Chương 13 - Đội Ngũ Dự Án Mua Sắm Công Nghệ Thông Tin

Chìa khóa để xây dựng một PPT mạnh mẽ là tìm được nguồn lực có kỹ năng phù hợp và thời gian cần thiết để hoàn thành dự án mua sắm. Những người này phải là bên liên quan trong sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng và/hoặc là những cá nhân có kiến thức và kỹ năng để đảm nhiệm một lĩnh vực chuyên môn hoặc chuyên ngành dự án cụ thể.

Có bốn kỹ năng dự án chính hoặc lĩnh vực kiến thức mà PPT cần có:

• Chức năng: chuyên môn về nhu cầu kinh doanh của dự án
• Kỹ thuật: chuyên môn về IT hoặc các khía cạnh kỹ thuật của dự án
• Tài chính: chuyên môn phân tích tài chính của các nhà cung cấp tiềm năng
• Hợp đồng: Chuyên môn IT trong việc phát triển và xem xét các tài liệu chào hàng và hợp đồng

Điều quan trọng là phải lựa chọn những thành viên trong nhóm hiểu rõ nhu cầu của cơ quan công quyền mua sắm hàng hóa và/hoặc dịch vụ IT cũng như kết quả mong muốn của quá trình mua sắm. PPT phải có càng nhiều kiến thức giá trị càng tốt để đảm bảo lựa chọn được nhà cung cấp đủ tiêu chuẩn nhất. Nên đề xuất PPT cung cấp thông tin đầu vào cho tài liệu mời thầu, đặc biệt là tiêu chí đánh giá. Các thành viên trong nhóm phải hiểu đầy đủ các yêu cầu của lời mời chào và phải có khả năng đọc và đánh giá phản hồi một cách có phê phán.

Ngoài việc đề cập đến bốn bộ kỹ năng dự án chính, sau đây là những phẩm chất quan trọng cần tìm kiếm khi cân nhắc các thành viên cho PPT của bạn:

• Khả năng tư duy chiến lược để hiểu và hình dung khả năng cải thiện tiềm năng trong một hoặc nhiều lĩnh vực dịch vụ IT .
• Quản lý dự án IT và các kỹ năng kỹ thuật để chuyển đổi tư duy chiến lược thành kế hoạch thực tế cho toàn bộ vòng đời IT của dự án.
• Hiểu biết về các mục tiêu IT chiến lược của Khối thịnh vượng chung và các cơ quan công để thúc đẩy các mục tiêu đó và ngăn chặn các xung đột tiềm ẩn trong ngắn hạn và dài hạn.
• Kỹ năng đánh giá và giảm thiểu rủi ro giúp giảm thiểu các trở ngại và vấn đề tiềm ẩn về kỹ IT , lịch trình, chi phí, bảo mật, tính bảo mật và/hoặc hợp đồng CNTT.
• Kỹ năng mua sắm cho những công việc phức tạp chuyên biệt liên quan đến mua sắm IT .
• Kỹ năng đàm phán về sản phẩm/dịch vụ/giải pháp IT với năng lực đưa ra kết luận thỏa đáng.
• Sự nhiệt tình và động lực để thấy dự án thành công.
• Tính khách quan để đảm bảo rằng tất cả các đề xuất sẽ được xem xét bình đẳng dựa trên giá trị của chúng.

PPT phải được hình thành và đi vào hoạt động ngay sau khi nhu cầu kinh doanh của cơ quan được xác định. Cần phải có ý kiến đóng góp từ tất cả những người chịu trách nhiệm về các khía cạnh quan trọng của quá trình mua lại càng sớm càng tốt. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các hoạt động mua sắm có yêu cầu về thời gian quan trọng. Việc lập kế hoạch sớm giúp rút ngắn quá trình mua lại.