Câu hỏi thường gặp về Hệ thống báo cáo nhà cung cấp (SRS)
Xem các tùy chọn tự phục vụ qua liên kết bên dưới:
Hệ thống báo cáo nhà cung cấp - Truy cập
Nếu bạn gặp sự cố truy cập Okta:
Liên hệ với VITA Customer Care Center - (866) 637-8482 hoặc gửi email VCCC@vita.virginia.gov
Nếu bạn gặp sự cố cổng thông tin SRS:
Liên hệ SCM - (804) 968-0133 hoặc SCMInfo@vita.virginia.gov
Vui lòng xem liên kết bên dưới liên quan đến các yêu cầu báo cáo của nhà cung cấp đã được thỏa thuận khi hợp đồng của bạn được trao.
https://www.vita.virginia.gov/procurement/supplier-reporting/#supplier-vendor-reporting-requirements
Báo cáo của bạn đóng vai trò là hóa đơn của bạn. VITA không phát hành hóa đơn riêng cho các khoản phí còn nợ. Bạn có thể in lại hóa đơn bất cứ lúc nào bằng cách sử dụng chức năng tìm kiếm trong tài khoản SRS của bạn.
Thanh toán qua thư đến:
Virginia Information Technologies Agency
Kính gửi: VITA Controller
7325 Beaufont Springs Drive
Richmond, VA 23225
Yêu cầu thanh toán:
Làm séc phải trả cho Thủ quỹ Virginia.
Bao gồm (các) số hóa đơn đang được thanh toán.
Chuyển khoản ACH cũng được chấp nhận. Nếu bạn cần chi tiết ngân hàng, vui lòng liên hệ AR@vita.virginia.gov. Đảm bảo liệt kê từng số hóa đơn trong ghi chú thanh toán ACH.
Đúng.
Bắt đầu nhập báo cáo như bạn thường làm.
Các bước: Gửi báo cáo → chọn hợp đồng → chọn tháng/năm → nhấp vào Tiếp theo → chọn Gửi báo cáo.
Thực hiện theo các bước này sẽ gửi báo cáo bán hàng không.
Không nên nhập mục dòng. $0.00 mục dòng không phải là mục nhập hợp lệ.
Bạn được yêu cầu báo cáo bán hàng theo hợp đồng mà theo đó chúng được định giá ban đầu, ngay cả khi hợp đồng đã hết hạn.
Quy trình: Chuyển đến Gửi báo cáo trong danh sách thả xuống Báo cáo nhà cung cấp. Trên màn hình tiếp theo, đảm bảo nút radio Báo cáo bổ sung được chọn. Sau khi chọn nó, các hợp đồng đã hết hạn sẽ xuất hiện trong danh sách thả xuống hợp đồng.
Tất cả các mục địa phương phải được ghi lại bằng cách sử dụng mã địa phương được tìm thấy trong Danh sách thực thể yêu cầu hoặc trong danh sách thả xuống địa phương. Tất cả các trường K-12 phải được liệt kê theo địa phương nơi đặt khu học chánh. Vui lòng đảm bảo rằng bạn đã xem xét từng phần của danh sách giá trị hợp lệ: Đại lý, Địa phương và Khác.
Nếu bạn không thể xác định được Đơn vị yêu cầu thích hợp, hãy gửi email đến SCMInfo@vita.virginia.gov và bao gồm tên pháp lý và địa chỉ của thực thể. Chúng tôi sẽ xem xét danh sách giá trị hợp lệ và tạo mục nhập thích hợp nếu cần.
Người dùng nhập thủ công: Khi SCM tạo giá trị, nó sẽ xuất hiện trong danh sách thả xuống của bạn.
Người dùng tải lên: SCM sẽ cung cấp giá trị liên quan và thêm nó vào SRS đăng nhập. Bạn sẽ cần tải lại danh sách để đảm bảo bạn có các giá trị cập nhật nhất.
Khi bạn đăng nhập vào SRS, báo cáo sẽ xuất hiện trong phần Báo cáo đến hạn quá hạn hoặc danh sách Báo cáo đến hạn hiện tại của bạn. Bạn có thể chỉnh sửa nó bằng cách nhấp vào biểu tượng bút chì bên cạnh tháng tương ứng.
Đúng.
Đối với nhập thủ công:
Gửi báo cáo của bạn, sau đó gửi email SCMInfo@vita.virginia.gov. Quản trị viên SRS sẽ xem xét bài gửi của bạn và trả lời với xác nhận và bất kỳ chỉnh sửa cần thiết nào. Nếu cần cập nhật, báo cáo sẽ được trả về tài khoản của bạn ở trạng thái nháp.
Đối với phương thức tải lên mẫu:
Gửi mẫu đã hoàn thành của bạn qua email đến SCMInfo@vita.virginia.gov. Quản trị viên SRS sẽ xem xét lỗi và thông báo cho bạn khi nó đã sẵn sàng để được gửi hoặc cung cấp các chỉnh sửa cần thiết trước khi bạn gửi nó.
Tùy thuộc vào cách bạn nhập thông tin vào bảng tính của mình, bạn có hai tùy chọn:
Sau khi thêm dữ liệu, định dạng các ô có liên quan dưới dạng Văn bản và sau đó bao gồm số không ở đầu.
Sau khi thêm dữ liệu, chèn dấu nháy đơn (') trước FEIN cùng với số 0 ở đầu.
Ví dụ: '012345678.
Thông tin nhà thầu phụ được nhập như một phần của mục thanh toán.
Nếu chỉ một phần của khoản thanh toán được ghi có cho nhà thầu phụ, bạn sẽ cần phải chia khoản thanh toán thành hai dòng:
Dòng 1: Số tiền cần được quy cho nhà thầu phụ, bao gồm các chi tiết của nhà thầu phụ.
Dòng 2: Số tiền còn lại, được nhập mà không có bất kỳ thông tin nhà thầu phụ nào.
Trong mục nhập thủ công, khi bạn thêm nhà thầu phụ vào mục nhập, thông tin của họ sẽ được lưu và sẽ xuất hiện trong danh sách thả xuống của nhà thầu phụ của bạn để sử dụng trong tương lai.
Nhà thầu phụ được SWAM/DBe chứng nhận là một doanh nghiệp đã được Sở Kinh doanh Nhỏ và Đa dạng Nhà cung cấp Virginia (DSBSD) chứng nhận để hoạt động như một SWAM/DBE ở Virginia.
Nếu bạn đang làm việc với một doanh nghiệp SWAM được chứng nhận ở một tiểu bang khác, nó cũng phải được chứng nhận ở Virginia và được liệt kê trong Thư mục Chứng nhận DSBSD. Nếu doanh nghiệp không xuất hiện trong thư mục, bạn nên nhập thông tin liên hệ của doanh nghiệp vào phần nhà thầu phụ trong báo cáo của bạn.
SRS nhận nguồn cấp dữ liệu hàng ngày từ DSBSD, tự động xác minh trạng thái SWAM khi bạn nhập FEIN của nhà thầu phụ.
Khi nhập tín dụng trên biểu mẫu tải lên, bạn phải định dạng số tiền âm bằng biểu tượng " - ", không phải dấu ngoặc đơn " () ".
Hướng dẫn:
1. Đánh dấu cột.
2. Nhấp chuột phải và chọn Định dạng ô.
3. Chọn Số trong tab Số.
4. Chọn định dạng số âm trên cùng (định dạng sử dụng dấu trừ).