34.5 Thực hiện việc hủy hợp đồng
34.5.3 Tệp được lưu trữ để lưu giữ
Đạo luật Hồ sơ Công cộng của Virginia yêu cầu các cơ quan phải hợp tác với các chỉ thị và yêu cầu về lưu giữ và xử lý hồ sơ của Thư viện Virginia đối với hồ sơ công cộng. Mục § 42.1-85B của Bộ luật Virginia quy định:
"B. Bất kỳ cơ quan nào có hồ sơ công khai đều phải hợp tác với Thư viện Virginia để tiến hành khảo sát. Mỗi cơ quan phải thiết lập và duy trì một chương trình liên tục, tích cực để quản lý hồ sơ của cơ quan đó một cách tiết kiệm và hiệu quả. Cơ quan có trách nhiệm đảm bảo hồ sơ công khai của mình được bảo quản, duy trì và có thể truy cập trong suốt vòng đời của hồ sơ, bao gồm việc chuyển đổi và di chuyển hồ sơ điện tử thường xuyên khi cần thiết để thông tin không bị mất do phần cứng, phần mềm hoặc phương tiện bị lỗi thời hoặc xuống cấp. Bất kỳ viên chức nhà nước nào chuyển đổi hoặc di chuyển hồ sơ điện tử đều phải đảm bảo rằng đó là bản sao chính xác của hồ sơ gốc. Bản ghi được chuyển đổi hoặc di chuyển sẽ có hiệu lực như bản gốc."
Người quản lý hợp đồng phải đảm bảo rằng tất cả hồ sơ giấy tờ và hồ sơ điện tử liên quan đến hợp đồng và việc quản lý hợp đồng được lưu giữ theo Sổ tay quản lý hồ sơ công cộng của Virginia.
Tìm kiếm trên tài liệu hướng dẫn bằng từ khóa hoặc thuật ngữ thông dụng.