34.1 Quản lý hợp đồng chung
34.1.1 Chức năng quản lý hợp đồng cốt lõi
Quản lý hợp đồng chung có bốn chức năng cốt lõi: giám sát việc tuân thủ hợp đồng, xử lý và quản lý sửa đổi, tiến hành thanh lý hợp đồng và tiến hành hủy hợp đồng. Các chức năng phụ trong mỗi chức năng cốt lõi được phân chia theo nhiều mức độ chi tiết khác nhau tùy theo quy trình của cơ quan và các yêu cầu của hợp đồng được quản lý:
- Giám sát việc tuân thủ hợp đồng
- Tham dự/chủ trì cuộc họp khởi động hợp đồng
- Theo dõi chứng nhận và báo cáo của nhà cung cấp
- Giấy chứng nhận bảo hiểm/bảo lãnh
- Giấy chứng nhận theo luật định (Sở Thuế, lệnh cấm của Liên bang, vận động hành lang)
- Chứng chỉ chuyên môn
- Xác thực đăng ký eVA
- Giấy chứng nhận doanh nghiệp nhỏ (SWaM)
- Báo cáo và tuân thủ SWaM
- Báo cáo tình hình dự án
- Báo cáo hiệu suất
- Báo cáo bán hàng/sử dụng
- Báo cáo bán hàng/IFA (chỉ áp dụng cho hợp đồng toàn tiểu bang VITA)
- Giám sát/phối hợp phê duyệt của nhà thầu phụ
- Giám sát các sản phẩm bàn giao và chấp nhận
- Vận chuyển và vận chuyển
- Các mốc quan trọng của dự án
- Tài liệu bản mềm và bản cứng
- Dịch vụ và sản phẩm cung cấp
- Chấp thuận chấp nhận bằng văn bản
- Theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp
- Mức độ dịch vụ
- Lịch trình
- Ngân sách
- Nhân sự chủ chốt
- Quản lý dự án/quy trình kinh doanh
- Theo dõi bảo hành của nhà cung cấp
- Phối hợp/giám sát việc truyền tải hoặc truy cập dữ liệu/tài sản của chính phủ
- Phối hợp việc ra vào và gắn thẻ an ninh cơ sở
- Điều phối các thỏa thuận bảo mật/không tiết lộ
- Theo dõi việc lập hóa đơn và thanh toán
- Xử lý
- Phê duyệt ngân sách và dự án
- Giám sát nghĩa vụ của cơ quan
- Ngân sách khả dụng
- Nguồn lực sẵn có
- Gia hạn bảo trì
- Theo dõi và/hoặc kiểm toán giấy phép
- Cam kết bảo mật hoặc không tiết lộ
- Vai trò và trách nhiệm
- Phê duyệt phụ thuộc vào nhà cung cấp
- Thông tin hoặc dữ liệu phụ thuộc vào nhà cung cấp
- Đánh giá sản phẩm/thời hạn chấp nhận
- Thời hạn kiểm tra chấp nhận
- Các cuộc họp và đào tạo
- Thiết lập, cài đặt, nâng cấp và/hoặc bảo trì môi trường kỹ thuật cần thiết
- Truy cập trang web
- Xử lý tranh chấp, khiếu nại và giải quyết
- Tiếp nhận, tìm hiểu thực tế, theo dõi, kết thúc
- Xử lý yêu cầu theo FOIA
- Xử lý và quản lý sửa đổi
- Điều khoản hợp đồng
- Thời hạn hoặc chấm dứt
- Bài tập/đổi mới
- Giá cả
- Phạm vi
- Thay đổi hành chính
- Tiến hành thanh lý hợp đồng
- Báo cáo nhà cung cấp cuối cùng
- Sản phẩm cuối cùng
- Chấp nhận cuối cùng
- Báo cáo tài sản cuối cùng
- Báo cáo cuối cùng về bằng sáng chế/tiền bản quyền
- Báo cáo ký quỹ cuối cùng
- Thanh toán cuối cùng
- Thực hiện hợp đồng nghỉ hưu
- Cập nhật hợp đồng của cơ quan/Khối thịnh vượng chung, quản lý danh mục đầu tư hoặc hệ thống tài chính
- Đã đóng tập tin
- Tệp được lưu trữ để lưu giữ
Việc giám sát và xử lý từng chức năng trên thường được thực hiện bởi người quản lý hợp đồng. Dữ liệu hành chính hợp đồng có thể được yêu cầu nhập cả dưới dạng điện tử và trong hồ sơ hợp đồng, tùy thuộc vào quy trình và thủ tục kinh doanh của cơ quan. Ngoài ra, tùy thuộc vào mức độ phức tạp và quy mô của dự án/hợp đồng, người quản lý dự án, người quản lý hợp đồng và người quản lý hợp đồng được chỉ định sẽ làm việc cùng nhau để đảm bảo các yêu cầu hợp đồng được hoàn thành. Đối với các hợp đồng trị giá hàng triệu đô la hoặc hợp đồng quy mô doanh nghiệp, một số quản trị viên hợp đồng có thể được phân công phụ trách từng lĩnh vực riêng biệt.
Tìm kiếm trên tài liệu hướng dẫn bằng từ khóa hoặc thuật ngữ thông dụng.