Các Yêu Cầu Và Hợp Đồng Có Rủi Ro Cao

Theo Mục 2.2-4303.01 của Bộ Luật Virginia, hợp đồng rủi ro cao là bất kỳ hợp đồng nào đáp ứng một trong các điều kiện sau:

1. Nó có thời hạn ban đầu vượt quá $10 triệu

2. Nó có thời hạn ban đầu vượt quá năm triệu và đáp ứng một trong các tiêu chí sau:

   1. Cơ quan công đã không mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ trong năm năm qua

   2. Cơ quan công quyền dự định mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ cùng với một cơ quan công quyền khác

   3. Thời hạn hợp đồng dự kiến dài hơn năm năm, không bao gồm các đợt gia hạn

Theo Mục § 2.2-4303.01 của Bộ luật Virginia, Văn phòng Tổng Chưởng lý (OAG) và Virginia Information Technologies Agency (VITA) phải xem xét tất cả các hồ sơ mời thầu và hợp đồng đáp ứng định nghĩa về "rủi ro cao" và liên quan đến hàng hóa và dịch vụ công nghệ thông tin cho tất cả các cơ quan công lập của tiểu bang.  

Quy trình đánh giá rủi ro cao mang lại những lợi ích sau cho các cơ quan:

• Các hồ sơ mời thầu và hợp đồng IT được OAG và VITA xem xét để xác nhận sự tuân thủ với tất cả các luật, chính sách, tiêu chuẩn và hướng dẫn hiện hành của Virginia trước khi phát hành và trao thầu.

• VITA đảm bảo các hợp đồng bao gồm các chỉ số hiệu suất rõ ràng, có thể đo lường được và các điều khoản thực thi, chẳng hạn như các hình phạt hoặc ưu đãi, hỗ trợ quản lý hiệu suất nhà cung cấp hiệu quả.

• Các cơ quan nhận được hướng dẫn tùy chỉnh về các mẫu, điều khoản hợp đồng và các thực tiễn tốt nhất trong ngành. Điều này giúp củng cố các tài liệu mua sắm và hỗ trợ các cơ quan đạt được giá trị tối đa cho Commonwealth trong khi giảm thiểu rủi ro. Các đánh giá xác minh rằng hồ sơ mời thầu và hợp đồng bao gồm các biện pháp quản lý và giảm thiểu rủi ro mạnh mẽ để hỗ trợ việc triển khai suôn sẻ hơn và mối quan hệ hiệu quả giữa nhà cung cấp và cơ quan.

• Việc đánh giá của VITA xác định các rủi ro về vận hành, hiệu suất, an ninh, pháp lý, tuân thủ và tài chính. Các cơ quan nhận được bản ghi nhớ nêu rõ mọi vấn đề đã xác định để họ có thể giải quyết trước khi phát hành hồ sơ mời thầu hoặc trao thầu hợp đồng, hoặc quyết định xem các rủi ro đó có thể chấp nhận được hay không.

Để gửi hồ sơ mời thầu hoặc hợp đồng có rủi ro cao để đánh giá, hãy hoàn thành các bước sau:

