Chương 11 - Lập Kế Hoạch Mua Sắm Công Nghệ Thông Tin Và Tìm Nguồn Cung Ứng Chiến Lược

Bước chân

Hoạt động

1.

Xác định phạm vi và điều kiện chấp nhận. Kết quả mong muốn của mục tiêu là một tuyên bố được xác định rõ ràng về các vấn đề kinh doanh và nhu cầu đang được đáp ứng, bao gồm công nghệ hiện tại và môi trường người dùng.
Những cân nhắc khi xác định phạm vi và điều kiện chấp nhận bao gồm:

• Yêu cầu về khả năng tương thích với các hệ thống, chương trình, kế hoạch chiến lược hoặc sáng kiến hiện tại hoặc tương lai,
• Chi phí, lịch trình và khả năng hoặc hạn chế hiệu suất, hoặc bất kỳ giai đoạn cải tiến nào,
• Sự ổn định của công nghệ mong muốn hoặc các yêu cầu,
• Yêu cầu về giao hàng và hiệu suất dựa trên, và
• Những rủi ro tiềm ẩn và sự đánh đổi.

2.

Chuẩn bị phân tích thị trường để hiểu rõ hơn về các sản phẩm/dịch vụ/giải pháp sẵn có trên thị trường để mua.

3.

Thực hiện phân tích "tự sản xuất so với mua vào".

4.

Ước tính chi phí đầu tư: đặt ra các mục tiêu chi phí đã thiết lập cho dự án và cơ sở hỗ trợ cho các mục tiêu đó; thảo luận về các khái niệm chi phí liên quan sẽ được sử dụng, bao gồm, khi thích hợp:

• Chi phí vòng đời bao gồm phụ tùng sửa chữa, nâng cấp và bảo trì.
• Dự toán chi phí hợp lý: lập dự toán chi phí dựa trên yêu cầu và xu hướng thị trường hiện tại. Ước tính này có thể được sử dụng làm chuẩn mực để đánh giá tính hợp lý của mức giá đề xuất.

5.

Tạo nhóm dự án mua sắm.

6.

Xác định và phân công vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong nhóm.

7.

Phát triển kế hoạch/lịch trình dự án.

8.

Thảo luận về các rủi ro về kỹ thuật, chi phí và lịch trình và mô tả các nỗ lực nhằm giảm thiểu rủi ro và hậu quả của việc không đạt được mục tiêu.

9.

Thảo luận về bất kỳ nhu cầu bảo mật, dữ liệu và/hoặc tính bảo mật đặc biệt nào (ví dụ: HIPAA, VITA Security hoặc Enterprise Solutions and Governance, kiểm toán SAS 70 , v.v.).

10.

Giải quyết các biện pháp bảo vệ và khắc phục như giữ lại khoản thanh toán, trái phiếu thực hiện, điều khoản bảo hành, điều khoản thiệt hại thanh toán cố định, yêu cầu về sở hữu trí tuệ hoặc bảo hiểm (tức là lỗi và thiếu sót, an ninh mạng).

11.

Cam kết thực hiện các mục tiêu lựa chọn nguồn cung ứng cho hoạt động mua sắm bao gồm thời gian nộp và đánh giá đề xuất cũng như mối quan hệ giữa các yếu tố đánh giá với nhu cầu kinh doanh của cơ quan.

12.

Soạn thảo tuyên bố mục tiêu cho chủ doanh nghiệp/ban chỉ đạo (nếu cần) và xin chữ ký của chủ doanh nghiệp.