34.2 Giám sát việc tuân thủ hợp đồng
34.2.8 Theo dõi việc lập hóa đơn và thanh toán
Chức năng quản lý hợp đồng có thể được yêu cầu xử lý hóa đơn của nhà cung cấp thông qua các chu kỳ phê duyệt với chủ doanh nghiệp/quản lý dự án trước khi gửi đến phòng thanh toán của cơ quan. Tuy nhiên, người quản lý hợp đồng trước tiên phải xác nhận rằng hóa đơn:
- Bao gồm tất cả các chi tiết và thông tin được chỉ định trong hợp đồng,
- Bao gồm giá cả theo lịch trình giá của hợp đồng,
- Đảm bảo không có khoản thuế nào được tính cho cơ quan và cung cấp bất kỳ tài liệu miễn trừ nào cho nhà cung cấp
- Phản ánh bất kỳ hình phạt hiệu suất/điều chỉnh khuyến khích,
- Bao gồm các chi phí đi lại được ủy quyền và theo Số tiền trợ cấp hàng ngày hiện hành do Sở Kế toán Virginia công bố,
- Bao gồm bất kỳ người ký tên hoặc chứng nhận bắt buộc nào được yêu cầu trong hợp đồng,
- Bao gồm bất kỳ báo cáo bổ sung nào được yêu cầu (ví dụ: mức sử dụng hàng tháng, số liệu thống kê hiệu suất mức dịch vụ hàng tháng)
- Phải chính xác, đầy đủ và được nhà cung cấp hiệu chỉnh trước khi gửi để phê duyệt và thanh toán.
Người quản lý hợp đồng cũng có thể được yêu cầu giám sát việc thanh toán cho nhà cung cấp theo đúng quy định của pháp luật § 2.2-4350 hoặc § 2.2-4352 của Bộ luật Virginia, tùy theo trường hợp, và hỗ trợ giải quyết mọi khiếu nại của nhà cung cấp liên quan đến thanh toán.
Bất kỳ khiếu nại nào phát sinh từ tranh chấp hợp đồng phải được xử lý theo § 2.2-4363 của Bộ luật Virginia. Tham khảo tiểu mục 34.4.7 bên dưới để biết thảo luận đặc biệt về khoản thanh toán cuối cùng cho nhà cung cấp.
Tìm kiếm trên tài liệu hướng dẫn bằng từ khóa hoặc thuật ngữ thông dụng.