Tài Liệu Hướng dẫn Buy IT

Mục đích: Chương này nêu rõ thẩm quyền mua sắm theo luật định của VITA đối với hàng hóa và dịch vụ IT và viễn thông cũng như trách nhiệm của VITA trong việc thiết lập các chính sách, tiêu chuẩn và hướng dẫn mua sắm IT và viễn thông.

Những điểm chính:

• VITA có thẩm quyền mua sắm CNTT cho tất cả các cơ quan hành pháp và các tổ chức giáo dục đại học không được miễn trừ cụ thể khỏi thẩm quyền của VITA.
• VITA có trách nhiệm quản lý/giám sát theo luật định đối với một số dự án và hoạt động mua sắm CNTT của Khối thịnh vượng chung.
• Chỉ có VITA mới có thể thiết lập hợp đồng CNTT trên toàn tiểu bang.
• Các cơ quan tư pháp, lập pháp cũng như các cơ quan độc lập không chịu sự quản lý của VITA về mua sắm.

Chương 1 - Mục đích và phạm vi mua sắm của Vita (PDF)

Mục đích: Chương này cung cấp hướng dẫn về sự khác biệt giữa việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ IT và việc mua sắm các mặt hàng không phải IT, đồng thời hướng dẫn về quy trình mua sắm IT.

Những điểm chính:
• Nguồn cung ứng IT liên tục thay đổi và đòi hỏi phải áp dụng các phương pháp hay nhất chuyên biệt.
• Rủi ro công nghệ phải được phân tích và giảm thiểu trong quá trình phát triển chào hàng và trước khi thực hiện hợp đồng.
• Áp dụng các chiến lược và nguyên tắc vào việc mua sắm công nghệ, giúp Commonwealth tối đa hóa lợi ích nhận được từ công nghệ và giảm thiểu rủi ro về lỗi của nhà cung cấp và công nghệ.

Chương 2 Việc mua sắm công nghệ thông tin có gì khác biệt? (PDF)

Mục đích: Chương này trình bày tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi và nguyên tắc chỉ đạo của Quản lý chuỗi cung ứng (SCM) của VITA. Tài liệu này cũng thảo luận về các dịch vụ mà SCM cung cấp cho Commonwealth.

Những điểm chính:
o SCM là bộ phận của VITA chịu trách nhiệm phát triển, triển khai và lãnh đạo các chính sách, tiêu chuẩn và hướng dẫn mua sắm công nghệ của Commonwealth.
o SCM là văn phòng mua sắm trung tâm cho hàng hóa và dịch vụ IT của Commonwealth.
o SCM mong muốn đạt được sứ mệnh phát triển và quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp để tối đa hóa lợi nhuận đầu tư vào Commonwealth IT bằng cách tích hợp nhu cầu kinh doanh của khách hàng với các nhà cung cấp chiến lược.

Chương 3 - Quản lý chuỗi cung ứng (SCM) của VITA (PDF)

Mục đích: Chương này trình bày thông tin cơ bản và chính sách mà các cơ quan và tổ chức cần tuân theo. Việc tuân thủ chính sách này sẽ đảm bảo tuân thủ các quy định theo luật định, bảo vệ lòng tin giữa các viên chức mua sắm và công dân của Commonwealth, đồng thời thiết lập sự đối xử công bằng và bình đẳng đối với tất cả các nhà cung cấp quan tâm đến việc kinh doanh với Commonwealth.

Những điểm chính:
• VITA cam kết xây dựng các chính sách mua sắm và duy trì các quy trình mua sắm công bằng, có đạo đức, không thiên vị và tuân thủ nghiêm ngặt luật pháp của Commonwealth.
• Các chuyên gia mua sắm có trách nhiệm đảm bảo rằng tất cả thông tin và tài liệu liên quan đến việc phát triển một tài liệu chào hàng hoặc hợp đồng cho một đề xuất mua sắm hoặc giải thưởng hợp đồng dự kiến

Chương 5 Đạo đức trong mua sắm công (PDF)

Mục đích: Chương này bao gồm các chính sách mua sắm đảm bảo rằng các hoạt động mua sắm và ký kết hợp đồng IT trong Commonwealth được thực hiện nhất quán theo cách thúc đẩy cạnh tranh công bằng và cởi mở.

Những điểm chính:
o VITA cam kết cạnh tranh công bằng và cởi mở thông qua việc thực hiện các chính sách và thủ tục mua sắm minh bạch đối với các cơ quan, nhà cung cấp và công chúng.
o Cạnh tranh công bằng và cởi mở tạo ra và thúc đẩy giá trị, giảm chi phí và cho phép có nhiều lựa chọn hơn vì sự tham gia ngày càng tăng của nhà cung cấp đòi hỏi phải cung cấp các giải pháp sáng tạo và cải thiện hiệu suất của nhà cung cấp.

