Chương 26 - Đàm Phán Hợp Đồng Công Nghệ Thông Tin

Sau khi hoàn tất khâu chuẩn bị, phân tích rủi ro, chiến lược đàm phán và phân công vai trò, đã đến lúc bắt đầu đàm phán với nhà cung cấp. Cơ quan này nên đàm phán với nhiều nhà cung cấp được coi là đủ điều kiện và phù hợp nhất trong số những nhà cung cấp nộp đề xuất. Có thể hữu ích khi thông báo cho nhà cung cấp rằng họ đang đàm phán với những bên khác, nhưng đừng bao giờ nêu tên đối thủ cạnh tranh. Mặc dù mỗi cuộc đàm phán đều có đặc điểm riêng nhưng vẫn có một số thông lệ chung cần tuân theo.

• Chuẩn bị chương trình nghị sự cho cuộc họp. Các mục có thể bao gồm phần giới thiệu, bài thuyết trình về nhà cung cấp, xác định vấn đề, điểm chung, chủ đề đàm phán, giải quyết vấn đề và kết thúc. Gửi chương trình nghị sự cho tất cả những người tham gia trước cuộc họp.
   
• Đàm phán với đúng người. Xác minh rằng đại diện nhà cung cấp mà bạn đang gặp có thẩm quyền đưa ra quyết định và cam kết thực hiện các thỏa thuận của công ty họ.
   
• Tránh đàm phán nhanh chóng và vội vã. Việc thông báo cho nhà cung cấp về thời hạn hoặc hạn chế nội bộ có thể không mang lại lợi ích tốt nhất cho cơ quan, trừ khi các tác động và nhượng bộ có thể có đã được đánh giá và đưa vào chiến lược đàm phán.
   
• Xác nhận tất cả các yêu cầu, kỳ vọng và lời hứa của nhà cung cấp bằng văn bản. Những điều này dựa trên lời chào hàng và đề xuất của nhà cung cấp. Bao gồm những điều này như một phần của hợp đồng cuối cùng của bạn.
   
• Sử dụng mẫu hợp đồng đã được cơ quan chấp thuận. Tùy chỉnh mẫu hợp đồng của công ty khi cần thiết trong các cuộc đàm phán cuối cùng. Không cho phép nhà cung cấp cung cấp mẫu hợp đồng hoặc bất kỳ hỗ trợ soạn thảo nào. 
   
• Sử dụng thuật ngữ thống nhất. Đảm bảo tất cả các bên sử dụng cùng một thuật ngữ để tránh xung đột và hiểu lầm.
   
• Xác định phạm vi công việc cần thực hiện. Hãy đảm bảo bao gồm các dịch vụ, chi phí liên quan và tất cả các mức hiệu suất mà nhà cung cấp phải đáp ứng. Hầu hết các nhà cung cấp IT đều sẵn sàng đàm phán các tiêu chuẩn dựa trên hiệu suất. Tất cả các yêu cầu của khách hàng cũng như cách nhà cung cấp dự định đáp ứng các yêu cầu đó phải được đàm phán đầy đủ và đưa vào hợp đồng.
   
• Cố gắng đạt được kết quả đàm phán "cùng có lợi". Linh hoạt trong đàm phán và sẵn sàng nhượng bộ những điểm không quan trọng. Chiến lược đàm phán của công ty mua hàng phải xác định được những điểm đàm phán quan trọng và không quan trọng, cũng như giá trị cần gắn vào từng điểm. Đạt được sự nhượng bộ ở đúng nơi. Trao đổi với người tham khảo của nhà cung cấp và tìm hiểu những điểm còn vướng mắc của nhà cung cấp trong quá trình đàm phán. Ví dụ, nếu một nhà cung cấp được biết đến là không linh hoạt về giá dịch vụ, hãy nhượng bộ ở những khía cạnh khác, chẳng hạn như phí cấp phép. Lên kế hoạch chiến lược cho những sự đánh đổi của bạn.
   
• Bảo vệ lợi ích của cơ quan bạn và Khối thịnh vượng chung. Tiến hành xem xét kỹ lưỡng hợp đồng, bao gồm cả xem xét về mặt pháp lý. Nếu có thể, hãy nhờ một người ngang hàng và một luật sư cung cấp ý kiến trước và trong quá trình đàm phán để giảm khả năng phải làm lại sau khi đàm phán hoàn tất. 
   
