Chương 34 - Quản Lý Hợp Đồng Công Nghệ Thông Tin

34.3.2 Thời hạn hoặc chấm dứt

Người quản lý hợp đồng sẽ xử lý mọi sửa đổi do gia hạn thời hạn, thực hiện quyền chọn hoặc gia hạn hợp đồng và/hoặc các thỏa thuận liên quan; ví dụ: giấy phép phần mềm, thỏa thuận ký quỹ.

Người quản lý hợp đồng sẽ muốn đảm bảo rằng bất kỳ sửa đổi nào để gia hạn thời hạn hợp đồng hoặc thực hiện tùy chọn gia hạn hoặc điều khoản phải được hoàn thành chậm nhất là 30 ngày trước ngày hết hạn hiện tại. Điều này cũng rất quan trọng đối với bất kỳ thỏa thuận ký quỹ, giấy phép phần mềm hoặc gia hạn bảo trì nào. Bất kỳ sai sót nào cũng có thể tạo ra rủi ro cho cơ quan và Khối thịnh vượng chung. Hành động kịp thời tương tự nên được thực hiện nếu hợp đồng bao gồm điều khoản “Chuyển giao dịch vụ” trong đó nhà cung cấp đồng ý hỗ trợ cho cơ quan nếu nỗ lực thực hiện hợp đồng được chuyển giao cho nhà cung cấp khác hoặc cho cơ quan do tính tự cung tự cấp.

Người quản lý hợp đồng sẽ xử lý mọi tài liệu chấm dứt hợp đồng - do vi phạm, vỡ nợ, không phân bổ tiền hoặc nếu cơ quan chấm dứt hợp đồng vì lý do thuận tiện. Khi chấm dứt hợp đồng vì bất kỳ lý do nào ngoại trừ lý do kết thúc thời hạn hợp đồng, phải thông báo cho nhà cung cấp theo các yêu cầu của hợp đồng. Nếu việc chấm dứt hợp đồng do vi phạm xảy ra do các điều khoản khắc phục và sửa chữa của hợp đồng, hãy đảm bảo rằng thời gian quy định để thông báo, thời gian khắc phục và thời gian chấp nhận lại của cơ quan đã diễn ra và tất cả các tài liệu hỗ trợ có liên quan đều có trong hồ sơ hợp đồng. Mọi hành động chấm dứt phải được thực hiện theo các yêu cầu hợp đồng (bao gồm Thủ tục kháng cáo hành chính và các điều khoản giải quyết tranh chấp) cũng như các quy trình và thủ tục của cơ quan. Tham khảo tiểu mục 34.2.10 ở trên để biết thêm thông tin về việc chấm dứt do vi phạm hoặc mặc định.

Khi chấm dứt, Khối thịnh vượng chung, cơ quan hoặc bất kỳ người dùng được ủy quyền nào sẽ không phải chịu bất kỳ trách nhiệm nào trong tương lai, ngoại trừ các sản phẩm được cơ quan hoặc người dùng được ủy quyền chấp nhận hoặc các dịch vụ do nhà cung cấp cung cấp và được cơ quan hoặc người dùng được ủy quyền chấp nhận trước ngày chấm dứt. Sau đó, người quản lý hợp đồng sẽ bắt đầu quá trình thanh lý hợp đồng. Ngoài ra, các hợp đồng toàn tiểu bang của VITA phải được xóa khỏi trang web của VITA và bất kỳ danh mục nhà cung cấp nào có liên quan đến hợp đồng phải được xóa khỏi eVA bằng cách thông báo tới scminfo@vita.virginia.gov để được hỗ trợ.