24.3 Hoạt động trước RFP
24.3.2 Có cần thiết phải thành lập một ủy ban chỉ đạo điều hành không?
Có thể thành lập một ủy ban chỉ đạo điều hành để hỗ trợ bất kỳ dự án nào do chủ doanh nghiệp quyết định; tuy nhiên, đối với các dự án IT lớn và hoạt động mua sắm của doanh nghiệp lớn, có thể cần phải thành lập một ủy ban chỉ đạo điều hành. Ủy ban chỉ đạo điều hành thường bao gồm các chủ doanh nghiệp và giám đốc điều hành đóng vai trò cố vấn và có thể hỗ trợ phát triển các nhu cầu và yêu cầu kinh doanh. Ủy ban chỉ đạo điều hành sẽ không tham gia vào quá trình đánh giá. Ủy ban này cung cấp giám sát quản lý cho PPT đồng thời xác nhận các mục tiêu kinh doanh, nguồn tài trợ, yêu cầu và lựa chọn nhà cung cấp của dự án.
Nếu sử dụng một ủy ban chỉ đạo điều hành để giám sát hoạt động mua sắm IT , ủy ban này sẽ tương tác với PPT & ET ở nhiều giai đoạn trong quá trình mua sắm. Trước khi ban hành RFP, SPOC và/hoặc những người khác trong PPT sẽ chuẩn bị và trình bày gói RFP cuối cùng, các thông tin bắt buộc khác và bản tóm tắt cho ban chỉ đạo điều hành. SPOC và những người tham gia PPT khác có trách nhiệm đảm bảo và ghi chép lại rằng ủy ban chỉ đạo điều hành xem xét và phê duyệt RFP trước khi chính thức đăng tải và phát hành.
PPT và ET xác định vấn đề đàm phán nào là quan trọng đối với ban chỉ đạo điều hành và đảm bảo chúng được đưa vào kế hoạch đàm phán. Chủ doanh nghiệp phải xin phê duyệt tài trợ sơ bộ trước khi phát hành RFP cho bất kỳ dự án nào mà DOE chưa phê duyệt tài trợ. Thực hành này sẽ gửi thông điệp đến cộng đồng nhà cung cấp rằng cơ quan tìm nguồn cung ứng nghiêm túc với dự án và tôn trọng thời gian cũng như tiền bạc của nhà cung cấp.
Tìm kiếm trên tài liệu hướng dẫn bằng từ khóa hoặc thuật ngữ thông dụng.