Chương 34 - Quản Lý Hợp Đồng Công Nghệ Thông Tin

34.1.0 Quản lý hợp đồng chung

Quản lý hợp đồng bao gồm việc giám sát mối quan hệ và nghĩa vụ giữa cơ quan và nhà thầu liên quan đến việc thực hiện hợp đồng. Hoạt động quản lý hợp đồng bắt đầu bằng việc ký kết hợp đồng hoặc lệnh mua hàng. Mục đích của nó là đảm bảo việc thực hiện của các bên tuân thủ theo các điều khoản và điều kiện của thỏa thuận hợp đồng. Thông thường, mỗi hợp đồng sẽ được chỉ định và xác định một người quản lý hợp đồng.

Người quản lý hợp đồng phải hiểu tất cả các chức năng được mong đợi trong vai trò này, dựa trên giao thức của cơ quan và liên quan đến tính phức tạp và các yêu cầu của hợp đồng IT cụ thể. Người quản lý hợp đồng phải nắm rõ các yêu cầu của hợp đồng và được người đứng đầu bộ phận mua sắm (người mua/chuyên gia tìm nguồn cung ứng/quản lý hợp đồng) tóm tắt khi hợp đồng được chuyển giao để quản lý sau khi trao thầu. Ngoài ra, người quản lý hợp đồng phải tham dự và thường xuyên chủ trì bất kỳ cuộc họp khởi động hoặc định hướng hợp đồng nào với các nhà cung cấp hợp đồng và các bên liên quan của dự án, đồng thời tiếp tục liên lạc chặt chẽ với chủ doanh nghiệp/quản lý dự án của dự án trong suốt thời hạn của hợp đồng.

Người quản lý hợp đồng phải đảm bảo rằng hồ sơ hợp đồng hoặc vị trí lưu trữ điện tử cho các tài liệu quản lý hợp đồng là chính xác và đầy đủ. Tài liệu trong hồ sơ hợp đồng phải bao gồm nhưng không giới hạn ở:

• hợp đồng đã ký và các bằng chứng,
• xác nhận, tuyên bố và chứng nhận nhà cung cấp hiện tại (ví dụ: đăng ký eVA, chứng nhận SWaM, ủy quyền của SCC để giao dịch kinh doanh trong Khối thịnh vượng chung, kiểm toán/chứng nhận hoặc giấy phép chương trình bảo mật theo yêu cầu hợp đồng, nếu có, v.v.,
• tất cả các sửa đổi và hành động hợp đồng,
• báo cáo tuân thủ kế hoạch SWaM cuối cùng, theo yêu cầu của luật hiện hành hoặc lệnh hành pháp, nếu có
• các giấy tờ bảo hiểm bắt buộc theo hợp đồng
• nhà cung cấp và đại lý liên lạc về bất kỳ vấn đề hoặc vấn đề hợp đồng nào
• tài liệu chuyển giao và chấp nhận
• dữ liệu, thông tin, thiết bị truyền tải do chính phủ và nhà cung cấp cung cấp,
• báo cáo, đánh giá và kết quả về hiệu suất hoặc mức độ dịch vụ của nhà cung cấp

Trong trường hợp có bất kỳ khiếu nại và tranh chấp nào phát sinh giữa một trong hai bên trong quá trình thực hiện hợp đồng, việc tiếp cận các tài liệu này có thể cực kỳ quan trọng. Do đó, điều quan trọng là phải lưu giữ và truy cập được tất cả tài liệu liên quan đến hành động hợp đồng, hiệu suất của nhà cung cấp và hiệu suất của đại lý.