Chương 34 - Quản Lý Hợp Đồng Công Nghệ Thông Tin

34.3.0 Xử lý và quản lý sửa đổi

Việc nhà cung cấp tuân thủ các chứng nhận, cấp phép và báo cáo theo yêu cầu hợp đồng phải được xác minh trước khi thực hiện bất kỳ sửa đổi hợp đồng nào làm tăng giá trị hoặc phạm vi hợp đồng hoặc bất kỳ lợi ích hoặc ưu đãi nào cho nhà cung cấp. Thông tin sau đây có thể hỗ trợ quá trình xác thực nhà cung cấp của người quản lý hợp đồng:

• Xác thực trạng thái cấm nhà cung cấp trên trang web của eVA tại: Danh sách nhà cung cấp không hoạt động của eVA

• Xác thực trạng thái cấm liên bang của nhà cung cấp trên trang web liên bang nếu quỹ liên bang hỗ trợ hợp đồng tại: https://sam.gov/

• Xác thực trạng thái tuân thủ thuế của nhà cung cấp (ví dụ: hiện tại không có hoạt động chặn giữ nào được thực hiện) bằng cách gọi đến 804-367-8380 hoặc qua email tới: Irms.Support@tax.virginia.gov

• Xác thực rằng nhà cung cấp đang tuân thủ Kế hoạch mua sắm nhà cung cấp và thầu phụ theo hợp đồng cũng như các yêu cầu báo cáo vì nếu không tuân thủ, mọi việc gia hạn hoặc sửa đổi hợp đồng có thể bị cấm hoặc trì hoãn.

• Xác thực việc tuân thủ báo cáo bán hàng của nhà cung cấp/IFA (chỉ dành cho VITA) qua email tới: ifacoordinator@vita.virginia.gov

• Xác thực nhà cung cấp có thẩm quyền hiện tại để giao dịch kinh doanh tại Khối thịnh vượng chung bằng cách lấy bản sao mẫu đăng ký hiện tại của nhà cung cấp và số nhận dạng SCC

Ngoài ra, người quản lý hợp đồng phải tuân thủ các yêu cầu theo luật định liên quan đến việc sửa đổi hợp đồng được nêu trong Bộ luật Virginia, tại § 2.2-4309.

Người quản lý hợp đồng phải quen thuộc với ngôn ngữ sửa đổi hoặc bổ sung của hợp đồng và phải đảm bảo rằng sửa đổi được đề xuất có thể được thực hiện và được tất cả các bên liên quan cần thiết chấp thuận - chủ yếu là nhà cung cấp và chủ doanh nghiệp/quản lý dự án của cơ quan. Người quản lý hợp đồng sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo rằng mọi sửa đổi được xử lý theo đúng hợp đồng và bất kỳ yêu cầu/giới hạn nào theo luật định hoặc liên bang (nếu hợp đồng được tài trợ bởi liên bang). Các yêu cầu sau đây áp dụng cho việc sửa đổi hợp đồng IT :

• Mọi phê duyệt cần thiết cho bất kỳ sửa đổi nào đều được xác nhận trong hồ sơ hợp đồng.

• Nếu cần tài trợ cho việc sửa đổi, tất cả tài trợ đều được nhận và thay đổi tài trợ DOE không xung đột với § 2.2-4309 của Bộ luật Virginia.

• Việc sửa đổi DOE không tạo ra xung đột với bất kỳ điều khoản nào khác của hợp đồng.

• Việc xác thực tình trạng cấm của nhà cung cấp, việc tuân thủ thuế tiểu bang và việc tuân thủ báo cáo SWaM hoặc bán hàng/IFA (nếu có) đều được ghi vào hồ sơ.

• Việc sửa đổi DOE không xung đột với các quy định theo luật định có liên quan trong Bộ luật Virginia và Đạo luật Mua sắm công của Virginia.

• Nhà cung cấp phải ký vào văn bản sửa đổi trước cơ quan DOE.

• Mẫu văn bản sửa đổi hợp đồng được thực hiện theo quy định của cơ quan.

• Việc thông báo cho các bên liên quan và cập nhật hồ sơ điện tử, cơ sở dữ liệu hợp đồng hoặc tài chính được thực hiện theo quy trình và thủ tục của cơ quan.

• Các bản sao của tất cả các phiên bản đã thực hiện đầy đủ đều có trong hồ sơ hợp đồng

• Đối với VITA SCM, cung cấp mọi sửa đổi hợp đồng theo yêu cầu của quy trình SCM. Bản cứng phải được lưu trong hồ sơ hợp đồng. Đối với các hợp đồng trên toàn tiểu bang yêu cầu cập nhật trang web, hãy tuân theo các quy trình đã thiết lập.