Chương 6 Cạnh tranh công bằng và cởi mở trong mua sắm CNTT (PDF)

Mục đích:  Chương này cung cấp các chính sách và hướng dẫn mà các cơ quan và tổ chức thuộc nhánh hành pháp của Commonwealth phải tuân theo để thúc đẩy các mục tiêu kinh tế - xã hội của Commonwealth trong khi mua sắm IT.

Những điểm chính:

• Sắc lệnh hành pháp 35 (đặt ra mục tiêu là Commonwealth phải vượt qua mục tiêu 42% trong số các giao dịch mua từ các doanh nghiệp nhỏ, bao gồm các doanh nghiệp nhỏ do phụ nữ, người dân tộc thiểu số, cựu chiến binh khuyết tật và các doanh nghiệp siêu nhỏ làm chủ.)
• Bất kỳ mục tiêu nào của cơ quan nhánh hành pháp theo 2.2 -4310 của Bộ luật Virginia đối với sự tham gia của các doanh nghiệp nhỏ sẽ bao gồm trong các mục tiêu tối thiểu 3% sự tham gia của các doanh nghiệp cựu chiến binh khuyết tật như được định nghĩa trong § 2.22.2-2001 và 2.22.2- 4310 khi ký hợp đồng mua hàng hóa và dịch vụ.
• Sắc lệnh hành pháp 77 (đặt ra mục tiêu trên toàn tiểu bang nhằm giảm ô nhiễm nhựa và loại bỏ nhu cầu xây dựng các cơ sở xử lý chất thải rắn mới ở Virginia.
• VITA đã xây dựng các chính sách và hướng dẫn mua sắm nhằm khuyến khích người sử dụng hợp đồng đủ điều kiện và các cơ quan nhà nước mua các sản phẩm và dịch vụ CNTT giúp giảm thiểu tác động đến môi trường từ việc sử dụng và thải bỏ các sản phẩm đó.

Chương 7 Thúc đẩy các sáng kiến kinh tế xã hội của Commonwealth (PDF)

Mục đích: Chương này trình bày các chính sách và hướng dẫn của VITA về việc chuẩn bị các thông số kỹ thuật và yêu cầu hiệu quả cho việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ CNTT.

Những điểm chính:
• Về bản chất, các thông số kỹ thuật đặt ra giới hạn và do đó loại bỏ hoặc hạn chế các mục nằm ngoài ranh giới đã vạch ra. Các thông số kỹ thuật công nghệ phải được viết ra để khuyến khích, chứ không phải ngăn cản, sự cạnh tranh phù hợp với mục đích tiết kiệm tổng thể và giải pháp công nghệ dự định.
• Các thông số kỹ thuật cấu thành cốt lõi của một tài liệu hợp đồng sẽ điều chỉnh nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ theo yêu cầu trong quá trình thực hiện hợp đồng cũng như là cơ sở để đánh giá việc tuân thủ.
• Việc sửa lỗi yêu cầu sau khi giao hàng có thể tốn kém gấp 100 lần chi phí sửa lỗi triển khai.
• Các yêu cầu mua sắm là nền tảng cho phạm vi và tuyên bố công việc của hợp đồng và yêu cầu đấu thầu.

Chương 8 Mô tả nhu cầu: Thông số kỹ thuật và yêu cầu (PDF)

Mục đích: Chương này đề cập đến quy trình xác định giá cả công bằng và hợp lý liên quan đến mua sắm CNTT.

Những điểm chính:
• Tất cả các chuyên gia mua sắm IT đều có trách nhiệm phân tích giá hoặc chi phí mà Commonwealth phải trả cho hàng hóa và dịch vụ IT của mình.
• Giá cả công bằng và hợp lý được đặc trưng bởi việc so sánh giá thị trường và giá trị kỳ vọng cũng như chất lượng của sản phẩm, giải pháp và/hoặc dịch vụ nhận được. Công bằng và hợp lý không nhất thiết có nghĩa là đưa ra mức giá thấp nhất.
• Giá cả công bằng và hợp lý được xác định bằng cách tiến hành phân tích giá hoặc phân tích chi phí.

Chương 9 Xác định giá cả công bằng và hợp lý (PDF)

Mục đích: Chương này bao gồm các chính sách chung áp dụng cho việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ IT.

Những điểm chính:
• Theo Đạo luật Tự do Thông tin của Virginia, giả định là tất cả các tài liệu do bất kỳ cơ quan công quyền hoặc viên chức công quyền nào nắm giữ và tất cả các cuộc họp của các cơ quan công quyền cấp tiểu bang và địa phương đều được công khai cho công dân của Commonwealth.
• Trong phạm vi pháp luật cho phép, cơ quan công này không phân biệt đối xử với các tổ chức tôn giáo theo Bộ luật Virginia, § 2.2-4343.1 hoặc với người đấu thầu hoặc người chào hàng vì lý do chủng tộc, tôn giáo, màu da, giới tính, quốc tịch, tuổi tác, khuyết tật, khuynh hướng tình dục, bản dạng hoặc biểu hiện giới tính, đảng phái chính trị hoặc tình trạng cựu chiến binh khuyết tật hoặc bất kỳ cơ sở nào khác bị luật tiểu bang cấm liên quan đến phân biệt đối xử trong việc làm.

