Chương 34 - Quản Lý Hợp Đồng Công Nghệ Thông Tin

34.2.9 Giám sát nghĩa vụ của cơ quan

Người quản lý hợp đồng phải xem xét hợp đồng một cách cẩn thận và lập danh sách cũng như lịch trình bao gồm tất cả các nghĩa vụ của cơ quan theo hợp đồng. Các hợp đồng IT thành công không chỉ phụ thuộc vào hiệu suất của nhà cung cấp mà còn phụ thuộc vào hiệu suất của cơ quan trong việc thực hiện các cam kết theo hợp đồng và cho phép hoặc không ngăn cản nhà cung cấp thực hiện. Việc cơ quan không thực hiện hoặc thực hiện gián đoạn có thể khiến hợp đồng/dự án có nguy cơ chậm tiến độ và tăng chi phí hoặc gây ra rủi ro cho Khối thịnh vượng chung do tranh chấp hợp đồng. Hợp đồng IT có thể yêu cầu bất kỳ điều nào sau đây và nhiều hơn nữa:

• Thông báo cho cơ quan và những người dùng Khối thịnh vượng chung khác về quyền truy cập/sử dụng giấy phép phần mềm và các hạn chế, đồng thời lấy xác nhận đã ký của người dùng đối với tệp hợp đồng.
• Thông báo cho người dùng Khối thịnh vượng chung và đại diện bên thứ ba về mọi hạn chế bảo mật và lấy các tuyên bố bảo mật hoặc không tiết lộ đã ký cho hồ sơ hợp đồng.
• Đảm bảo rằng cơ quan thực hiện mọi nghĩa vụ theo hợp đồng bao gồm yêu cầu sau hoặc yêu cầu tương tự: "Trong vòng ba mươi (30) ngày kể từ cuối mỗi quý dương lịch, Cơ quan phải cung cấp cho Nhà cung cấp báo cáo về số lượng bản sao bổ sung thực tế của Phần mềm được triển khai trong quý". (Trích từ điều khoản "Quyền sao chép" trong hợp đồng, nếu có.)
• Cho phép hoặc tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiến hành bất kỳ hoạt động thử nghiệm, IV&V, trình diễn của nhà cung cấp và/hoặc các buổi đào tạo nào trong một khung thời gian nhất định, với môi trường công nghệ hoặc nguồn lực cụ thể đã được chuẩn bị sẵn để sử dụng.
• Cung cấp dữ liệu, thông tin, thiết bị hoặc cơ sở vật chất nhất định cho nhà cung cấp trong một khung thời gian nhất định để cho phép nhà cung cấp xác định, thiết kế, giao diện, thử nghiệm hoặc triển khai bất kỳ yêu cầu nào về phần mềm hoặc giải pháp.
• Xác định khung thời gian để xem xét và chấp nhận bất kỳ sản phẩm bàn giao và thử nghiệm nào.
• Chuẩn bị và cung cấp các báo cáo cụ thể, dữ liệu kỹ thuật, thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn, cấu hình/kiến trúc phần mềm, mã giao diện/mã cũ hoặc dữ liệu cần chuyển đổi (bao gồm tình trạng của dữ liệu đó).
• Sắp xếp sự tham dự của bất kỳ IV&V, Ban chỉ đạo hoặc người được mời nào cho bất kỳ cuộc đánh giá dự án quan trọng nào hoặc các cuộc họp liên quan đến hợp đồng khác theo lịch trình của hợp đồng.
• Tương tác với Văn phòng quản lý dịch vụ đối tác VITA-NG, Bộ phận quản lý dự án VITA hoặc các chuyên gia bảo mật VITA cho bất kỳ nỗ lực chuẩn bị hoặc tích hợp cơ sở hạ tầng nào cần thiết cho hiệu suất của nhà cung cấp.
• Cung cấp cho nhà cung cấp bất kỳ thông báo nào về sự không phù hợp hoặc lỗi được phát hiện liên quan đến hiệu suất của nhà cung cấp (sản phẩm, dịch vụ, giải pháp) trong một khung thời gian nhất định.
• Cung cấp bất kỳ nghĩa vụ thông báo kỹ thuật hoặc hành chính nào theo hợp đồng trong một khung thời gian nhất định.
• Tạo điều kiện cho bất kỳ chính sách theo luật định, Ủy ban chỉ đạo, CIO hoặc chính sách VITA khác yêu cầu phê duyệt, miễn trừ hoặc ngoại lệ  
• Đảm bảo rằng các bên liên quan đến dự án, kỹ thuật và các cơ quan khác không trực tiếp hoặc gián tiếp thay đổi, tăng hoặc giảm (tức là mở rộng phạm vi) các nghĩa vụ thực hiện của nhà cung cấp theo yêu cầu của hợp đồng mà không có sửa đổi hợp đồng chính thức.
• Xử lý, phê duyệt và thanh toán hóa đơn của nhà cung cấp trong khung thời gian theo luật định.