Chương 24 - Yêu Cầu Chào Hàng Và Đàm Phán Cạnh Tranh

24.3.1 Thành lập nhóm dự án mua sắm (PPT) và nhóm đánh giá (ET)

Điều quan trọng là phải tạo PPT và ET của nhiều bên liên quan và quan điểm khác nhau khi thực hiện quá trình mua sắm IT phức tạp. Những cá nhân này đưa ra ý kiến đóng góp và hướng dẫn để phát triển RFP hợp lý; tham gia đánh giá đề xuất và/hoặc lập kế hoạch chiến lược đàm phán tiếp theo. Bảng dưới đây nêu ra các khuyến nghị của VITA dành cho các thành viên PPT và ET “chủ chốt” cũng như vai trò của họ trong quá trình RFP. Có thể cần có những người tham gia khác (ví dụ: chuyên gia về kỹ thuật, chức năng, hợp đồng, pháp lý, tài chính) tham gia vào quá trình đánh giá, những người này có thể không được đưa vào nhóm dự án mua sắm thực tế và ngược lại. Tùy thuộc vào loại hình và mức độ phức tạp của dự án, Điểm liên lạc duy nhất cho bộ phận mua sắm (SPOC) và chủ doanh nghiệp có thể chọn không đưa một số thành viên nhóm dự án mua sắm vào quá trình đánh giá và/hoặc đàm phán. Tuy nhiên, nên có sự tham gia của bốn chuyên gia trong nhóm đánh giá: lĩnh vực kinh doanh, lĩnh vực kỹ thuật, lĩnh vực pháp lý và lĩnh vực tài chính. 

Nhóm dự án mua sắm chính (PPT) và Nhóm đánh giá: 

Chủ doanh nghiệp (đại lý/khách hàng): 

• Chịu trách nhiệm giải thích “lý do” cho dự án. 

• Xác định nhu cầu kinh doanh hoặc nhu cầu chức năng cho sản phẩm hoặc dịch vụ. 
• Đảm bảo tuân thủ các quy trình và thủ tục của VITA (Đánh giá quản trị mua sắm (PGR), quản lý dự án và/hoặc quản trị dự án, tùy theo mức độ phức tạp và giá trị của dự án. Tham khảo: https://www.vita.virginia.gov/policy--governance/project-management/project-management-division-pmd/. Nếu có thể, hãy liên hệ với nhân viên cung ứng của Bộ phận Quản lý Chuỗi cung ứng VITA để thảo luận về việc tham gia dự án tại: scminfo@vita.virginia.gov  
• Tài liệu về bối cảnh, phạm vi và thông tin liên quan đến nhu cầu kinh doanh. 
• Xác định tên liên lạc và nguồn lực tiềm năng có sẵn cho dự án. 
• Xác định và ghi chép các mục tiêu chung, các sự kiện quan trọng và khung thời gian. 
• Có được cam kết dự án, tài trợ và vốn. 
• Cung cấp thông tin đầu vào và trách nhiệm giải trình của dự án. 
• Hỗ trợ nhóm phát triển các yêu cầu chức năng và kỹ thuật cũng như bảng điểm đánh giá. 
• Phối hợp với VITA Enterprise Architecture, Data Standards, Security, Enterprise Cloud Oversight Services (ECOS), nếu có, và các nhóm Quản lý dự án cùng với nhân viên bảo mật thông tin (ISO) của họ để đưa các tiêu chuẩn và chính sách IT hiện hành vào các yêu cầu bắt buộc của dự án/mua sắm hoặc tạo điều kiện cho bất kỳ quy trình miễn trừ hoặc ngoại lệ nào. 
• Tham gia với tư cách là thành viên của nhóm đánh giá. 
• Xác định mục tiêu đàm phán và tham gia đàm phán. 
• Hợp tác với người đứng đầu bộ phận mua sắm được giao để đảm bảo tuân thủ Đạo luật Mua sắm công của Virginia, các chính sách và hướng dẫn mua sắm của VITA và mọi quy trình đánh giá của VITA. 
• Chuyên gia về chủ đề (SME) 
• Chịu trách nhiệm về khía cạnh “cái gì” của quyết định tìm nguồn cung ứng. 
• Phát triển và lập tài liệu về các yêu cầu kỹ thuật và thông số kỹ thuật của RFP. 
• Hỗ trợ nhân viên tìm nguồn cung ứng trong việc xây dựng tiêu chí đánh giá và xác định các yêu cầu bắt buộc hoặc phải có. Có thể tham gia đánh giá đề xuất và xác định danh sách ngắn các nhà cung cấp. 
• Các doanh nghiệp vừa và nhỏ là nhân viên của Khối thịnh vượng chung có thể tham gia vào quá trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ không phải là nhân viên của Khối thịnh vượng chung có thể cung cấp thông tin cho ET nhưng không được tính điểm. 
• Có thể hỗ trợ chủ doanh nghiệp/khách hàng trong việc tiến hành các chương trình thử nghiệm/thử nghiệm giai đoạn đánh giá.   

