34.2 Giám sát việc tuân thủ hợp đồng
34.2.6 Theo dõi bảo hành của nhà cung cấp
Bảo hành của nhà cung cấp có thể bao gồm cả bảo hành có giới hạn và bảo hành chung. Vì thời hạn bảo hành có giới hạn cho một sản phẩm (phần cứng hoặc phần mềm), dịch vụ hoặc giải pháp thường kéo dài trong một khoảng thời gian nhất định (30, 60, 90 ngày hoặc thậm chí lên đến một năm), nên người quản lý hợp đồng chỉ cần biết thời điểm kết thúc thời hạn bảo hành và thời điểm bắt đầu thời hạn bảo trì hoặc hỗ trợ. Ngày này nên được đưa vào bất kỳ lịch trình dự án hoặc lịch trình quản lý hợp đồng nào như một mốc thời gian. Bảng giá theo hợp đồng có thể bao gồm khoản thanh toán trước cho năm bảo trì hoặc hỗ trợ đầu tiên hoặc hợp đồng có thể chỉ ra rằng nhà cung cấp cần thông báo cho cơ quan trong một số ngày nhất định trước khi kết thúc thời hạn bảo hành để cơ quan có đủ thời gian phát hành lệnh mua (PO). Mẫu hợp đồng VITA bao gồm tuyên bố sau: "Sáu mươi (60) ngày trước khi thời hạn bảo hành hết hạn, hãy đảm bảo rằng nhà cung cấp đã thông báo cho cơ quan về việc hết hạn đó bằng văn bản."
Dù bằng cách nào, quản lý hợp đồng phải đảm bảo không có sự gián đoạn giữa phạm vi bảo hành có giới hạn và bất kỳ phạm vi bảo trì hoặc hỗ trợ nào được yêu cầu và phải phối hợp các hành động cần thiết, khi cần thiết, với chủ doanh nghiệp/quản lý dự án. Trong những trường hợp hiếm hoi (ví dụ, mua một lần một phần cứng hoặc mặt hàng COTS), có thể không cần bảo trì hoặc hỗ trợ tiếp theo. Đối với hầu hết các hoạt động mua sắm IT khác, cơ quan hoặc Khối thịnh vượng chung có thể gặp rủi ro không có dịch vụ bảo trì hoặc hỗ trợ tiếp theo và đã đưa yêu cầu này vào hợp đồng.
Quản lý hợp đồng nên xem xét hợp đồng để xác định những bảo hành chung nào có thể cần giám sát; ví dụ: "Nhà cung cấp sẽ thông báo cho cơ quan nếu Giải pháp chứa bất kỳ mã Nguồn mở nào và xác định Giấy phép Nguồn mở cụ thể áp dụng cho bất kỳ mã nhúng nào phụ thuộc vào mã Nguồn mở, do nhà cung cấp cung cấp theo Hợp đồng này". Tùy thuộc vào mức độ quan trọng của dự án, người quản lý hợp đồng có thể yêu cầu nhà cung cấp xác nhận bằng văn bản hàng năm để xác minh rằng "Không cần thông báo nào về bất kỳ bảo hành chung nào trong Hợp đồng số ___ từ (ngày) đến (ngày). Nhà cung cấp vẫn tiếp tục lưu ý đến các yêu cầu bảo hành chung theo hợp đồng và sẽ thông báo cho (tên cơ quan) về vấn đề này."
Có thể có những trường hợp người quản lý hợp đồng sẽ được yêu cầu tạo điều kiện và phối hợp các thủ tục nâng cao bảo hành thay mặt cho chủ doanh nghiệp/quản lý dự án của hợp đồng. Quy trình leo thang của nhà cung cấp phải được mô tả trong hợp đồng. Người quản lý phải ghi chép và theo dõi đầy đủ, chính xác luồng giấy tờ và thông tin liên lạc cho tệp hợp đồng.
Tìm kiếm trên tài liệu hướng dẫn bằng từ khóa hoặc thuật ngữ thông dụng.