Chương 11 - Lập Kế Hoạch Mua Sắm Công Nghệ Thông Tin Và Tìm Nguồn Cung Ứng Chiến Lược

11.7.2 Phân tích xây dựng so với mua

Hệ thống máy tính và phần mềm dường như trở nên lỗi thời ngay khi chúng được tung ra thị trường. Điều này đặt ra cho các cơ quan một tình huống khó xử là liệu xây dựng một hệ thống tùy chỉnh hay mua một giải pháp đóng gói sẽ hợp lý hơn. Khi xây dựng hoặc mua hệ thống IT mới, bạn cần cân nhắc một số điều. Đối với thiết kế hệ thống tùy chỉnh, một cơ quan sẽ phải xử lý các chi phí cứng như phát triển, thử nghiệm và triển khai. Đối với các gói phần mềm đóng gói sẵn, sẽ có chi phí ban đầu, phí cấp phép liên tục và có thể là chi phí tùy chỉnh, cấu hình, sửa đổi, thử nghiệm và bảo trì. Đối với nhà cung cấp dịch vụ ứng dụng, phần mềm dưới dạng dịch vụ hoặc các giải pháp dựa trên đám mây khác, hãy cân nhắc các yêu cầu về bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu để xác định xem dịch vụ lưu trữ có thực sự do cơ quan hoặc VITA cung cấp hay không, hoặc liệu có cần đám mây riêng hay đám mây công cộng hay không, đồng thời cân nhắc tất cả các chi phí liên quan cho các môi trường lưu trữ dữ liệu và lưu trữ dữ liệu khác nhau. Các điểm quyết định xây dựng so với mua đều giống nhau bất kể hình thức mua sắm nào:

• Trị giá
• Thời gian đưa ra thị trường
• Điều kiện thị trường
• Kiến Trúc
• Chi phí hỗ trợ
• Sự sẵn có của các nguồn lực có kỹ năng
• Giá trị chiến lược

Ngoài ra, việc hợp nhất các nhà cung cấp IT lớn đã dẫn đến các mô hình định giá mới và các tùy chọn gói sản phẩm giúp chủ doanh nghiệp có đòn bẩy lớn hơn nhiều. Phần mềm nguồn mở có thể mang lại những điều tốt nhất của cả hai thế giới, với phương pháp kết hợp giữa các thành phần mua sẵn và tự xây dựng. Khi đánh giá xem nên xây dựng hay mua, cơ quan phải hiểu tổng chi phí trong suốt vòng đời của phần mềm, thường là bảy hoặc tám năm. Các nghiên cứu cho thấy rằng 70% chi phí phần mềm phát sinh sau khi triển khai. Phân tích vòng đời chặt chẽ ước tính thực tế chi phí bảo trì liên tục của các nhà phát triển nội bộ thường cho thấy mua giải pháp rẻ hơn là tạo ra giải pháp. Ngoài ra, khi có nhiều giải pháp hấp dẫn và tiết kiệm chi phí hơn trên thị trường, việc thay thế các ứng dụng độc quyền cũ bằng các giải pháp thương mại đã được chứng minh có thể sẽ thuận lợi hơn. Khi tiến hành phân tích xây dựng so với mua, có một số điểm quyết định có thể giúp ích cho việc phân tích:

• Quyết định yêu cầu của hệ thống sẽ như thế nào dựa trên mục đích sử dụng cuối cùng của hệ thống. Những yêu cầu này sẽ quyết định những điểm cần cân nhắc trong quá trình phân tích xây dựng so với mua.
• Nghiên cứu các loại sản phẩm thị trường hiện có để đáp ứng các yêu cầu. Phân tích điểm mạnh và điểm yếu của các sản phẩm này so với yêu cầu và cách chúng so sánh với thiết kế và triển khai hệ thống được xây dựng riêng.
• Phát triển bảng tính phân tích quyết định cho từng sản phẩm được đánh giá theo chi phí, tùy chỉnh, lịch trình, hỗ trợ của nhà cung cấp, v.v.
• Đánh giá các yếu tố vô hình khó định lượng. Nếu hệ thống cần sửa chữa hoặc thay đổi, có thể dễ dàng tìm được nhà phát triển hỗ trợ các ngôn ngữ chung như MS Visual Basic hoặc Oracle hơn là các ngôn ngữ lập trình chuyên biệt. Việc sở hữu mã nguồn sẽ có lợi để các nhà phát triển có thể làm việc trên hệ thống. Với hệ thống tùy chỉnh, một cơ quan có thể sở hữu mã nếu hợp đồng được viết đúng. Với hệ thống đóng gói, cơ quan sẽ phải trả phí cấp phép và có thể không có được quyền truy cập vào các phần chính của mã.
• Tránh mua nhiều tính năng hơn mức cần thiết. Nhiều hệ thống phần mềm đóng gói có nhiều tính năng hơn mức một cơ quan cần.