Chương 26 - Đàm Phán Hợp Đồng Công Nghệ Thông Tin

26.3.2 Đàm phán giá công nghệ

Thông thường, chi phí mua công nghệ cao hơn giá bán ban đầu. Chi phí hỗ trợ và công nghệ phụ trợ cao hơn nhiều so với bất kỳ khoản tiết kiệm nào có vẻ hấp dẫn khi mua sản phẩm ban đầu. Nhiều nhà cung cấp sẵn sàng giảm giá bán ban đầu để tạo ra nhiều doanh thu hơn trong suốt thời gian thực hiện hợp đồng.

• Phần cứng. Khi đàm phán hợp đồng IT , hãy nhớ rằng giá cho phần cứng, phần mềm và dịch vụ tuân theo các mô hình rất khác nhau. Phần cứng thường được định giá như một loại hàng hóa trừ khi sản phẩm đó là mới hoặc độc đáo. Thông thường, biên lợi nhuận của nhà cung cấp đối với phần cứng là nhỏ (một đến 15 phần trăm). 
   
• Phần mềm. Lợi nhuận cho phần mềm thường rất lớn. Phần mềm được định giá dựa trên giá trị mang lại cho khách hàng và để thu hồi vốn đầu tư ban đầu để phát triển phần mềm, chứ không phải chi phí gia tăng cho nhà cung cấp cho mỗi giấy phép, do đó giá giấy phép thường có thể thương lượng giảm đáng kể. Bảo trì và hỗ trợ là chi phí liên tục của quyền sở hữu phần mềm và có thể vượt quá chi phí cấp phép sau vài năm. Hãy chắc chắn xác định những gì sẽ được cung cấp cho chi phí bảo trì và hỗ trợ. Nếu nhà cung cấp được yêu cầu cung cấp hỗ trợ với thời gian giải quyết dự kiến và khung thời gian khả dụng cụ thể (có thể là 24/7 hoặc chỉ trong giờ làm việc), thì đây là những yêu cầu có thể làm tăng chi phí của cơ quan. Phí hàng năm thường được tính theo tỷ lệ phần trăm của phí cấp phép. Những mức giá này phải dựa trên phí cấp phép cuối cùng đã thương lượng, không phải giá niêm yết của Nhà cung cấp. Đặt mức phí bảo trì và hỗ trợ ở 15 đến 20 phần trăm là mục tiêu tốt; tuy nhiên, hãy xác thực giá thị trường hiện tại trước khi đặt mục tiêu. Nhà cung cấp phần mềm cũng có thể muốn tăng phí trong suốt thời hạn hợp đồng. Bất kỳ mức tăng nào cũng phải được giới hạn ở một tỷ lệ phần trăm tuyệt đối (3-5 phần trăm là mức điển hình) hoặc dựa trên chỉ số lạm phát chuẩn. Thông thường, các cơ quan có thể thương lượng để đóng băng mọi khoản tăng trong vài năm đầu của hợp đồng. Thông thường, các nhà cung cấp là/sẽ là đối tác chiến lược sẽ đàm phán thuận lợi hơn cho mối quan hệ lâu dài.
   
• Dịch vụ. Các dịch vụ thường dựa trên giá lao động và được đánh dấu dựa trên nhu cầu về các kỹ năng đó (15-50 phần trăm). 
   
• Dịch vụ được cấp phép. Các dịch vụ lưu trữ ứng dụng hoặc nhà cung cấp phần mềm dưới dạng dịch vụ thường cung cấp mức phí đăng ký hàng năm dựa trên số lượng người dùng ứng dụng. Luôn cố gắng thương lượng mức giá trả tiền khi sử dụng để bạn chỉ phải trả tiền cho số lượng người dùng thực tế trong trường hợp cơ sở người dùng của bạn thay đổi. Việc có được giấy phép người dùng đồng thời cũng sẽ giảm các khoản phí này tùy thuộc vào nhu cầu truy cập cơ sở người dùng của bạn.
   
• Viễn thông. Do các quy định của nhà mạng chung, có thể khó nhận được những nhượng bộ lớn khi sử dụng các dịch vụ viễn thông truyền thống. Thông thường, nhượng bộ sẽ đạt được bằng cách đồng ý cam kết doanh thu hàng năm hoặc trong suốt thời hạn hợp đồng. Có thể không thể tránh khỏi việc cam kết doanh thu trong thời hạn hợp đồng để đạt được mức tiết kiệm về giá, nhưng cần phải thận trọng khi đưa ra cam kết doanh thu. Hiểu rõ về chi tiêu viễn thông của bạn. Bạn cần biết số tiền thực sự đã chi tiêu trước khi có thể cam kết một cách có trách nhiệm. Nếu nhà cung cấp đề xuất cam kết dựa trên mức chi tiêu hiện tại của một cơ quan, hãy yêu cầu cung cấp tài liệu về cơ sở cho đề xuất đó, bao gồm cả mức chi tiêu hiện tại của bạn được thể hiện bằng cam kết. Đặt mục tiêu cam kết không quá 75 phần trăm chi tiêu trước đây của cơ quan để đảm bảo tính linh hoạt và đòn bẩy cạnh tranh trong tương lai. Nếu một cơ quan mua hàng sử dụng dữ liệu của nhà cung cấp để đánh giá cam kết, hãy đưa vào ngôn ngữ hợp đồng trong đó nhà cung cấp thừa nhận rằng cơ quan đang dựa vào dữ liệu của họ và đồng ý giảm cam kết nếu sau đó phát hiện dữ liệu của họ không chính xác. Dự phòng cho tình trạng suy thoái kinh doanh. Nếu nhu cầu về dịch vụ giảm do cắt giảm hoạt động của đại lý, hợp đồng phải cho phép điều chỉnh như vậy.