• Đảm bảo rằng hồ sơ mời thầu hoặc hợp đồng IT có rủi ro cao được đưa vào kế hoạch chiến lược của cơ quan và gửi yêu cầu về yêu cầu kinh doanh đối với công nghệ (BRT) trong Planview để bắt đầu quy trình quản trị:
  • Yêu cầu này cần được gửi bởi nguồn lực IT (AITR) hoặc người được chỉ định sử dụng Planview của cơ quan quý vị.
  • Nếu việc mua sắm này liên quan đến công nghệ mới, hãy gửi yêu cầu về yêu cầu kinh doanh đối với công nghệ mới (BRnT).
• Xác nhận phê duyệt hồ sơ kinh doanh đầu tư (IBC).
• Gửi yêu cầu quản lý mua sắm (PGR):
  • Các PGR cần được gửi bởi nguồn lực IT (AITR) hoặc người được chỉ định sử dụng Planview của cơ quan quý vị.
  • PGR sẽ được các ban giám đốc của VITA và CIO phê duyệt trong Planview.
• Gửi hồ sơ mời thầu hoặc hợp đồng IT có rủi ro cao cho VITA:
  • AITR hoặc người được chỉ định sử dụng Planview sẽ tải lên gói tài liệu hoàn chỉnh trong Planview.
  • Bộ Phận Quản Lý Dự Án (PMD) của VITA sẽ bắt đầu quy trình đánh giá quản trị rủi ro cao trong Planview.
  • Các bộ phận của VITA, bao gồm quản lý rủi ro chuỗi cung ứng (SCRM), sẽ tải xuống và xem xét gói tài liệu.
• Sau khi nhận được đánh giá vòng đời rủi ro cao của Planview, bộ phận quản lý rủi ro chuỗi cung ứng (SCRM) của VITA sẽ xem xét gói tài liệu và cung cấp phản hồi thông qua các bình luận và bản sửa đổi:
  • Gửi yêu cầu đánh giá hợp đồng hoặc yêu cầu mời thầu IT có rủi ro cao của quý vị tới Văn phòng Tổng Chưởng Lý (OAG) cùng một lúc.
  • Vui lòng điền biểu mẫu yêu cầu đánh giá rủi ro cao của Văn phòng Tổng Chưởng Lý.
• Cơ quan của quý vị phải giải quyết mọi ý kiến chỉ ra rủi ro nghiêm trọng hoặc việc không tuân thủ Mục 2.2-4303.01 và nộp lại hồ sơ mời thầu hoặc hợp đồng có rủi ro cao kèm theo các sửa đổi bắt buộc để VITA xem xét:
  • Các vấn đề hoặc rủi ro chưa được giải quyết trong các tài liệu nộp lại sẽ được ghi lại trong một bản ghi nhớ rủi ro và cung cấp cho lãnh đạo cơ quan để xem xét và ký duyệt.
• Trước khi SCRM đề xuất CIO phê duyệt việc phát hành hồ sơ mời thầu hoặc trao hợp đồng, SCRM phải nhận được mẫu đơn đánh giá rủi ro cao đã có chữ ký của OAG.
• AITR sẽ nhận được thông báo sau khi CIO đã phê duyệt yêu cầu trong Planview:
  • Yêu cầu AITR của quý vị chụp ảnh màn hình phê duyệt của CIO trong Planview.
  • Tải xuống ảnh chụp màn hình phê duyệt của CIO và lưu trữ ảnh chụp màn hình đó cho hồ sơ mua sắm.
• Quý vị chỉ có thể tiến hành đăng thông báo mời thầu (RFP) hoặc trao thầu hợp đồng sau khi nhận được sự phê duyệt chính thức từ CIO.

Có. Hãy liên hệ với nguồn lực IT (AITR) của cơ quan quý vị để đảm bảo rằng yêu cầu quản lý mua sắm (PGR) đã được gửi và phê duyệt bởi Giám Đốc Thông Tin (CIO) của Commonwealth of Virginia trước khi gửi hồ sơ mời thầu hoặc hợp đồng rủi ro cao của quý vị đến VITA để xem xét.

• Truy cập trang COV Ramp để được hướng dẫn về các bước giám sát bắt buộc và tài liệu mà hồ sơ mời thầu của quý vị cần bao gồm.

• Nếu bất kỳ thành phần nào của hồ sơ mời thầu IT có rủi ro cao liên quan đến các dịch vụ đám mây, hãy lấy mẫu đơn đánh giá COV Ramp từ cổng thông tin dịch vụ VITA.

• Tìm kiếm đánh giá dịch vụ đám mây, sau đó cuộn đến phần đính kèm cho 1-1003 - Phụ lục A và tải xuống biểu mẫu. Đánh giá COV Ramp phải được đính kèm vào hồ sơ mời thầu của quý vị và được các nhà thầu hoàn thành theo hướng dẫn trong yêu cầu đề xuất (RFP).