• Đừng để bị bán rẻ. Để đặt ra mục tiêu giá thực tế cho việc đàm phán, hãy tiến hành khảo sát thị trường hoặc liên hệ với những khách hàng khác của nhà cung cấp đã/đang có các dự án tương tự để có được thỏa thuận về giá của họ. 
   
• Sử dụng thanh toán như đòn bẩy. Đàm phán thanh toán cho nhà cung cấp dựa trên các mốc hiệu suất nhất định và sự chấp thuận chính thức bằng văn bản của cơ quan. Việc thanh toán theo các mốc quan trọng sẽ tạo động lực cho nhà cung cấp đảm bảo rằng dự án đáp ứng đúng tiến độ, giá cả và các yêu cầu về giải pháp, dịch vụ hoặc chấp nhận sản phẩm. Khoản thanh toán nghiệm thu cuối cùng không được giải ngân cho đến khi cơ quan hoàn tất quá trình thử nghiệm, xác nhận rằng hệ thống đáp ứng mọi yêu cầu về hiệu suất và có thể sử dụng trong chế độ sản xuất. 
   
• Xác định nhân sự chủ chốt trong hợp đồng. Nếu giải pháp được cung cấp bao gồm nhân sự nhà cung cấp chính (quản lý dự án, kỹ thuật viên, v.v.) có vai trò quan trọng đối với sự thành công của dự án, hãy đảm bảo họ được xác định rõ ràng trong hợp đồng. Đảm bảo rằng hợp đồng bao gồm ngôn ngữ yêu cầu cơ quan phải chấp thuận bất kỳ thay đổi nào đối với nhân sự của nhà cung cấp. 
   
• Xem xét nhu cầu trong tương lai của dự án. Nhu cầu của cơ quan có thể thay đổi theo thời gian. Phí cấp phép cho các ghế bổ sung trong tương lai phải được bao gồm trong bất kỳ mức chiết khấu theo khối lượng nào được thương lượng như một phần của hợp đồng ban đầu. Thời điểm để đàm phán những vấn đề này và bất kỳ điểm nào khác có thể lường trước được là trước khi hợp đồng được ký kết.
   
• Bảo vệ khoản đầu tư của Khối thịnh vượng chung. Việc bảo vệ khoản đầu tư IT phải bao trùm toàn bộ vòng đời của dự án (tức là tổng chi phí sở hữu) và cần được cân nhắc kỹ lưỡng khi đàm phán. Cơ quan nên đàm phán về hỗ trợ của nhà cung cấp từ bảo trì và hỗ trợ sau bảo hành cho đến tính khả dụng và khả năng truy cập mã nguồn trong trường hợp xảy ra một số sự kiện không lường trước, cũng như các dịch vụ chuyển đổi sau hợp đồng. Tùy thuộc vào các thành phần phần cứng và/hoặc phần mềm tạo nên một dự án IT , tuổi thọ của từng thành phần đó có thể dao động từ hai đến 20 năm. Nên:
   
• Thương lượng về các điều khoản và giá cả cho dịch vụ bảo trì và hỗ trợ sau bảo hành.
   
• Đàm phán các điều khoản để đưa mã nguồn phần mềm vào tài khoản ký quỹ đã được chấp thuận; 
   
• Đàm phán quyền tuyển dụng nhân viên kỹ thuật của nhà cung cấp để hỗ trợ sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ chuyển tiếp trong trường hợp nhà cung cấp ngừng kinh doanh, phá sản, bị công ty khác mua lại hoặc hợp đồng bị chấm dứt sớm vì bất kỳ lý do nào. 
   
• Hãy cẩn thận với các điều khoản "thường xanh". Điều khoản vĩnh cửu là điều khoản gia hạn tự động giúp kéo dài hợp đồng. Một số nhà cung cấp sẽ muốn đưa vào các điều khoản tự động gia hạn thời hạn của hợp đồng dịch vụ nếu DOE của nhà cung cấp không nhận được thông báo chấm dứt hợp đồng trước một ngày nhất định. Trong khi một số nhà cung cấp bảo vệ chính sách này như một sự tiện lợi cho khách hàng nhằm ngăn chặn tình trạng thiếu hụt dịch vụ, thì điều này cũng có nghĩa là một cơ quan có thể phải trả tiền cho dịch vụ không còn cần thiết nữa. Tham khảo § 2.2-4309 của Bộ luật Virginia để biết hướng dẫn theo luật định về sửa đổi hợp đồng.