Chương 12 - Các Tuyên Bố Công Việc Cho Việc Mua Sắm Công Nghệ Thông Tin

Các câu hỏi sau đây sẽ giúp ích cho việc đánh giá chất lượng cuối cùng của báo cáo công việc:

• Nhìn chung: SOW có định nghĩa rõ ràng và hỗ trợ tất cả các yêu cầu của cơ quan/dự án không? Nó có phù hợp với định nghĩa yêu cầu và các tài liệu tuyên bố phạm vi và DOE không, nó bao gồm các nhiệm vụ cụ thể, yêu cầu về cấu trúc phân chia công việc, sản phẩm bàn giao và yêu cầu về mốc thời gian/lịch trình?
• Yêu cầu về kỹ thuật, chức năng và hiệu suất: Các yêu cầu về kỹ thuật, chức năng và hiệu suất có đầy đủ, được mô tả chi tiết và nhất quán với tất cả các nhu cầu và yêu cầu của cơ quan/dự án để thúc đẩy sự hiểu biết và thành công của nhà cung cấp hay không? Có bao gồm tất cả các thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn và chỉ thị cần thiết của cơ quan/VITA/Commonwealth of Virginia/liên bang về an ninh, tính bảo mật, khả năng tiếp cận, công nghệ và/hoặc thông số kỹ thuật thực hành tốt nhất không?
• Sản phẩm bàn giao: Liệu tất cả các sản phẩm bàn giao bắt buộc có hỗ trợ nhu cầu của dự án không? Chúng có cần thiết không? Tất cả các sản phẩm bàn giao bao gồm phần cứng, phần mềm, thiết kế/phát triển, thử nghiệm, dịch vụ, báo cáo, báo cáo dự án, trạng thái, số liệu, v.v. có được chỉ định cụ thể cũng như thời điểm, địa điểm và cách thức bàn giao không? Các sản phẩm có nên gắn liền với các yêu cầu kỹ thuật, mốc quan trọng và/hoặc thanh toán cho nhà cung cấp không? Có nên đưa vào bất kỳ khoản giữ lại thanh toán nào để khuyến khích nhà cung cấp đáp ứng lịch trình về các mục tiêu hoặc mốc quan trọng và/hoặc như một biện pháp giảm thiểu cho việc không thực hiện hoặc không chấp nhận toàn bộ dự án không?
• Nhân sự chủ chốt: Dự án có yêu cầu DOE xác định nhân sự chủ chốt hay cần có trình độ và trình độ khác của nhân viên nhà cung cấp không? Các điểm liên lạc và thông tin dự án cho cả cơ quan và nhà cung cấp đã được xác định rõ ràng chưa?
• Quy trình và nguồn lực: Các quy trình kinh doanh và kỹ thuật, nguồn lực và/hoặc cơ sở vật chất để đảm bảo hiệu suất thỏa đáng đã được xác định và giải quyết thỏa đáng chưa? Có cần thiết phải có kế hoạch quy trình của nhà cung cấp để đánh giá hoặc đo lường hiệu suất và tình trạng của nhà cung cấp không?
• Kiểm tra và thử nghiệm: Dự án có đảm bảo được việc kiểm tra và/hoặc thử nghiệm không? Chúng ta đã giải quyết nhu cầu này dựa trên các yêu cầu kỹ thuật, thông số kỹ thuật về hiệu suất, mức độ tuân thủ và nhu cầu giảm thiểu rủi ro về hiệu suất của nỗ lực này chưa?

