Chương 12 - Các Tuyên Bố Công Việc Cho Việc Mua Sắm Công Nghệ Thông Tin

12.3.2 Mua sắm CNTT dựa trên hiệu suất

Hợp đồng dựa trên hiệu suất (PBC) là phương pháp mua sắm xây dựng mọi khía cạnh của hoạt động mua sắm xung quanh mục đích của công việc cần thực hiện thay vì mô tả cách thức thực hiện công việc. PBC cho phép các cơ quan mua sản phẩm và/hoặc dịch vụ thông qua hợp đồng xác định mục tiêu cần đạt được chứ không phải cách thức thực hiện. PBC trao cho các nhà cung cấp sự tự do trong việc đưa ra những cách tiếp cận mới cho dự án. Khi một hợp đồng dựa trên hiệu suất, mọi khía cạnh của quá trình mua sắm đều được xây dựng xung quanh nhiệm vụ của dự án, thay vì cách thức thực hiện. Hoạt động mua sắm nhằm mục đích mang lại hiệu suất tốt nhất mà khu vực tư nhân có thể cung cấp, với mức giá hoặc chi phí hợp lý, bằng cách nêu rõ mục tiêu của dự án và trao cho các nhà cung cấp quyền tự do quyết định cách thức đạt được mục tiêu cũng như các động lực để đạt được mục tiêu.

SOW sẽ cung cấp các tiêu chuẩn thực hiện thay vì nêu rõ nhà cung cấp phải làm gì. PBC thường bao gồm kế hoạch kiểm soát và kế hoạch giám sát đảm bảo chất lượng. Ngoài ra, hợp đồng thường bao gồm các ưu đãi về hiệu suất tích cực và tiêu cực. Điều này được thực hiện thông qua các yêu cầu hợp đồng rõ ràng, cụ thể và khách quan cùng các kết quả có thể đo lường được, thay vì chỉ định cách thức thực hiện công việc hoặc các tuyên bố chung chung và không chính xác về công việc. PBC mô tả công việc theo kết quả cần đạt được và trông đợi nhà cung cấp sẽ tổ chức lực lượng lao động tốt nhất để đạt được những kết quả đó.

Các đề xuất bổ sung để chuẩn bị SOW dựa trên PBC bao gồm:

• Thể hiện kết quả mong muốn bằng những thuật ngữ rõ ràng, súc tích, thông dụng, dễ hiểu và có thể đo lường được.
• Không đưa vào các tuyên bố chung chung hoặc mơ hồ, ngôn ngữ quá chuyên môn hoặc các quy trình chi tiết chỉ định cách thức thực hiện công việc.
• Cấu trúc SOW xung quanh mục tiêu của dự án hoặc mục đích của công việc cần thực hiện; (tức là, cần thực hiện những gì thay vì cách thực hiện). (Ví dụ: thay vì yêu cầu phải cắt cỏ hàng tuần hoặc cắt tỉa cây vào mỗi mùa thu, hãy nêu rõ rằng bãi cỏ phải được duy trì ở độ cao 2-3" hoặc không được phép để cành cây chạm vào dây điện hoặc tòa nhà.)
• Yêu cầu về hiệu suất phải cho phép đánh giá hiệu suất công việc theo các tiêu chuẩn hiệu suất có thể đo lường được; dựa vào việc sử dụng các tiêu chuẩn hiệu suất có thể đo lường được và các ưu đãi tài chính trong môi trường cạnh tranh để khuyến khích các đối thủ cạnh tranh phát triển và thiết lập các phương pháp thực hiện công việc sáng tạo và tiết kiệm chi phí.

Yếu tố quan trọng nhất của PBC và cũng là điều phân biệt nó với các phương pháp ký kết hợp đồng khác chính là kết quả mong muốn. Nhiều hoạt động mua sắm được cơ quan chỉ đạo dưới hình thức đưa ra các thông số kỹ thuật chính xác hoặc yêu cầu "nhân sự chủ chốt" phải được chỉ định vào một hợp đồng dịch vụ. Những nỗ lực của nhà cung cấp nhằm đề xuất những cách tiếp cận công việc thay thế thường bị từ chối với nghi ngờ rằng nhà cung cấp đang cố gắng giảm chi phí để tăng lợi nhuận dẫn đến kết quả kém hơn. Các thuộc tính chính của PBC là: hướng đến kết quả; mục tiêu được xác định rõ ràng; khung thời gian được xác định rõ ràng; động cơ thúc đẩy hiệu suất và giám sát hiệu suất. Bằng cách mô tả các yêu cầu theo kết quả thực hiện và không yêu cầu các thông số kỹ thuật chi tiết, các cơ quan có thể giúp đạt được các mục tiêu sau:

• Tối đa hóa hiệu suất - cho phép nhà cung cấp cung cấp dịch vụ theo yêu cầu dựa trên các thông lệ tốt nhất của chính họ và kết quả mong muốn của khách hàng;
• Tối đa hóa sự cạnh tranh và đổi mới - khuyến khích đổi mới từ cơ sở nhà cung cấp bằng cách sử dụng các yêu cầu về hiệu suất;
• Giảm thiểu các yêu cầu báo cáo phiền hà và giảm việc sử dụng các điều khoản và yêu cầu hợp đồng đặc thù của tiểu bang;
• Chuyển càng nhiều rủi ro càng tốt cho các nhà cung cấp để họ có trách nhiệm đạt được các mục tiêu trong Tuyên bố công việc thông qua việc sử dụng các quy trình và phương pháp hay nhất của riêng họ; và
• Đạt được mục tiêu tiết kiệm chi phí thông qua các yêu cầu về hiệu suất.