Chương 26 - Đàm Phán Hợp Đồng Công Nghệ Thông Tin

26.3.1 Đàm phán cấp phép phần mềm

Việc đàm phán hợp đồng cấp phép phần mềm đòi hỏi một số cân nhắc đặc biệt và quan trọng. Hình thức cấp phép, phí liên tục và yêu cầu của nhà cung cấp về việc giám sát việc sử dụng phần mềm là một số ví dụ. Việc đọc Chương 27 - Hợp đồng cấp phép và bảo trì phần mềm của hướng dẫn này, Hợp đồng cấp phép và bảo trì phần mềm, là rất quan trọng để biết thông tin quan trọng về việc hiểu và đàm phán về sở hữu trí tuệ, loại phần mềm và giấy phép, hỗ trợ bảo hành và bảo trì, rủi ro, v.v. Nhìn chung, các điểm đàm phán chính để cấp phép phần mềm bao gồm:

• Quyền sử dụng/truy cập và hạn chế sử dụng/truy cập
• Ý định của người được cấp phép để phát hành cho bên thứ ba
• Định nghĩa về các bên tham gia vào thỏa thuận cấp phép
• Định nghĩa chính xác về phần mềm được cấp phép
• Hệ điều hành và phiên bản được hỗ trợ
• Tính khả dụng của mã nguồn (ký quỹ)
• Quyền sửa đổi
• Giới hạn trách nhiệm
• Thời hạn bảo hành
• Quyền sao chép và phân phối (hướng dẫn, bản sao lưu, đào tạo, thay thế, thử nghiệm)
• Định nghĩa tiêu chí chấp nhận

Cho dù cơ quan mua hàng sẽ được cấp giấy phép phần mềm trực tiếp từ nhà cung cấp hay từ nhà bán lẻ giá trị gia tăng (VAR) thay mặt cho nhà xuất bản phần mềm, VITA khuyến nghị nên bắt đầu bằng loại ngôn ngữ yêu cầu cấp giấy phép này trong RFP: “giấy phép mã đối tượng được thanh toán đầy đủ, vĩnh viễn, trên toàn thế giới, không độc quyền, có thể chuyển nhượng, không thể hủy ngang để sử dụng, sao chép, sửa đổi, truyền tải và phân phối Phần mềm và Tài liệu bao gồm mọi bản sửa đổi tiếp theo, theo các điều khoản và điều kiện được nêu tại đây và chỉ tuân theo các giới hạn và/hoặc hạn chế được nêu rõ trong Hợp đồng này”.

Các nhà cung cấp muốn hạn chế và hạn chế quyền sử dụng và truy cập càng nhiều càng tốt; tuy nhiên, cần cân nhắc cẩn thận khi đàm phán các quyền cấp phép có thể chấp nhận được, cho cả việc sử dụng và truy cập. Việc hạn chế sử dụng giấy phép có thể ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng thực hiện các mục tiêu tương lai của cơ quan và/hoặc các yêu cầu về chiến lược và/hoặc kiến trúc của Khối thịnh vượng chung.

Cơ quan có thể xem xét ngôn ngữ hợp đồng do nhà cung cấp cung cấp chỉ khi nhà cung cấp là đơn vị bán lại phần mềm và nhà xuất bản phần mềm yêu cầu thỏa thuận cấp phép người dùng cuối (EULA). Trong trường hợp đó, nhà cung cấp cần được thông báo rằng cần có Phụ lục Thỏa thuận cấp phép (LAA) để giải quyết các điều khoản và điều kiện của EULA mà cơ quan hoặc Khối thịnh vượng chung, theo luật hoặc chính sách, không thể đồng ý. Nhà cung cấp phải chịu toàn bộ trách nhiệm đảm bảo rằng bất kỳ Nhà xuất bản phần mềm nào thực hiện LAA. Mẫu Phụ lục Thỏa thuận cấp phép (một phiên bản để VITA sử dụng, một phiên bản khác để các cơ quan khác sử dụng) nằm trong phần Biểu mẫu của trang web VITA SCM này: Chính sách & Biểu mẫu SCM.

Nếu cơ quan mua sắm là một cơ quan nhánh hành pháp, hội đồng, ủy ban hoặc thực thể bán chính trị khác của Commonwealth of Virginia hoặc cơ quan khác được tham chiếu trong Tiêu đề 2.2 của Bộ luật Virginia, thì giấy phép sẽ do Khối thịnh vượng chung nắm giữ. Nếu tổ chức của bạn là một địa phương, thành phố, trường học, hệ thống trường học, trường cao đẳng, trường đại học, hội đồng địa phương, ủy ban địa phương hoặc tổ chức bán chính trị địa phương thì giấy phép sẽ do cơ quan công quyền đó nắm giữ. Nếu đơn vị mua là một tổ chức giáo dục đại học tư nhân được phép mua từ các hợp đồng toàn tiểu bang của VITA, thì giấy phép sẽ do tổ chức đó nắm giữ.

Loại giấy phép phần mềm cần thiết cho dự án của bạn phải được xác định trong thông báo mời thầu, dựa trên nhu cầu kinh doanh hiện tại và tương lai của dự án. Bản chào hàng nên yêu cầu nhiều kịch bản định giá khác nhau để đáp ứng nhu cầu mua thêm giấy phép trong tương lai nếu cần. Mức giá cuối cùng này sẽ có thể thương lượng. Cơ quan sẽ thương lượng giá cho một hoặc nhiều loại giấy phép sau: sử dụng đồng thời CPU được chỉ định, cụ thể cho dự án, cho địa điểm và/hoặc cho toàn doanh nghiệp. Tham khảo Chương 27 - Hợp đồng cấp phép và bảo trì phần mềm của hướng dẫn này, Hợp đồng cấp phép và bảo trì phần mềm, để biết định nghĩa về các loại giấy phép này.

Vì các điều khoản cấp phép phần mềm có thể tính phí theo số lượng người dùng/ghế ngồi/v.v., nhà cung cấp có thể muốn đảm bảo rằng họ đang được thanh toán đúng phí cấp phép thông qua các cuộc kiểm toán theo lịch trình. Nếu nhà cung cấp yêu cầu điều này trong hợp đồng, hãy đảm bảo hợp đồng nêu rõ chi tiết về cách thức kiểm toán sẽ diễn ra. Việc đưa vào điều khoản và điều kiện kiểm toán nên được coi là một sự nhượng bộ mạnh mẽ đối với nhà cung cấp; hãy tìm kiếm điều gì đó để trao đổi. Sau đây là một số điểm chính cần đưa vào hợp đồng liên quan đến việc kiểm toán:

• Xác định tần suất diễn ra (thường là một lần mỗi năm) và trong bao lâu sau khi hợp đồng hết hạn.
• Nêu rõ rằng nhà cung cấp sẽ chi trả toàn bộ chi phí kiểm toán.
• Tuyên bố rằng tất cả kết quả kiểm toán sẽ được cung cấp cho cả hai bên.
• Quy định rằng việc kiểm toán chỉ có thể diễn ra trong giờ làm việc (hãy định nghĩa rõ ràng những giờ này vì chúng liên quan đến bạn) và phải thông báo trước bằng văn bản vài ngày.
• Xác định nơi diễn ra cuộc kiểm toán.
• Xác định thông tin nào sẽ có trong quá trình kiểm toán và nêu rõ những lĩnh vực cụ thể không được đề cập (chẳng hạn như dữ liệu cá nhân).
• Xác định bất kỳ giới hạn và hạn chế nào của cơ quan hoặc Khối thịnh vượng chung, cũng như các tiêu chuẩn bảo mật hoặc quyền riêng tư.