34.2 Giám sát việc tuân thủ hợp đồng
34.2.1 Tham dự/chủ trì cuộc họp khởi động hợp đồng
Việc tham dự cuộc họp khởi động hợp đồng có sự tham dự của tất cả các bên liên quan của dự án sẽ mang lại lợi ích tốt nhất cho tất cả các bên ký kết hợp đồng. Chương trình nghị sự nên bao gồm việc xem xét từng trang của thỏa thuận hợp đồng, bao gồm tài liệu hợp đồng chính và tất cả các phụ lục, để thảo luận về tất cả các nghĩa vụ hợp đồng, kỳ vọng về hiệu suất, quy trình leo thang và kế hoạch dự án ban đầu (ví dụ: lịch trình, báo cáo, sản phẩm bàn giao, v.v.). Đây là thời điểm xác nhận điểm liên lạc về chức năng kỹ thuật và hành chính của cả hai bên. Thông thường, người quản lý hợp đồng sẽ điều phối cuộc họp này và cuộc họp này phải diễn ra chậm nhất là 30 ngày sau khi trao hợp đồng. Điều quan trọng là người quản lý hợp đồng phải có mặt, ngay cả khi cuộc họp do người quản lý hợp đồng chủ trì.
Người quản lý hợp đồng phải nghiên cứu và làm quen với các tài liệu hợp đồng trước cuộc họp để lập ra lịch trình hoạt động nhằm đảm bảo sự tuân thủ của cả hai bên trong hợp đồng - nhà cung cấp và cơ quan. Một số cơ quan có thể có một bộ chức năng tối thiểu để người quản lý hợp đồng thực hiện; tuy nhiên, các yêu cầu tuân thủ hợp đồng có thể vượt quá các chức năng tối thiểu đó. Một hợp đồng thành công phụ thuộc vào việc quản lý sau khi trao hợp đồng cũng như vào một tuyên bố công việc được viết tốt hoặc các tiêu chuẩn thực hiện nghiêm ngặt. Có thể có các điều khoản thanh toán và lập hóa đơn đặc biệt, một số yêu cầu về bảo hiểm/trái phiếu, yêu cầu trợ cấp của liên bang, các vấn đề bảo mật hoặc an ninh đặc biệt hoặc các yêu cầu họp và báo cáo cụ thể.
Các hoạt động quản lý hợp đồng có thể được phân chia giữa người quản lý dự án và người quản lý hợp đồng hoặc thậm chí là một người quản lý hợp đồng. Bất kể cơ quan phân công trách nhiệm quản lý hợp đồng như thế nào, cần phải có văn bản phân công nhiệm vụ về quản lý hợp đồng và nêu tên cá nhân cho từng chức năng. Các hoạt động của mỗi bên được giao sẽ hoàn thiện "toàn bộ" hồ sơ quản lý hợp đồng, do đó cần phải kiểm tra và cân đối cũng như lên kế hoạch hợp nhất dữ liệu hồ sơ quản lý khi kết thúc hợp đồng. Nói cách khác, bên trái cần biết bên phải đang làm gì, cách thức và từ ai để có được thông tin quản lý hợp đồng quan trọng và cần phải kiểm tra chất lượng để đảm bảo không có lỗ hổng, hoạt động bị thiếu hoặc dữ liệu bị mất. Quyền phân công quản lý hợp đồng phải được cung cấp cho tất cả các bên liên quan trong hợp đồng.
Tìm kiếm trên tài liệu hướng dẫn bằng từ khóa hoặc thuật ngữ thông dụng.