Chương 2 - Việc Mua Sắm Công Nghệ Thông Tin Có Gì Khác Biệt?

Thử thách

Tác động/rủi ro

Nguyên tắc sử dụng nguồn cung ứng IT

Hợp đồng IT tiếp cận để giảm thiểu

Sự phức tạp của các chức năng kinh doanh, công nghệ và các vấn đề pháp lý khiến việc mua sắm trở nên dài và khó khăn

những thiếu sót lớn về mặt kinh doanh, kỹ thuật hoặc pháp lý được dự đoán và ngăn ngừa

sử dụng quy trình mua sắm IT có cấu trúc cung cấp khuôn khổ để đảm bảo tất cả các lĩnh vực đều là một phần của quy trình sàng lọc và lựa chọn

soạn thảo hợp đồng rõ ràng, dễ sử dụng, ghi lại mối quan hệ kinh doanh và chỉ bao gồm các điều khoản và điều kiện IT bắt buộc và chuyên biệt cũng như bản chất của thỏa thuận

Hợp nhất ngành/ nhà cung cấp độc quyền

sản phẩm chính nằm ở các nhà cung cấp mạnh

sử dụng các lời chào hàng dựa trên giải pháp tập trung vào các vấn đề và giải pháp kinh doanh, không phải các thông số kỹ thuật hoặc yêu cầu kỹ thuật

áp dụng các thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) có ý nghĩa và các cam kết cũng như phép đo hiệu suất kinh doanh để theo dõi giải pháp tiếp tục đáp ứng nhu cầu kinh doanh

chỉ định các ưu đãi/biện pháp khắc phục trong hợp đồng để khuyến khích hiệu suất của Nhà cung cấp

Sản phẩm và giải pháp là vô hình

khó để xác định và đánh giá sản phẩm

hợp tác trong quá trình đánh giá kết hợp tất cả các lĩnh vực cần thiết cho giải pháp IT thành công: kinh doanh, kỹ thuật, pháp lý và tài chính

bao gồm các chuyên gia về chủ đề (SME) vào nhóm đánh giá, những người sẽ chỉ đánh giá lĩnh vực chuyên môn của họ

cung cấp mẫu hợp đồng kèm theo lời chào hàng, không được chuẩn bị sau khi lựa chọn

kết hợp phản hồi của bên chào hàng vào mẫu hợp đồng như một phần của quá trình đánh giá

sử dụng ngôn ngữ bảo hành mạnh mẽ với các biện pháp khắc phục kinh doanh quan trọng

chú ý đáng kể đến quyền sở hữu trí tuệ và các giải pháp thay thế để đảm bảo quyền sử dụng, truy cập, chuyển giao cho các thực thể khác của Khối thịnh vượng chung

Sự lỗi thời nhanh chóng và có kế hoạch

phiên bản đã lỗi thời

những người mới tham gia thị trường

tiến hành nghiên cứu thị trường để đánh giá rủi ro thị trường

đánh giá dựa trên tỷ lệ giá trị-chi phí

bao gồm tổng chi phí vòng đời trong đánh giá

ràng buộc các cam kết hợp đồng với việc cung cấp giải pháp, không phải sản phẩm

cung cấp hỗ trợ phiên bản và nâng cấp trong khoảng thời gian phù hợp

Rào cản đáng kể để thoát

khách hàng bị khóa vào sản phẩm hoặc dịch vụ

đảm bảo rằng việc đánh giá và đàm phán hợp đồng là một phần của cam kết đối với quá trình ra quyết định cân bằng mạnh mẽ

dự đoán các chiến lược chuyển đổi/thoát hiểm

cung cấp dữ liệu hệ thống, sao lưu; quyền sở hữu sản phẩm làm việc hoặc giấy phép vĩnh viễn cho sản phẩm làm việc, bao gồm các sản phẩm của bên thứ ba cần thiết để chạy hệ thống/giải pháp

cung cấp một kế hoạch chuyển đổi/thoát khỏi mạnh mẽ cho cơ quan

Độ phức tạp của các sản phẩm và dịch vụ IT

khó khăn trong việc lựa chọn giải pháp tốt nhất từ giá trị do tính phức tạp của hàng hóa hoặc dịch vụ IT cần thiết

hợp tác trong một quá trình theo nhóm để đảm bảo tất cả các yêu cầu cần thiết được đánh giá phù hợp

giải quyết tất cả các yếu tố rủi ro về dự án, bảo mật, quyền riêng tư dữ liệu và chi phí

sử dụng các quy trình đánh giá dựa trên dữ liệu để kết hợp nhiều quan điểm khác nhau

hợp đồng dựa trên các giải pháp, không mua sản phẩm hoặc phiên bản cụ thể

bao gồm các biện pháp bảo vệ chống lại việc chia nhỏ hoặc đóng gói sản phẩm

bao gồm các hoạt động dự án giảm thiểu rủi ro và ngôn ngữ hợp đồng để phù hợp với khả năng rủi ro

IT phải hỗ trợ chức năng kinh doanh

tiêu chí đánh giá tập trung vào giá trị và nhu cầu kinh doanh; không phải quy trình theo chỉ định

sử dụng các lời chào hàng dựa trên giải pháp tập trung vào việc giải quyết các vấn đề kinh doanh và khuyến khích Nhà cung cấp đưa ra các giải pháp, không chỉ đáp ứng các thông số kỹ thuật

bao gồm các SLA có ý nghĩa và các cam kết về hiệu suất cũng như các biện pháp để giám sát giải pháp tiếp tục đáp ứng nhu cầu kinh doanh

chỉ định các ưu đãi/biện pháp khắc phục trong hợp đồng

Các giải pháp đang được mua sắm có tính phụ thuộc lẫn nhau cao

không có trách nhiệm giải quyết đầy đủ

thành phần yếu nhất sẽ thúc đẩy hồ sơ rủi ro của bạn

có cái nhìn toàn diện về chuỗi cung ứng của các giải pháp

đánh giá các nhà cung cấp và thành phần dựa trên sức mạnh của giải pháp, cả độc lập và tập thể

giao trách nhiệm cho nhà thầu chính về hiệu suất, nhưng cũng cho phép Commonwealth tiếp cận các nhà thầu phụ để duy trì dịch vụ

Hợp đồng phải bảo vệ dữ liệu và hệ thống của Khối thịnh vượng chung

xâm phạm dữ liệu nhạy cảm của Khối thịnh vượng chung

vô hiệu hóa trái phép dữ liệu của Khối thịnh vượng chung và các dịch vụ công dân

hiểu được độ nhạy dữ liệu của dự án/mua sắm

hợp tác với chủ doanh nghiệp, người quản lý dự án, nhân viên an ninh thông tin và các doanh nghiệp vừa và nhỏ khác

bao gồm các điều khoản hợp đồng bảo vệ để bảo vệ quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu.

yêu cầu nhà cung cấp thực hiện các hành động cụ thể, có phạm vi bảo hiểm đặc biệt và tuân thủ các tiêu chuẩn về dữ liệu, kiến trúc và bảo mật của Khối thịnh vượng chung 

yêu cầu nhà cung cấp phải trải qua đánh giá bảo mật về giải pháp đám mây của họ (ứng dụng SaaS) trước khi cơ quan đưa ra giải thưởng

VITA SCM có các điều khoản đám mây khả dụng nếu việc mua sắm là cho Phần mềm dưới dạng Dịch vụ

Cơ quan có thể yêu cầu tại: scminfo@vita.virginia.gov