Việc đặt nhiều đơn hàng cho một hoặc nhiều nhà cung cấp đối với cùng một loại hàng hóa hoặc dịch vụ tương tự hoặc liên quan để tránh phải sử dụng phương pháp mua sắm phù hợp hoặc để duy trì thẩm quyền mua sắm được giao hoặc để tránh cạnh tranh là bị nghiêm cấm.

Chương 10 Chính sách mua sắm IT chung (PDF)

Mục đích: Chương này thảo luận về kế hoạch mua sắm IT, bao gồm những nỗ lực của toàn bộ nhân viên chịu trách nhiệm về các khía cạnh quan trọng của dự án IT để đảm bảo chúng được phối hợp và tích hợp một cách toàn diện.

Những điểm chính:
• Là một thông lệ tốt nhất về mua sắm IT, việc lập kế hoạch mua sắm IT toàn diện đã được chứng minh là mang lại nhiều lợi ích cho hoạt động mua sắm công.
• Nghiên cứu thị trường đóng vai trò trung tâm trong việc lập kế hoạch mua sắm IT hợp lý và toàn bộ nhóm dự án mua sắm phải hiểu rõ kết quả nghiên cứu thị trường.
• Lập kế hoạch mua sắm chiến lược giúp Commonwealth tối ưu hóa hiệu suất, giảm thiểu giá cả, tăng khả năng đạt được các mục tiêu mua sắm kinh tế xã hội, đánh giá tổng chi phí quản lý vòng đời, cải thiện khả năng tiếp cận cơ hội kinh doanh của nhà cung cấp và tăng giá trị của mỗi đô la IT.
• VITA có thể có hợp đồng bắt buộc sử dụng hoặc tùy chọn sử dụng trên toàn tiểu bang có thể
phục vụ nhu cầu mua sắm IT của bạn. Các cơ quan chịu sự quản lý của VITA về quyền mua sắm IT phải
xác định xem quyền này có khả dụng hay không như là bước đầu tiên trong quy trình lập kế hoạch mua sắm.

Chương 11 Lập kế hoạch mua sắm IT và tìm nguồn cung ứng chiến lược (PDF)

Mục đích: Chương này đề cập đến việc chuẩn bị các tài liệu tuyên bố phạm vi và tuyên bố công việc (SOW) được sử dụng trong quá trình mua sắm hàng hóa và dịch vụ công nghệ thông tin.

Những điểm chính:

• Tầm quan trọng của việc định nghĩa yêu cầu, tuyên bố phạm vi và tài liệu tuyên bố công việc hoàn chỉnh, rõ ràng và được phát triển tốt đối với các tài liệu chào hàng và hợp đồng IT là không thể phủ nhận.
• Điều quan trọng là phải bao gồm và nêu rõ tất cả các yêu cầu và kỳ vọng về kỹ thuật, chức năng, hiệu suất và quản lý dự án một cách rõ ràng và không mơ hồ trong SOW.
• Nội dung và chi tiết của SOW sẽ phụ thuộc vào bản chất của hoạt động mua sắm và có thể dao động từ cực kỳ đơn giản - mua phần mềm đóng gói - đến cực kỳ phức tạp - mua giải pháp hoặc thiết kế hệ thống. 

Chương 12 Báo cáo công việc về mua sắm IT (PDF)

Mục đích:  Chương này giải thích tầm quan trọng của việc phát triển một Nhóm dự án mua sắm IT mạnh mẽ (có đủ nguồn lực, kỹ năng phù hợp và thời gian cần thiết để hoàn thành công việc).

Những điểm chính:

• PPT nên tập hợp càng nhiều kiến thức càng tốt để đảm bảo lựa chọn được nhà cung cấp đủ tiêu chuẩn nhất.
• Các thành viên/người đánh giá PPT sẽ được yêu cầu hoàn thành Tuyên bố bảo mật và xung đột lợi ích.

Chương 13 Nhóm dự án mua sắm IT (PDF)

Mục đích: Mục đích của chương này là cung cấp cho các chuyên gia mua sắm IT mô tả về các phương pháp mua sắm IT khác nhau và thời điểm sử dụng các phương pháp này.