Người đứng đầu cơ quan mua sắm được chỉ định hoặc chuyên gia tìm nguồn cung ứng là điểm liên lạc duy nhất (SPOC): 

• Chịu trách nhiệm về khía cạnh “ai và như thế nào” của quyết định tìm nguồn cung ứng 
• Chỉ đạo quá trình tìm nguồn cung ứng. 
• Tạo điều kiện cho việc tuân thủ và lập hồ sơ về tính bảo mật, xung đột lợi ích và/hoặc không tiết lộ thông tin theo yêu cầu. 
• Điều phối quyền truy cập bình đẳng vào PPT và ET và lưu giữ dữ liệu và thông tin cần thiết cho nhà cung cấp trước khi nộp đề xuất. Tất cả nhà cung cấp đều trao đổi mọi thông tin liên quan đến RFP và mọi câu hỏi liên quan đến RFP thông qua SPOC. Ban chỉ đạo điều hành truyền đạt mọi thông tin thông qua SPOC. 
• Cung cấp các công cụ và quy trình được thiết lập sẵn (ví dụ: RFI, RFP, hợp đồng, v.v.) thông qua việc cung cấp các mẫu, v.v. 
• Phát triển Kế hoạch Dự án Mua sắm với sự hỗ trợ của chủ doanh nghiệp và các doanh nghiệp vừa và nhỏ. 
• Hỗ trợ phát triển RFP, hỗ trợ ghi chép các yêu cầu và tiêu chí đánh giá, đảm bảo tất cả các điều khoản hợp đồng theo luật định đều được đưa vào và đối với các cơ quan khác ngoài VITA, đảm bảo hoàn thành Ma trận yêu cầu tối thiểu của SCM cho các hoạt động mua sắm lớn và được ủy quyền. 
• Hoàn thiện gói RFP và phát hành/đăng RFP trong eVA. 
• Cập nhật tiến độ cho ủy ban chỉ đạo điều hành và/hoặc PPT và ET 
• Hỗ trợ tổ chức hội nghị tiền đề xuất, nếu được tổ chức. 
• Tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình đánh giá để xác định danh sách ngắn các nhà cung cấp. 
• Chỉ đạo quá trình đàm phán. 
• Đảm bảo tuân thủ các chính sách của ECOS, nếu có. 
• Cung cấp hỗ trợ phân tích tài chính và quản lý hiệu suất. 
• Xác nhận và lập hồ sơ chứng minh nhà cung cấp tuân thủ các yêu cầu theo luật định có liên quan trước khi trúng thầu, v.v. 
• Trách nhiệm của Nhà cung cấp trong việc đáp ứng thỏa đáng các yêu cầu của Kế hoạch mua sắm và thầu phụ của Nhà cung cấp, bao gồm cả sự sai lệch của Nhà cung cấp so với chi tiêu đã lên kế hoạch trong Kế hoạch mua sắm và thầu phụ của Nhà cung cấp, việc Nhà cung cấp không có khả năng hoặc từ chối chứng nhận việc tuân thủ Kế hoạch - hoặc đối với các hợp đồng toàn tiểu bang của VITA, không báo cáo thông tin chi tiêu hàng tháng cho VITA thông qua Hệ thống báo cáo của Nhà cung cấp (SRS) - trong quá trình thực hiện Hợp đồng. 
• Duy trì các thỏa thuận về mẫu hợp đồng và, đối với VITA, phối hợp các vấn đề hợp đồng với chính sách SCM và quản trị cũng như các nhà quản lý điều hành của VITA. 
• Soạn thảo hợp đồng để thực hiện và cập nhật cơ sở dữ liệu hợp đồng. 
• Tiến hành cuộc họp khởi động/định hướng hợp đồng. 
• Đối với các hợp đồng toàn tiểu bang của VITA, VITA SPOC hỗ trợ việc tạo danh mục eVA. 

Quản lý rủi ro hợp đồng SCM: 

• Cung cấp đánh giá/phê duyệt RFP và hướng dẫn về các vấn đề hợp đồng. 
• Chịu trách nhiệm tuân thủ luật pháp Virginia và các yêu cầu về chính sách của VITA. 
• Chịu trách nhiệm tuân thủ chính sách và quy trình của ECOS khi mua sắm trên nền tảng đám mây. 
• Chịu trách nhiệm về khía cạnh “tuân thủ” của quy trình RFP và các tài liệu liên quan.