• Liên hệ SCMinfo@vita.virginia.gov để biết các điều khoản và điều kiện về đám mây bắt buộc.

Có hỗ trợ cho các cơ quan về các hợp đồng và chào hàng có rủi ro cao. Bộ phận mua sắm VITA (quản lý chuỗi cung ứng) cung cấp đào tạo về phát triển các hợp đồng và chào hàng IT, các điều khoản hợp đồng IT, rủi ro liên quan, báo cáo công việc, biện pháp đánh giá hiệu suất và thỏa thuận mức dịch vụ, các mốc quan trọng của dự án và bảng sản phẩm bàn giao, đàm phán và quản lý hợp đồng. Nếu bạn quan tâm đến những chủ đề này, vui lòng gửi email đến VITA procurement tại scminfo@vita.virginia.gov.

Bộ phận mua sắm của VITA khuyến nghị quý vị đảm bảo các biện pháp đo lường hiệu suất chặt chẽ được đưa vào hồ sơ mời thầu và hợp đồng IT của mình. Các biện pháp đo lường hiệu suất là những chỉ số định lượng về mức độ dịch vụ dự kiến, và là nền tảng của một hợp đồng thành công. Các biện pháp đo lường hiệu suất cần được điều chỉnh để cung cấp dữ liệu chính xác và đáng tin cậy về hiệu suất của nhà cung cấp so với các điều khoản dịch vụ đã thỏa thuận. Các chỉ số được chọn phải có khả năng xác định chính xác mức độ và phạm vi mà nhà cung cấp thường xuyên đáp ứng các mức độ dịch vụ dự kiến được nêu trong hợp đồng của quý vị. Truy cập Chương 30.3.1 Các Biện Pháp Đo Lường Hiệu Suất trong Sổ Tay Mua Sắm IT của chúng tôi để biết thêm hướng dẫn và ví dụ.

Mỗi tiêu chí hiệu suất cần được gắn với một điều khoản thực thi tương ứng. Các điều khoản thực thi mạnh mẽ sẽ khuyến khích nhà cung cấp liên tục đáp ứng các tiêu chí hiệu suất được quy định trong hợp đồng. Truy cập Chương 30.3.2 Các Điều Khoản Thực Thi và Biện Pháp Khắc Phục trong Sổ Tay Mua Sắm IT của VITA và công cụ Công Cụ Đo Lường Hiệu Suất để biết thêm hướng dẫn và ví dụ. Ngoài ra, hãy xem video đào tạo về các tiêu chí hiệu suất.

Các biện pháp khắc phục theo hợp đồng là một phương tiện để buộc nhà cung cấp phải chịu trách nhiệm một cách cụ thể vì đã không đáp ứng các biện pháp đo lường hiệu suất theo yêu cầu. Họ khuyến khích nhà cung cấp liên tục đáp ứng hoặc vượt qua các biện pháp đo lường hiệu suất theo yêu cầu của hợp đồng. Các biện pháp khắc phục có thể ở dạng phạt tiền, hoặc thực hiện các tùy chọn theo hợp đồng như chấm dứt hợp đồng hoặc tìm kiếm các dịch vụ bị bỏ bê từ một nhà cung cấp khác. Truy cập Chương 30.3.2 Các Điều Khoản Thực Thi và Biện Pháp Khắc Phục trong Sổ Tay Mua Sắm IT của chúng tôi và Công Cụ Đo Lường Hiệu Suất để biết thêm hướng dẫn và ví dụ.

VITA khuyến nghị các cơ quan nên đưa bảng mốc quan trọng và mục tiêu của dự án vào thông báo mời thầu và hợp đồng của mình. Vui lòng tải xuống Mẫu mốc quan trọng và mục tiêu của dự án và làm theo hướng dẫn trong tài liệu Word.