Những điểm chính:
• Cạnh tranh công bằng và cởi mở là khái niệm cốt lõi đằng sau Đạo luật mua sắm công của Virginia. Các phương pháp mua sắm có sử dụng cạnh tranh là báo giá nhanh, đấu thầu kín, đàm phán cạnh tranh và đấu giá.
• Có những trường hợp mà việc đấu thầu cạnh tranh là không thực tế. Có những lúc chỉ có một nhà cung cấp có thể đáp ứng được hoặc khi có trường hợp khẩn cấp cần phải được giải quyết ngay lập tức.

Chương 14 Lựa chọn phương pháp mua sắm IT (PDF)

Mục đích:  Chương này định nghĩa các hướng dẫn mua sắm nhỏ trong lĩnh vực IT và viễn thông.

• Những điểm chính:
  Các doanh nghiệp siêu nhỏ phải trích lập một khoản dự phòng cho tất cả các giao dịch mua sắm có giá dưới 10,000 khi giá được báo là công bằng và hợp lý và không vượt quá năm phần trăm (của nhà thầu không được chứng nhận có trách nhiệm và phản hồi thấp nhất). Các doanh nghiệp nhỏ được chứng nhận DSBSDDSBSD phải trích lập một khoản dự phòng cho tất cả các giao dịch mua sắm lên tới 100,000 đô la khi giá được báo là công bằng và hợp lý và không vượt quá năm phần trăm (của nhà thầu không được chứng nhận có trách nhiệm và phản hồi thấp nhất).
• Việc xem xét các hợp đồng toàn tiểu bang có sẵn về hàng hóa và dịch vụ CNTT hoặc viễn thông cho phép các cơ quan và tổ chức xác định xem sản phẩm hoặc dịch vụ công nghệ cần thiết có thể được mua thông qua hợp đồng toàn tiểu bang hay không.
• Có thể sử dụng Báo giá nhanh hoặc RFP cho các giao dịch mua nhỏ lên tới $200,000.
• Mọi hoạt động mua sắm giải pháp dựa trên nền tảng đám mây (Phần mềm dưới dạng dịch vụ), bất kể số tiền là bao nhiêu, đều phải tuân thủ các yêu cầu của cơ quan trong Chính sách sử dụng của bên thứ ba của VITA.

Chương 15 Thủ tục mua sắm IT nhỏ (PDF)

Mục đích: Chương này định nghĩa các hoạt động mua sắm IT từ nguồn duy nhất và phác thảo các chính sách từ nguồn duy nhất.

Những điểm chính:

• Mua sắm IT từ nguồn duy nhất được định nghĩa là mua sắm mà chỉ có một giải pháp đáp ứng nhu cầu IT của một cơ quan và chỉ có một nhà cung cấp có thể cung cấp hàng hóa và/hoặc dịch vụ công nghệ cần thiết cho giải pháp đó.
• Các giải pháp CNTT độc quyền không biện minh cho việc mua sắm từ một nguồn duy nhất. Mua sắm độc quyền được định nghĩa là mua sắm chỉ có một giải pháp có thể đáp ứng nhu cầu CNTT của một cơ quan; tuy nhiên, nhiều nhà cung cấp có thể cung cấp hàng hóa và/hoặc dịch vụ công nghệ cần thiết cho giải pháp đó.

Chương 16 Mua sắm IT nguồn duy nhất (PDF)

Mục đích:  Chương này định nghĩa các hoạt động mua sắm IT khẩn cấp và phác thảo các chính sách mua sắm khẩn cấp.

Những điểm chính: 

• Bất kỳ cơ quan nào cũng có thể thực hiện mua sắm khẩn cấp khi có tình huống cấp bách phát sinh và nhu cầu IT cụ thể không thể đáp ứng được thông qua các phương pháp mua sắm thông thường. Người đứng đầu cơ quan phải phê duyệt việc mua sắm khẩn cấp bằng văn bản.
• Trường hợp khẩn cấp là tình huống nghiêm trọng hoặc cấp bách đòi hỏi phải hành động ngay lập tức để bảo vệ người hoặc tài sản. Trường hợp khẩn cấp có thể là mối đe dọa đến sức khỏe cộng đồng, phúc lợi hoặc an toàn do lũ lụt, dịch bệnh, bạo loạn, hỏng hóc thiết bị, hỏa hoạn hoặc lý do khác.
• Cơ quan này trước tiên phải tìm kiếm các hợp đồng trên toàn tiểu bang của VITA để xác định xem có nguồn hiện có nào có thể đáp ứng nhu cầu mua sắm khẩn cấp hay không, vì các hợp đồng này đã được hoàn thiện và đàm phán.

Chương 17 Mua sắm IT khẩn cấp (PDF)

Mục đích: Chương này cung cấp hướng dẫn về việc thực hiện yêu cầu thông tin, đánh giá sơ bộ nhà cung cấp và tiếp nhận các đề xuất không được yêu cầu.

