITA ủy quyền do các cơ quan ban hành và có tại liên kết này: Các điều khoản hợp đồng bắt buộc được cập nhật hàng năm vào ngày 1 tháng 7 để phản ánh bất kỳ thay đổi nào về mặt luật pháp. Liên kết được sử dụng trong các tài liệu hợp đồng sẽ tự động cập nhật khi siêu liên kết được chỉ định được mở, ngay cả đối với các hợp đồng đã có hiệu lực. Vì đây là những quy định theo luật định nên không cần phải sửa đổi bất kỳ thông tin liên lạc nào khi chúng thay đổi. Nhà cung cấp phải tuân thủ các yêu cầu theo luật định hiện hành của Virginia giống như các cơ quan khác và không cần phải đàm phán thêm để các yêu cầu này có hiệu lực. Các tham chiếu đến những điều khoản này trong mẫu hợp đồng VITA nêu rõ: "Các điều khoản và điều kiện hiện hành trong các tài liệu được đăng trên các URL được tham chiếu ở trên có thể thay đổi tùy theo hành động của cơ quan lập pháp của Commonwealth of Virginia hoặc thay đổi trong chính sách VITA . Nếu có thay đổi về các điều khoản và điều kiện, ngày có hiệu lực mới sẽ được ghi chú trong tiêu đề tài liệu. Nhà cung cấp được khuyến cáo nên kiểm tra URL thường xuyên."
Tìm kiếm trên tài liệu hướng dẫn bằng từ khóa hoặc thuật ngữ thông dụng.