Chương 34 - Quản Lý Hợp Đồng Công Nghệ Thông Tin

34.2.4 Giám sát các sản phẩm bàn giao và chấp nhận

Tùy thuộc vào mức độ phức tạp và giá trị của dự án, chủ doanh nghiệp/quản lý dự án của cơ quan có thể xử lý hoạt động này, có thể chỉ yêu cầu hỗ trợ từ người quản lý hợp đồng hoặc có thể yêu cầu người quản lý hợp đồng xử lý toàn bộ hoạt động này. Nếu hợp đồng, tuyên bố công việc hoặc kế hoạch mốc thời gian của dự án DOE không bao gồm danh sách rõ ràng về tất cả các mục tiêu, ngày đến hạn và yêu cầu nộp, người quản lý hợp đồng phải lập danh sách chính có ngày tháng và tạo lịch để theo dõi hiệu suất thực hiện mục tiêu đúng hạn của nhà cung cấp.

Hợp đồng có thể quy định rằng cơ quan có một số ngày nhất định để chấp nhận các sản phẩm, nếu không chúng sẽ được coi là đã được chấp nhận, điều này có thể gây bất lợi cho dự án hoặc cơ quan. Do đó, điều quan trọng là người quản lý hợp đồng phải giám sát hiệu suất của cả cơ quan và nhà cung cấp.

Nếu hợp đồng yêu cầu phải có thư chuyển giao kèm theo mỗi sản phẩm hoặc yêu cầu cơ quan cung cấp văn bản chấp thuận cho nhà cung cấp đối với mỗi sản phẩm, thì các tài liệu này phải được sao chép vào hồ sơ hợp đồng, có thể là để lưu trữ điện tử hoặc lưu trữ bản cứng. Người nhận và địa điểm giao hàng của cơ quan đối với mỗi sản phẩm bàn giao - dù là sản phẩm (phần cứng hay phần mềm), điện tử, giấy tờ hay dịch vụ - phải được nêu rõ trong hợp đồng. Nếu không, người quản lý hợp đồng chắc chắn sẽ muốn đảm bảo rằng các sản phẩm bàn giao được nộp đúng hạn và được nhận/chấp nhận theo đúng yêu cầu của hợp đồng vì đây là tiêu chí thực hiện hợp đồng thành công của cả hai bên.

Nếu hợp đồng yêu cầu bất kỳ hoạt động vận chuyển và xử lý, trách nhiệm giải trình hoặc nghĩa vụ cụ thể hoặc đặc biệt nào, thì điều này cũng cần được giám sát để đảm bảo tuân thủ. Chức năng phối hợp này cũng có thể được giao cho người quản lý hợp đồng. Nếu không, người quản lý hợp đồng vẫn cần phải theo dõi.

Nếu hợp đồng yêu cầu nhà cung cấp cung cấp các buổi đào tạo hoặc trình bày bản trình diễn "giải pháp" như một phần trong cam kết thực hiện của họ, thì người quản lý hợp đồng có thể chịu trách nhiệm phối hợp địa điểm, nguồn lực, quyền truy cập bảo mật, ngày tháng và chương trình nghị sự cho việc này. Nhà cung cấp có thể yêu cầu các nguồn phương tiện truyền thông đặc biệt.

Người quản lý hợp đồng sẽ được yêu cầu theo dõi các bản phát hành phần mềm mới nếu hợp đồng bao gồm yêu cầu tương tự như sau: "Cung cấp cho tất cả (Cơ quan hoặc Người dùng được ủy quyền) chậm nhất là ngày đầu tiên phát hành chung, các bản sao của Phần mềm và Tài liệu đã sửa đổi để phản ánh mọi cải tiến, bao gồm tất cả các bản phát hành mới, bản nâng cấp và chế độ truy cập, đối với Phần mềm do Nhà cung cấp thực hiện, bao gồm nhưng không giới hạn ở các sửa đổi đối với Phần mềm có thể tăng tốc độ, hiệu quả hoặc cơ sở hoạt động của Phần mềm hoặc bổ sung thêm các khả năng hoặc cải thiện chức năng của Phần mềm theo cách khác". Sản phẩm cụ thể này có thể không được nêu trực tiếp trong tuyên bố công việc hoặc danh sách sản phẩm của hợp đồng, nhưng có thể nằm trong nội dung hợp đồng thực tế. Yêu cầu này có tiêu đề "Bản phát hành mới" nằm trong nội dung mẫu hợp đồng có liên quan của VITA; tức là Phần mềm và Giải pháp.

Nếu sản phẩm được giao trễ, không được chấp nhận hoặc có tranh chấp khác, người quản lý hợp đồng có thể chịu trách nhiệm điều phối việc trao đổi thông tin và giải quyết cần thiết. Nếu không, người quản lý hợp đồng vẫn cần phải biết về mọi hoạt động, thông tin liên lạc và trạng thái của đại lý-nhà cung cấp liên quan đến sản phẩm giao trong trường hợp tình huống này ảnh hưởng đến bất kỳ lĩnh vực nào khác của mối quan hệ hợp đồng và trạng thái. Người quản lý hợp đồng nên lấy bản sao của các giấy tờ có liên quan vì hồ sơ hợp đồng phải bao gồm dữ liệu hỗ trợ đầy đủ về tình huống như vậy.