Những điểm chính:

• Yêu cầu thông tin (là một quy trình kinh doanh tiêu chuẩn nhằm thu thập thông tin bằng văn bản về năng lực của nhiều nhà cung cấp khác nhau.
• Tiền thẩm định là một thủ tục để thẩm định sản phẩm hoặc nhà cung cấp và giới hạn việc xem xét các giá thầu hoặc đề xuất chỉ đối với những sản phẩm hoặc nhà cung cấp đã được thẩm định trước.
• Đề xuất không được yêu cầu là đề xuất nhận được mà không phải để đáp lại bất kỳ lời mời chào nào do cơ quan hoặc tổ chức khởi xướng.

  Chương 18 RFI, Tiền thẩm định nhà cung cấp, Đề xuất không được yêu cầu (PDF)

Mục đích:  Chương này chứa các chính sách và hướng dẫn liên quan đến việc mua sắm hàng hóa IT thông qua đấu giá công khai, trực tuyến và đấu giá ngược.

Những điểm chính: 

• Việc mua hàng hóa IT và các dịch vụ phi chuyên môn từ cuộc đấu giá công khai phải được bất kỳ cơ quan, bộ, ban, ngành hoặc tổ chức giáo dục đại học không thuộc diện miễn trừ cho phép nếu được CIO chấp thuận trước.
• Đấu giá ngược là phương pháp mua sắm trong đó các nhà cung cấp được mời đấu thầu các hàng hóa hoặc dịch vụ phi chuyên nghiệp cụ thể thông qua đấu thầu điện tử theo thời gian thực, với phần thưởng được trao cho nhà cung cấp có phản hồi và trách nhiệm thấp nhất.

  Chương 19 Đấu giá công khai, trực tuyến và ngược (PDF)

Mục đích: Chương này đề cập đến các chính sách liên quan đến việc tài trợ và sử dụng các hoạt động mua sắm chung và/hoặc hợp tác, cũng như việc sử dụng hợp đồng GSA của các cơ quan công quyền để mua sắm hàng hóa và dịch vụ IT.

Những điểm chính:

• Hoạt động mua sắm chung và/hoặc hợp tác được hình thành khi nhiều bên xác định các yêu cầu chung phù hợp cho một thỏa thuận mua sắm chung và/hoặc hợp tác và ký một thỏa thuận bằng văn bản để mua sắm chung và hợp tác.
• CIO phải phê duyệt tất cả các thỏa thuận mua sắm chung và/hoặc hợp tác để mua sắm hàng hóa và dịch vụ IT và tất cả các giao dịch mua từ các hợp đồng mua sắm chung và hợp tác, bao gồm cả hợp đồng GSA, bất kể số tiền mua IT là bao nhiêu.
• Các hợp đồng chung và/hoặc hợp tác, bao gồm cả hợp đồng GSA, thường không được sử dụng cho các hoạt động mua sắm liên quan đến sở hữu trí tuệ hoặc bao gồm các thỏa thuận về mức độ dịch vụ.
• Nếu hoạt động mua sắm chung và/hoặc hợp tác liên quan đến giải pháp lưu trữ ngoài cơ sở (trên nền tảng đám mây), các cơ quan phải tuân theo Quy trình Dịch vụ giám sát đám mây doanh nghiệp (ECOS).
  
  

  Chương 20 Hợp đồng chung, hợp tác và GSA (PDF)

Mục đích:  Chương này đề cập đến hợp đồng dựa trên hiệu suất và các thỏa thuận về mức độ dịch vụ được sử dụng trong quá trình mua sắm hàng hóa và dịch vụ công nghệ thông tin.

Những điểm chính:

• Hợp đồng dựa trên hiệu suất (là phương pháp mua sắm xây dựng mọi khía cạnh của hoạt động mua sắm xung quanh mục đích của công việc cần thực hiện thay vì mô tả cách thức thực hiện công việc.
• Yếu tố quan trọng nhất của PBC và cũng là điều phân biệt nó với các phương pháp ký kết hợp đồng khác chính là kết quả mong muốn.
• Cơ quan phải xác định ít nhất một chỉ số đánh giá hiệu suất và tiêu chuẩn cho mỗi nhiệm vụ và sản phẩm bàn giao, đồng thời liên kết chúng với mô tả về chất lượng có thể chấp nhận được.
• Các động cơ thúc đẩy hiệu suất có thể là tích cực hoặc tiêu cực và có thể là tiền tệ hoặc phi tiền tệ—dựa trên kiểm soát chi phí, chất lượng, khả năng phản hồi hoặc sự hài lòng của khách hàng.
  
    Chương 21 Hợp đồng dựa trên hiệu suất và Thỏa thuận mức dịch vụ (PDF)

Mục đích: Chương này đề cập đến cả chính sách và hướng dẫn về đấu thầu kín cạnh tranh và phương pháp đấu thầu mời thầu (IFB) được sử dụng trong việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ IT, không bao gồm các dịch vụ chuyên nghiệp.

