Chương 12 - Các Tuyên Bố Công Việc Cho Việc Mua Sắm Công Nghệ Thông Tin

12.3.1 Mua sắm CNTT phức tạp và dựa trên giải pháp

RFP dựa trên giải pháp yêu cầu các nhà cung cấp đề xuất giải pháp kinh doanh IT cho các vấn đề và yêu cầu đã xác định của cơ quan. RFP dựa trên giải pháp nêu tóm tắt nhu cầu kinh doanh, mô tả vấn đề công nghệ cần giải quyết và/hoặc cung cấp các yêu cầu về thông số kỹ thuật tối thiểu. Việc sử dụng RFP dựa trên giải pháp cho phép các nhà cung cấp là chuyên gia về công nghệ sử dụng kiến thức thị trường rộng, khả năng sáng tạo và nguồn lực của mình để đề xuất các giải pháp công nghệ sáng tạo và tiết kiệm chi phí. RFP dựa trên giải pháp có thể yêu cầu nhà cung cấp cung cấp giải pháp cho chỉ một phần của vấn đề kinh doanh hoặc đề xuất các giải pháp mang tính khái niệm cấp cao được đánh giá dựa trên bộ yêu cầu chi tiết do nhà cung cấp cung cấp.

Về bản chất, các thông số kỹ thuật và yêu cầu đặt ra giới hạn và do đó loại bỏ hoặc hạn chế các mục hoặc giải pháp mà nhà cung cấp có thể đưa vào đề xuất của mình. Các thông số kỹ thuật công nghệ phải được viết ra để khuyến khích chứ không phải ngăn cản sự cạnh tranh phù hợp với mục đích tiết kiệm tổng thể và giải pháp công nghệ dự định. Sau đó, một cơ quan có thể xác định giải pháp công nghệ, chứ không phải một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể, sẽ đáp ứng tốt nhất nhu cầu công nghệ hoặc kinh doanh của mình. Một phần của quá trình ra quyết định về thời điểm sử dụng Giải pháp mua sắm bao gồm thực hiện phân tích rủi ro, qua đó nhóm dự án giải quyết các câu hỏi sau:

• Vấn đề kinh doanh công nghệ có phải là cơ hội chia sẻ rủi ro có lợi cho cả hai bên giữa chúng tôi và nhà cung cấp không?
• Những yếu tố nào có thể ảnh hưởng đáng kể đến khả năng hoàn thành dự án đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách?
• Có thể đánh giá các giải pháp đề xuất một cách đồng đều không?
• Giải pháp có thể được đánh giá dựa trên phân tích tổng chi phí sở hữu kết hợp chi phí dự kiến để hỗ trợ giải pháp được đề xuất và các lựa chọn tài chính khác không?

Khi chuẩn bị SOW dựa trên giải pháp, một số thành phần sẽ khác với SOW không dựa trên giải pháp. Một SOW dựa trên giải pháp phải bao gồm:

• Bối cảnh tổ chức của cơ quan và môi trường kinh doanh hiện tại,
• Danh sách cụ thể các quy trình và thủ tục liên quan đến dự án, nhiệm vụ pháp lý hoặc kinh doanh,
• Bất kỳ thủ tục hoặc tài liệu quy trình dự án nào,
• Nguồn tài trợ của dự án,
• Một định nghĩa rõ ràng về môi trường kỹ thuật hiện tại của cơ quan bao gồm tất cả phần cứng và phần mềm hiện tại đang được sử dụng, có thể được sử dụng hoặc nên được sử dụng để giải quyết các yêu cầu của dự án,
• Một định nghĩa về vấn đề kinh doanh hoặc công nghệ cần giải quyết, nhưng không phải là định nghĩa về giải pháp mong muốn hoặc vấn đề theo thuật ngữ của giải pháp mong muốn,
• Thông số kỹ thuật mô tả đặc điểm của sản phẩm, dịch vụ hoặc giải pháp công nghệ đang được tìm kiếm.

Sử dụng các câu hỏi về công nghệ để đưa ra thông số kỹ thuật thay vì đưa ra các yêu cầu bắt buộc trong thư chào hàng. Mục tiêu là tạo ra sự cạnh tranh hợp lý tối đa trong khi vẫn đảm bảo có được giải pháp công nghệ tốt nhất cho Khối thịnh vượng chung. Đặt câu hỏi cho các nhà cung cấp trong quá trình chào hàng để thúc đẩy các yêu cầu, chẳng hạn như: "Tiêu chuẩn ngành cho sản phẩm này là gì và DOE có sản phẩm của bạn đáp ứng hoặc vượt quá tiêu chuẩn đó không?" Các phản hồi chắc chắn được đề xuất, sau khi đàm phán, sẽ trở thành một phần của SOW cuối cùng trong hợp đồng.