Chương 11 - Lập Kế Hoạch Mua Sắm Công Nghệ Thông Tin Và Tìm Nguồn Cung Ứng Chiến Lược

Bước chân 

Hoạt động 

1. 

Phát triển và thống nhất các yêu cầu về sản phẩm, dịch vụ và/hoặc giải pháp. 

2. 

Sử dụng các tài liệu và mẫu chào hàng đã được chấp thuận như đã thảo luận trong Chương 24, RFP và Đàm phán cạnh tranh, và Chương 25, Hình thành hợp đồng IT . 

3. 

Thiết lập tiêu chí đánh giá cung cấp định nghĩa rõ ràng, súc tích cho từng tiêu chí. 

4. 

Xây dựng kế hoạch chấm điểm chi tiết, giải thích cách đánh giá các đề xuất và nêu rõ ý nghĩa cụ thể của phương pháp chấm điểm. 

5. 

Xác định xem có nên tổ chức hội nghị trước khi đấu thầu/trước khi đề xuất hay không. 

6. 

Xác định các mốc quan trọng và mục tiêu của dự án cũng như các mốc hậu cần quan trọng có thể ảnh hưởng đến tính cạnh tranh. Xác định xem khoản thanh toán cho nhà cung cấp có nên được gắn với các cột mốc hoặc mục tiêu chính hay không và liệu có cần giữ lại bất kỳ khoản nào trước khi chấp nhận cuối cùng hay không. 

7. 

Xác định xem có sự phụ thuộc lẫn nhau nào khác giữa các dự án có thể ảnh hưởng đến tiến độ của dự án hay không. 

8. 

Thảo luận về loại hợp đồng nào là phù hợp hoặc liệu có cần hợp đồng chuyên biệt hay không và bất kỳ điều khoản và điều kiện cụ thể nào. Đối với các hoạt động mua sắm đám mây/SaaS, hãy xem Danh sách kiểm tra thủ tục ECOS cho các yêu cầu và hợp đồng giải pháp đám mây để biết thêm thông tin và ngôn ngữ yêu cầu được đề xuất tại đây: Procurement Tools | Virginia IT Agency 

Bất kể số lượng là bao nhiêu, nếu việc mua sắm liên quan đến giải pháp ngoài cơ sở (lưu trữ trên đám mây), các cơ quan phải tuân theo Quy trình Dịch vụ giám sát đám mây doanh nghiệp (ECOS) Và Quy trình làm việc của chính sách bên thứ ba. Đánh giá bảo mật của dịch vụ đám mây sẽ cần được nhà cung cấp hoàn thành và được ECOS chấp thuận thông qua yêu cầu công việc 1-003 và Điều khoản & Điều kiện Dịch vụ Đám mây đặc biệt phải được đưa vào hợp đồng trước khi trao giải. 

Yêu cầu hợp đồng tối thiểu của VITA đối với các dự án công nghệ “lớn” và mua sắm được ủy quyền xác định các điều khoản và điều kiện cụ thể cho các hoạt động mua sắm được ủy quyền của cơ quan và các hoạt động yêu cầu sự chấp thuận của CIO và có thể được tìm thấy trên trang web của VITA tại đây: https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/ .

9. 

Xác định hoặc quyết định mức độ dịch vụ dựa trên doanh nghiệp nào là cần thiết để phát triển hợp đồng dựa trên hiệu suất và áp dụng các biện pháp khắc phục mong muốn. 

10. 

Phát triển kế hoạch quản lý thay đổi để quản lý kỳ vọng và truyền thông. 

11. 

Tạo Yêu cầu đề xuất/Lời mời thầu cho gói thầu, bao gồm mọi thông số kỹ thuật, sơ đồ, v.v. kèm theo. 

12. 

Xin bất kỳ sự xem xét và/hoặc chấp thuận cần thiết nào (ví dụ: pháp lý, CIO, PMD) trước khi công bố yêu cầu.