Điểm chính: Trong đấu thầu kín cạnh tranh, điều quan trọng là hàng hóa hoặc dịch vụ IT được mua sắm phải có khả năng được mô tả cụ thể để có thể đánh giá các hồ sơ dự thầu theo mô tả trong các yêu cầu của IFB. Các điều khoản và điều kiện trong IFB là không thể thương lượng. Điều bắt buộc là IFB phải bao gồm tất cả các điều khoản và điều kiện bắt buộc, theo luật định, IT đặc biệt và các điều khoản và điều kiện khác theo yêu cầu của Commonwealth và cơ quan mua sắm.
• Phải công khai và thông báo tất cả các giá thầu đã nhận được.
• Giải thưởng được trao cho người trả giá thấp nhất và có trách nhiệm.
• Nếu một cơ quan nhận được hai hoặc nhiều phản hồi cho một IFB đáp ứng các tiêu chí được thiết lập trong Mục 2.2-4328.1, cơ quan đó chỉ có thể lựa chọn trong số các giá thầu đó.

  Chương 22 Đấu thầu kín cạnh tranh IT/Lời mời thầu (IFB) (PDF)

Mục đích:  Chương này thảo luận về đấu thầu kín cạnh tranh hai bước để mua sắm hàng hóa và dịch vụ IT.

Những điểm chính:

• Đấu thầu kín cạnh tranh hai bước là sự kết hợp các thủ tục cạnh tranh được thiết kế để đạt được lợi ích của đấu thầu kín khi không có đủ các thông số kỹ thuật phù hợp.
• Không có sự thương lượng trong quy trình đấu thầu cạnh tranh hai bước.
• Nếu một cơ quan nhận được hai hoặc nhiều hồ sơ dự thầu kín cho các sản phẩm đáp ứng các yêu cầu về hiệu quả năng lượng và nước được nêu trong §, cơ quan đó chỉ có thể lựa chọn trong số các hồ sơ dự thầu đó.
  
    Chương 23 Đấu thầu kín cạnh tranh hai bước (PDF)

Mục đích: Chương này trình bày hướng dẫn lập kế hoạch, phát hành, đánh giá và đàm phán các yêu cầu đề xuất CNTT (RFP) dựa trên các cuộc đàm phán cạnh tranh. Ngoài ra, tài liệu này còn cung cấp thông tin chung về các dự án IT dựa trên giải pháp và dựa trên hiệu suất.

Những điểm chính:
• Đàm phán cạnh tranh là phương pháp mua sắm được VITA khuyến nghị khi một cơ quan có nhu cầu IT đã xác định và yêu cầu các nhà cung cấp đề xuất giải pháp tốt nhất để đáp ứng nhu cầu đó.
• Cam kết thời gian và nguồn lực đầy đủ để thu thập dữ liệu nhằm phát triển các yêu cầu về kinh doanh, chức năng và kỹ thuật của RFP
.
• Điều cần thiết là các chuyên gia mua sắm IT phải hiểu rõ tổng chi phí của một giải pháp kinh doanh dựa trên công nghệ.

  Chương 24 RFP và Đàm phán cạnh tranh (PDF)

Mục đích:  Chương này thảo luận về cách tạo ra một tài liệu hợp đồng IT hiệu quả và được chuẩn bị kỹ lưỡng. 

Những điểm chính:
• Việc hình thành một hợp đồng có hiệu lực bắt đầu từ khi soạn thảo lời mời thầu
• Tất cả các hợp đồng IT phải thúc đẩy sự xuất sắc trong hiệu suất của nhà cung cấp.
• Do bản chất của việc mua sắm công nghệ và nhiều rủi ro liên quan đến các khoản đầu tư công này, có nhiều điều khoản hợp đồng cụ thể phải được đưa vào hợp đồng công nghệ mà các cơ quan thường không sử dụng cho các giao dịch mua sắm không liên quan đến công nghệ.
• Chuyên gia mua sắm chính được giao phụ trách hợp đồng công nghệ có trách nhiệm đảm bảo đưa vào các điều khoản hợp đồng liên bang và Bộ luật Virginia có liên quan cũng như bất kỳ điều khoản hợp đồng CNTT cụ thể nào theo yêu cầu của VITA.

Chương 25 Hình thành hợp đồng IT (PDF)

Mục đích: Chương này trình bày các phương pháp và chiến lược để đàm phán hợp đồng IT, những rủi ro cần tránh và các phương pháp đã được chứng minh để đạt được thỏa thuận hỗ trợ cho mối quan hệ thành công và thành công của dự án chung.

