Chương 2 - Việc Mua Sắm Công Nghệ Thông Tin Có Gì Khác Biệt?

Khối thịnh vượng chung ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, hệ thống và phương tiện truyền thông cung cấp thông tin và dịch vụ cho công dân và các bên liên quan, bao gồm các hệ thống tích hợp và chia sẻ dữ liệu với các cơ quan liên bang, tiểu bang và địa phương khác.

Sự phụ thuộc của chúng ta vào công nghệ đòi hỏi các chuyên gia mua sắm phải sử dụng các quy trình liên quan đến dự án và mua sắm hiệu quả và có thể lặp lại, tuân thủ VPPA; các thông lệ tốt nhất của ngành; bảo mật của Khối thịnh vượng chung, quyền riêng tư dữ liệu, quản lý dự án và các tiêu chuẩn kỹ thuật khác; và việc phân tích cẩn thận và nhanh chóng cũng như giảm thiểu rủi ro công nghệ được cân nhắc kỹ lưỡng trong khi vẫn nằm trong ngân sách của Khối thịnh vượng chung và kế hoạch công nghệ chiến lược.

Sự gia tăng giá trị của IT có nghĩa là sự gia tăng tương ứng về rủi ro đối với Khối thịnh vượng chung và các dịch vụ mà Khối thịnh vượng chung cung cấp cho công dân. Các chuyên gia mua sắm IT của Khối thịnh vượng chung phải đánh giá những rủi ro này và điều chỉnh các chiến lược và kết quả IT của cơ quan để phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Các chuyên gia mua sắm IT đang trải qua những thay đổi cơ bản về vai trò và trách nhiệm của họ—chuyển đổi từ người mua hàng hóa sang người đàm phán và từ người đặt hàng giao dịch sang người quản lý giải pháp IT chiến lược.

Quy trình mua sắm công nghệ của VITA bao gồm nhiều nội dung hơn là chỉ tìm nguồn cung ứng và mua hàng hóa và dịch vụ IT . Bao gồm lập kế hoạch; phát triển các yêu cầu; tuân thủ các tiêu chuẩn hoặc quy định về công nghệ của Liên bang và Khối thịnh vượng chung, đánh giá các yếu tố rủi ro; chuẩn bị các tài liệu chào hàng, đánh giá, trao giải và hợp đồng; phê duyệt, chấp nhận và nhận chính thức các sản phẩm; thanh toán; theo dõi và xử lý hàng tồn kho và quản lý hiệu suất và tuân thủ của nhà cung cấp sau khi trao giải. Bất kể sản phẩm hoặc dịch vụ công nghệ cần thiết có được cơ quan mua theo thẩm quyền được giao, mua theo hợp đồng toàn tiểu bang hay do VITA mua thì quy trình làm việc về cơ bản đều giống nhau. Sau đây là một số điều cần cân nhắc khi mua bất kỳ sản phẩm công nghệ nào:

• Xác định nhu cầu kinh doanh công nghệ và các sản phẩm, dịch vụ hoặc giải pháp công nghệ sẽ đáp ứng tốt nhất các nhu cầu đó đồng thời xác định mức chi phí vòng đời và phù hợp với kế hoạch chiến lược IT của cơ quan.
• Xác định các yêu cầu về kỹ thuật, chức năng và hiệu suất của chủ doanh nghiệp và xác định cách thức đạt được các mục tiêu này thông qua hoạt động mua sắm có cấu trúc. Điều này sẽ yêu cầu nhân viên mua hàng của cơ quan hoặc nhân viên VITA gặp gỡ các bên liên quan để giúp xác định nhu cầu, xây dựng yêu cầu và đề xuất các giải pháp công nghệ khả thi.
• Xây dựng các thông số kỹ thuật mô tả đặc điểm của sản phẩm, dịch vụ hoặc giải pháp công nghệ đang được tìm kiếm. Ngoài khả năng chấp nhận và giá cả, cần cân nhắc đến tính phù hợp của sản phẩm hoặc hệ thống và hiệu quả chi phí tổng thể. Về bản chất, các thông số kỹ thuật đặt ra giới hạn và do đó loại bỏ hoặc hạn chế Nhà cung cấp đề xuất các giải pháp thay thế. Việc soạn thảo thông số kỹ thuật công nghệ đòi hỏi phải cân bằng giữa việc đưa vào đủ chi tiết để đảm bảo nhà cung cấp phản hồi phù hợp và khuyến khích chứ không phải ngăn cản sự cạnh tranh. Mục tiêu là mời gọi sự cạnh tranh hợp lý tối đa trong khi vẫn đảm bảo có được giải pháp công nghệ có giá trị tốt nhất cho Khối thịnh vượng chung.
• Tìm kiếm giá thầu, đề xuất hoặc báo giá từ một số nhà cung cấp tiềm năng, lưu ý đáp ứng mức tối thiểu theo Đạo luật mua sắm công của Virginia, dành riêng cho các doanh nghiệp nhỏ và hướng dẫn này.
• Đánh giá các giá thầu hoặc đề xuất để xác định nền kinh tế chung cho mục đích sử dụng và vòng đời dự kiến của sản phẩm, giải pháp hoặc dịch vụ công nghệ
• Xây dựng hợp đồng công nghệ có rủi ro thấp, hợp pháp và đầy đủ theo Đạo luật Mua sắm công của Virginia và hướng dẫn này để bảo vệ Khối thịnh vượng chung cũng như tài sản và dữ liệu của Khối.
• Nhận/kiểm tra sản phẩm, giải pháp hoặc dịch vụ công nghệ và xác minh rằng sản phẩm, giải pháp hoặc dịch vụ đó đáp ứng các yêu cầu của hợp đồng và cung cấp giải pháp công nghệ dự kiến trước khi chính thức chấp nhận và thanh toán.