• Kiểm toán nhà cung cấp: Có được phép cấp phép theo yêu cầu của nhà cung cấp hoặc kiểm toán tuân thủ khách hàng khác không; và liệu tất cả các yêu cầu hoặc hạn chế truy cập cụ thể của cơ quan, Khối thịnh vượng chung hoặc VITA đối với các cuộc kiểm toán đó có được bao gồm không?
• Chấp nhận và thử nghiệm: Có đủ tiêu chí thử nghiệm và/hoặc chấp nhận, bao gồm chấp nhận sản phẩm, thử nghiệm và chấp nhận cuối cùng không? Các yêu cầu, số liệu và phép đo dựa trên hiệu suất có được sử dụng cho hoạt động mua sắm này không và chúng có được mô tả đầy đủ không? Có cần thiết phải xác định xem thử nghiệm hoặc chấp nhận phải diễn ra ở các giai đoạn khác nhau hoặc khi hoàn thành hệ thống con, trước khi triển khai/chuyển đổi hay khi kết thúc hiệu suất hay theo từng sản phẩm bàn giao không? Những điều này có hỗ trợ các yêu cầu kỹ thuật và thông số hiệu suất không? Ai nên lập kế hoạch thử nghiệm, tiến hành thử nghiệm và xác minh kết quả thử nghiệm? Cơ quan sẽ có bao lâu để thử nghiệm hoặc phê duyệt các sản phẩm, dịch vụ hoặc giải pháp trước khi chấp nhận bằng văn bản cuối cùng và đã bao gồm thời gian nhà cung cấp phải khắc phục hay chưa?
• Lịch trình dự án: Lịch trình chung và/hoặc lịch trình mốc quan trọng của dự án có hỗ trợ các yêu cầu của dự án không? Các yêu cầu để thực hiện công việc có hợp lý không? Lịch trình có bao gồm thời gian ngừng hoạt động do thay đổi, các vấn đề không lường trước hoặc các sự cố khác không? Khả năng tiến độ bị chậm do các vấn đề phụ thuộc lẫn nhau, giao diện hoặc chuyển đổi là bao nhiêu? Liệu SOW có xem xét việc tăng thêm lao động hoặc sản xuất (và các chi phí liên quan) để đáp ứng lịch trình không linh hoạt không? Cơ quan có cần giải quyết bất kỳ thông tin khẩn cấp hoặc bất trắc nào liên quan đến lịch trình không?
• Độ tin cậy và khả năng bảo trì (RAM): Có yêu cầu nào về RAM hoặc hỗ trợ hậu cần tích hợp hoặc nâng cấp và cải tiến không? Những yêu cầu này đã được xác định đầy đủ chưa và chúng có cần bao gồm thông số kỹ thuật về hiệu suất không?
• Bảo trì/dịch vụ/đào tạo: Có yêu cầu nào về đào tạo, hỗ trợ kỹ thuật liên tục, bảo hành mở rộng hoặc đặc biệt, bảo trì và/hoặc dịch vụ không? Tất cả những điều này cùng với nhu cầu về thời gian và địa điểm tương ứng đã được giải quyết rõ ràng chưa? Có bất kỳ xung đột tiềm ẩn nào giữa các yêu cầu này và các dịch vụ kinh doanh tiêu chuẩn trong khu vực thị trường của dự án này không?
• Đánh giá dự án và quản lý hiệu suất nhà cung cấp: Đánh giá chương trình hoặc giám sát nhà cung cấp có cần thiết để theo dõi hiệu suất không?  SOW có bao gồm đủ các yêu cầu về việc đánh giá tình trạng dự án định kỳ, đánh giá thiết kế hoặc tiếp cận cơ sở vật chất của nhà cung cấp để giám sát không? Có mục tiêu hiệu suất và mức độ dịch vụ rõ ràng nếu cần không? Liệu SOW có thiết lập các động cơ tích cực và tiêu cực rõ ràng và khả thi đối với các mục tiêu hiệu suất và mức độ dịch vụ đó không?  SOW có bao gồm yêu cầu về kế hoạch kiểm soát chất lượng từ nhà cung cấp và/hoặc kế hoạch giám sát đảm bảo chất lượng để cơ quan giám sát không? Liệu lời kêu gọi có đề cập đến nhu cầu về nguồn lực IV&V độc lập nếu có hay không?