Những điểm chính:
• Một nhà đàm phán hiệu quả là người chuẩn bị kỹ lưỡng và biết các yêu cầu kỹ thuật và kinh doanh cũng như điểm mạnh và điểm yếu của vị thế của mình so với bên đàm phán khác.
• Đàm phán thành công bắt đầu bằng việc chuẩn bị ngay từ đầu quá trình mua sắm, thậm chí trước khi phát triển lời mời chào.
• Các lĩnh vực chuẩn bị chính bao gồm hiểu nhu cầu kinh doanh, hiểu thị trường và liên hệ với các nguồn tham khảo của khách hàng.
• Đàm phán hợp đồng cấp phép phần mềm đưa ra một số cân nhắc đàm phán độc đáo.
• Thông thường, chi phí mua công nghệ cao hơn giá bán ban đầu. Chi phí hỗ trợ và công nghệ phụ trợ cao hơn nhiều so với bất kỳ khoản tiết kiệm nào có vẻ hấp dẫn khi mua sản phẩm ban đầu.

Chương 26 Đàm phán hợp đồng IT (PDF)

Mục đích: Chương này cung cấp các chính sách và hướng dẫn cho việc mua phần mềm được cấp phép và bảo trì, bao gồm COTS và các dịch vụ hỗ trợ liên quan. Nó cũng trình bày một cuộc thảo luận toàn diện về sở hữu trí tuệ.
Điểm chính:
• Lời chào hàng được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ tạo tiền đề cho việc đàm phán hợp đồng phần mềm và/hoặc bảo trì thành công. Việc giải quyết các vấn đề về quyền sở hữu trí tuệ trong giai đoạn chào hàng giúp đảm bảo sân chơi bình đẳng cho Commonwealth và các nhà cung cấp tiềm năng.
• Bất kể mục tiêu kinh doanh của cơ quan khi mua phần mềm là gì, cơ quan đó sẽ có lợi khi xây dựng tính linh hoạt vào hợp đồng cấp phép và/hoặc bảo trì phần mềm để đảm bảo rằng các giấy phép có thể thích ứng với những thay đổi trong môi trường kỹ thuật thay đổi nhanh chóng.
• Ngoại trừ các giao dịch mua phần mềm nhỏ, một lần hoặc không quan trọng, VITA khuyến nghị không nên sử dụng thỏa thuận cấp phép của nhà cung cấp mà nên đưa các điều khoản cấp phép cuối cùng đã đàm phán vào hợp đồng của cơ quan.
• Đối với các sản phẩm phần mềm bán lại giá trị gia tăng (VAR), VITA yêu cầu sử dụng phụ lục thỏa thuận cấp phép người dùng cuối với một số điều khoản không thể thương lượng.

Chương 27 Hợp đồng cấp phép phần mềm (PDF)

Mục đích: Chương này cung cấp thông tin về các yêu cầu tuân thủ về bảo mật và đám mây của liên bang đối với tất cả các cơ quan khi mua sắm IT. VITA có thẩm quyền theo luật định về bảo mật thông tin điện tử của chính quyền tiểu bang khỏi việc sử dụng trái phép, xâm nhập hoặc các mối đe dọa bảo mật khác bằng cách phát triển và triển khai các chính sách, tiêu chuẩn và hướng dẫn, đồng thời cung cấp các quy trình quản trị và kiểm toán để đảm bảo sự tuân thủ của cơ quan.

Những điểm chính:
• Tất cả các cơ quan nhà nước và nhà cung cấp cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ IT cho cơ quan của bạn đều phải tuân thủ tất cả các chính sách, tiêu chuẩn và hướng dẫn về bảo mật thông tin.
• Ngoài ra, bất kỳ hoạt động mua sắm công nghệ thông tin nào do các nhánh hành pháp, lập pháp và tư pháp của Commonwealth và các cơ quan độc lập thực hiện đều phải tuân thủ theo luật và quy định liên bang liên quan đến bảo mật thông tin và quyền riêng tư.
• Ngoài Tiêu chuẩn bảo mật VITA SEC525 đối với bất kỳ hoạt động mua sắm nào cho các dịch vụ đám mây của bên thứ ba (do nhà cung cấp lưu trữ) (tức là Phần mềm dưới dạng Dịch vụ), vì các cơ quan có $0 quyền được ủy quyền để mua các loại giải pháp này, nên có một quy trình riêng biệt để xin phê duyệt của VITA để mua sắm.
• Có các điều khoản và điều kiện bắt buộc đặc biệt đối với Dịch vụ đám mây phải được đưa vào bất kỳ lời chào hàng hoặc hợp đồng nào cho các dịch vụ đám mây và một bảng câu hỏi phải được đưa vào lời chào hàng để người đấu thầu hoàn thành và gửi kèm theo đề xuất của họ.

Chương 28 Bảo mật mua sắm IT của cơ quan và các yêu cầu có thể (PDF)

Mục đích: Chương này trình bày các chính sách và hướng dẫn mua sắm CNTT trước và sau khi trao giải bắt buộc và có giá trị.

