Chương 34 - Quản Lý Hợp Đồng Công Nghệ Thông Tin

34.2.2 Giám sát chứng nhận nhà cung cấp và báo cáo

Người quản lý hợp đồng cần đảm bảo rằng hồ sơ hợp đồng bao gồm tất cả các chứng nhận, đăng ký và/hoặc giấy phép theo yêu cầu của cơ quan, đơn chào hàng và hợp đồng được trao. Người đứng đầu bộ phận mua sắm có thể đã có được những hồ sơ này trước khi trao thầu; tuy nhiên, người quản lý hợp đồng phải xác thực hồ sơ. Những điều này có thể bao gồm chứng nhận doanh nghiệp nhỏ (SWaM), xác thực đăng ký eVA, sự cho phép hiện tại của Ủy ban Tổng công ty Nhà nước để giao dịch kinh doanh tại Khối thịnh vượng chung, chứng nhận Chống vận động hành lang, chứng chỉ bảo hiểm, bảo lãnh trái phiếu, tuân thủ lệnh cấm của liên bang hoặc tiểu bang, tuân thủ e-Verify, tuân thủ Thuế Virginia hoặc xác minh lịch trình thanh toán, v.v. Trong suốt thời hạn của hợp đồng, việc xác nhận và/hoặc gia hạn hợp đồng phải được người quản lý hợp đồng thực hiện ít nhất một lần một năm. 

Hợp đồng có thể yêu cầu nhà cung cấp nộp báo cáo hành chính hàng tháng bao gồm nhưng không giới hạn ở: sự tham gia SWaM, tình trạng dự án, tình trạng hiệu suất, tình trạng bán hàng hoặc sử dụng và chỉ đối với các hợp đồng toàn tiểu bang của VITA, báo cáo bán hàng và IFA. Người quản lý hợp đồng phải giám sát việc báo cáo kịp thời của nhà cung cấp để đảm bảo nhà cung cấp tuân thủ hợp đồng. Bản sao của tất cả các báo cáo đó phải được cung cấp trong hồ sơ hợp đồng hoặc dưới dạng điện tử. Việc nhà cung cấp không tuân thủ Kế hoạch mua sắm nhà cung cấp và hợp đồng thầu phụ theo hợp đồng có thể cấm hoặc trì hoãn bất kỳ việc gia hạn hợp đồng nào. Đối với các cơ quan, kế hoạch này có thể được gọi là Kế hoạch thầu phụ cho doanh nghiệp nhỏ (SWaM). Đối với VITA, kế hoạch sẽ được gọi là Kế hoạch mua sắm nhà cung cấp và thầu phụ. 

Sau đây là hai điều “phải làm” khi theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp trong lĩnh vực hành chính này: 

• Nhà cung cấp phải tuân thủ các chứng nhận, giấy phép và báo cáo theo yêu cầu của hợp đồng phải được xác minh trước khi thực hiện bất kỳ sửa đổi hợp đồng nào làm tăng giá trị hoặc phạm vi hợp đồng hoặc bất kỳ lợi ích hoặc ưu đãi nào cho nhà cung cấp. 
• Hồ sơ cẩn thận về bất kỳ trường hợp không tuân thủ nào phải được lưu giữ trong hồ sơ hợp đồng và chia sẻ với các bên liên quan trong hợp đồng, những người có thể đo lường hoặc thu thập toàn bộ hiệu suất dự án của nhà cung cấp một cách độc lập. 

 Thông tin sau đây có thể hỗ trợ quá trình xác thực nhà cung cấp của người quản lý hợp đồng đối với những lo ngại trên: 

• Xác thực trạng thái cấm của nhà cung cấp trên trang web của eVA tại: Danh sách nhà cung cấp không hoạt động của eVA 
• Xác thực trạng thái cấm liên bang của nhà cung cấp trên trang web liên bang nếu quỹ liên bang hỗ trợ hợp đồng tại: https://sam.gov/content/home 
• Xác thực trạng thái tuân thủ thuế của nhà cung cấp (ví dụ: hiện tại không có hoạt động chặn giữ nào được thực hiện) bằng cách gọi đến 804-367-8380 hoặc qua email tới: Irms.Support@tax.virginia.gov)  
• Xác thực việc tuân thủ báo cáo SWaM của nhà cung cấp theo quy trình và giao thức riêng của cơ quan (chỉ dành cho VITA) Xác thực việc tuân thủ báo cáo bán hàng/IFA của nhà cung cấp 
• Xác thực nhà cung cấp có thẩm quyền hiện tại để giao dịch kinh doanh tại Khối thịnh vượng chung bằng cách lấy bản sao mẫu đăng ký hiện tại của nhà cung cấp và số nhận dạng SCC