34.2 Giám sát việc tuân thủ hợp đồng
34.2.10 Xử lý tranh chấp, khiếu nại và giải quyết
Người quản lý hợp đồng có thể chịu trách nhiệm xử lý hoặc tham gia tìm hiểu thực tế và giải quyết mọi tranh chấp và khiếu nại phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. Bất kỳ khiếu nại nào phát sinh từ tranh chấp hợp đồng phải được xử lý theo § 2.2-4363 của Bộ luật Virginia và các yêu cầu hợp đồng. Tầm quan trọng của một hồ sơ quản lý hợp đồng hoặc vị trí lưu trữ điện tử được bảo trì tốt và đầy đủ để truy cập các tài liệu hỗ trợ là rất lớn.
Có thể có điều khoản về thủ tục kháng cáo trong hợp đồng. Trong trường hợp tranh chấp hợp đồng, Nhà cung cấp có thể thực hiện hành động pháp lý thích hợp theo quy định tại § 2.2-4364 của Bộ luật Virginia.
Nhà cung cấp có thể bị coi là vi phạm nếu không thực hiện theo đúng các điều khoản của lệnh mua hoặc hợp đồng. Những yếu tố này cần được xem xét trước khi thực hiện bất kỳ hành động mặc định nào.
- Những lý do cụ thể cho sự thất bại
- Khoảng thời gian cần thiết để có được hàng hóa hoặc dịch vụ từ các nguồn khác so với thời gian giao hàng hoặc thực hiện có thể được thực hiện bởi nhà cung cấp chậm trễ.
Nếu nhà cung cấp không thực hiện, cơ quan phải thông báo cho nhà cung cấp và cố gắng tìm ra giải pháp thỏa đáng. Nếu vấn đề vẫn chưa được giải quyết, có thể sẽ có "Thông báo khắc phục". Thông báo phải được đưa ra dưới dạng văn bản để tư vấn cho nhà cung cấp rằng việc không giao hàng hoặc không thực hiện là vi phạm hợp đồng và nếu thiếu sót hoặc không tuân thủ không được khắc phục trong một số ngày nhất định (như được quy định trong ngôn ngữ của hợp đồng), cơ quan sẽ chấm dứt hợp đồng vì vi phạm và yêu cầu nhà cung cấp chịu trách nhiệm về bất kỳ chi phí phát sinh nào. Sau khi thời hạn khắc phục kết thúc, nếu vẫn chưa đạt được giải pháp thỏa đáng, cơ quan sẽ gửi cho nhà cung cấp Thư chấm dứt hợp đồng do vi phạm và thực hiện hành động mua lại bằng cách trao hợp đồng cho nhà thầu trả giá thấp tiếp theo hoặc mời thầu lại. Nếu việc mua lại làm tăng chi phí cho cơ quan, cơ quan sẽ lập hóa đơn cho nhà cung cấp ban đầu về các chi phí vượt mức, đồng thời đưa ra một khoảng thời gian cụ thể để hoàn tất việc hoàn trả. Cho đến khi nhận được khoản hoàn trả chi phí vượt mức, nhà cung cấp có thể bị xóa khỏi danh sách nhà cung cấp của cơ quan. Nếu khoản nợ không được hoàn trả sau thời hạn quy định, cơ quan có thể áp dụng biện pháp thu nợ theo chính sách thu nợ đã được phê duyệt. Ngoài ra, có thể khởi xướng hành động đồng thời để cấm nhà cung cấp vi phạm. Nhà cung cấp sẽ không chịu trách nhiệm cho bất kỳ chi phí phát sinh nào nếu việc không thực hiện phát sinh do bất kỳ hành động chiến tranh, lệnh của cơ quan có thẩm quyền, đình công, thiên tai hoặc các nguyên nhân bất khả kháng khác không phải do lỗi hoặc sự bất cẩn của họ. Việc nhà cung cấp không giao hàng thường không được coi là nguyên nhân bất khả kháng.
Người quản lý hợp đồng của cơ quan có thể nhận được sự hỗ trợ từ đại diện OAG của họ theo quy trình và giao thức của cơ quan. Đối với các hợp đồng đại lý do VITA ban hành hoặc được VITA ủy quyền, người quản lý đại lý cũng có thể nhận được hướng dẫn của VITA bằng cách liên hệ: scminfo@vita.virginia.gov
Tìm kiếm trên tài liệu hướng dẫn bằng từ khóa hoặc thuật ngữ thông dụng.