Những điểm chính:
o Sau khi hoàn tất đàm phán, nếu có, và trước khi trao bất kỳ hợp đồng IT nào, người đứng đầu bộ phận mua sắm được giao phải xác nhận nhà cung cấp tuân thủ một số yêu cầu quan trọng theo hợp đồng hoặc luật định.
o Trước khi trao bất kỳ hợp đồng IT nào có giá trị từ 250,000 đô la trở lên hoặc hợp đồng cho một dự án lớn, các cơ quan phải có được sự đánh giá và phê duyệt theo yêu cầu của VITA. Ngoài ra, quy trình Rà soát quản trị mua sắm (PGR) phải được tuân thủ đối với bất kỳ khoản đầu tư công nghệ nào có giá trị từ $250,000 trở lên.
o Khuyến nghị nên tổ chức cuộc họp khởi động hợp đồng trong vòng 30 ngày kể từ ngày trao hợp đồng.

Chương 29 Trao và sau trao hợp đồng IT (PDF)

Mục đích: Chương này định nghĩa các chào hàng và hợp đồng “rủi ro cao”, các yêu cầu đối với chào hàng hoặc hợp đồng “rủi ro cao” và quy trình xem xét cần thiết cho tất cả các chào hàng và hợp đồng IT “rủi ro cao”.

Những điểm chính:
o Tất cả các chào hàng và hợp đồng IT “rủi ro cao”, như được định nghĩa trong § 2.2-4303.01(A), phải được cả VITA và Văn phòng Tổng chưởng lý (OAG) xem xét trước khi đưa ra chào hàng rủi ro cao và trước khi trao hợp đồng rủi ro cao.
o Quản lý Rủi ro Hợp đồng VITA sẽ tiến hành chào hàng IT có rủi ro cao và xem xét hợp đồng theo § 2.2-4303.01(B).
o Tất cả các yêu cầu chào hàng và hợp đồng có rủi ro cao phải bao gồm các biện pháp thực hiện rõ ràng và khác biệt cũng như các điều khoản thực thi, bao gồm các biện pháp khắc phục trong trường hợp Nhà cung cấp không thực hiện
o eVA sẽ đóng vai trò là hệ thống lưu trữ để báo cáo dữ liệu liên quan đến việc thực hiện các hợp đồng có rủi ro cao

Chương 30 Các yêu cầu và hợp đồng IT có rủi ro cao (PDF)

Mục đích: Chương này trình bày các chính sách của VITA về thủ tục khiếu nại liên quan đến việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ CNTT.

Những điểm chính:
• VITA khuyến nghị rằng tất cả các yêu cầu về đề xuất và hợp đồng IT phải trải qua nhiều lớp và nhiều góc độ xem xét để đưa ra đánh giá toàn diện và giảm thiểu rủi ro phản đối.
• Chính sách của VITA là công khai và minh bạch với các Nhà cung cấp để thúc đẩy quá trình mua sắm công bằng và cạnh tranh.

Chương 32 Thủ tục phản đối (PDF)

Mục đích: Chương này thảo luận về việc quản lý hợp đồng mua sắm IT sau khi trúng thầu.

Những điểm chính:

• Quá trình quản lý hợp đồng bắt đầu bằng hồ sơ mời thầu và tiếp tục từ thời điểm trao hợp đồng cho đến khi công việc hoàn thành và được chấp nhận, mọi tranh chấp hoặc điều chỉnh đã được giải quyết, khoản thanh toán cuối cùng đã được thực hiện và hợp đồng được chính thức kết thúc.
• Người quản lý hợp đồng phải hiểu rõ mọi hoạt động được mong đợi ở mình, dựa trên giao thức của cơ quan và liên quan đến tính phức tạp cũng như các yêu cầu của hợp đồng IT cụ thể.
• Người quản lý hợp đồng phải đọc và làm quen với các tài liệu hợp đồng để lập lịch trình hoạt động nhằm đảm bảo sự tuân thủ của cả hai bên trong hợp đồng, nhà cung cấp và cơ quan.
• Một hợp đồng thành công phụ thuộc vào việc quản lý sau khi trao hợp đồng cũng như vào một tuyên bố công việc được viết tốt hoặc các tiêu chuẩn thực hiện nghiêm ngặt.
• Trong trường hợp có bất kỳ khiếu nại và tranh chấp nào phát sinh giữa một trong hai bên trong quá trình thực hiện hợp đồng, việc tiếp cận các tài liệu trong hồ sơ quản lý hợp đồng có thể vô cùng quan trọng. Do đó, điều quan trọng là phải lưu giữ và truy cập được tất cả tài liệu liên quan đến hành động hợp đồng, hiệu suất của nhà cung cấp và hiệu suất của đại lý.

Chương 34 Quản trị hợp đồng IT (PDF)