Chương 29 - Trao Thầu Và Sau Trao Thầu Hợp Đồng Công Nghệ Thông Tin

29.6.2 Cuộc họp khởi động hợp đồng

Cuộc họp khởi động hợp đồng hoặc cuộc họp định hướng là sự tương tác giữa cơ quan và nhà cung cấp được tổ chức ngay sau khi hợp đồng được trao. Nên tổ chức cuộc họp khởi động hợp đồng trong vòng 30 ngày kể từ ngày trao hợp đồng. Những người tham dự nên bao gồm người đứng đầu bộ phận mua sắm của cơ quan mua sắm, người quản lý/quản trị viên hợp đồng, chủ doanh nghiệp/quản lý dự án, người đứng đầu kỹ thuật và đại diện SWaM của cơ quan (và đối với VITA, Điều phối viên IFA, nếu có); người quản lý dự án hoặc tài khoản của nhà cung cấp, người quản lý hợp đồng và nhân viên kỹ thuật chủ chốt; và bất kỳ bên liên quan quan trọng nào khác có vai trò trong việc thực hiện thành công hợp đồng. Mục đích của cuộc họp này là xem xét lại mọi nghĩa vụ theo hợp đồng của cả hai bên, mọi yêu cầu về hành chính và báo cáo, và thảo luận về mọi mối quan hệ, trách nhiệm, giao tiếp và tiêu chí hiệu suất khác được nêu trong hợp đồng. Không phải mọi hợp đồng đều yêu cầu cuộc họp khởi động chính thức quy mô đầy đủ, nhưng sau khi ký kết, mỗi hợp đồng phải kèm theo một cuộc thảo luận để đảm bảo các bên đồng ý về kỳ vọng về hiệu suất, các yêu cầu và các thủ tục hành chính áp dụng theo các điều khoản của hợp đồng. Người đứng đầu bộ phận mua sắm của cơ quan phải đưa ra quyết định xem liệu có cần tổ chức cuộc họp khởi động hay chỉ cần họp qua điện thoại là đủ. Nhân viên tìm nguồn cung ứng và/hoặc mua sắm của VITA sẽ tiến hành các hoạt động này cho các hợp đồng của VITA theo các quy trình nội bộ hiện hành. Đối với những hợp đồng ít phức tạp và có giá trị thấp, bạn có thể gọi điện thoại cho nhà cung cấp để xem xét các điểm chính của hợp đồng. Các yếu tố sau đây có thể được sử dụng để xác định nhu cầu họp chính thức hoặc xem xét qua điện thoại:

• Loại hợp đồng
• Giá trị hợp đồng và tính phức tạp
• Thời hạn hợp đồng, thời gian thực hiện và/hoặc thời gian giao hàng
• Yêu cầu
• Lịch sử mua sắm vật tư hoặc dịch vụ cần thiết
• Chuyên môn/thành tích của nhà cung cấp
• Tính cấp thiết của lịch trình giao hàng
• Kinh nghiệm trước đây của cơ quan với nhà cung cấp
• Bất kỳ yêu cầu thanh toán đặc biệt hoặc bất thường nào
• Tính quan trọng hoặc phức tạp của hợp đồng

Cuộc họp khởi động không nên được sử dụng để thay đổi các điều khoản của hợp đồng mà phải thực hiện những mục đích sau:

• Xem xét các điều khoản và điều kiện hợp đồng
• Xem xét và phối hợp bất kỳ bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm nào được yêu cầu
• Xác định vai trò và trách nhiệm bao gồm người quản lý/quản trị viên hợp đồng của các bên, người quản lý dự án, trưởng nhóm kỹ thuật quan trọng, v.v.
• Tăng cường kỳ vọng về hiệu suất, các phép đo và bất kỳ biện pháp khắc phục nào của hợp đồng
• Xem xét lại bất kỳ thỏa thuận khuyến khích nào
• Tăng cường bất kỳ thỏa thuận hợp tác nào.
• Thảo luận về tiến độ và các mốc quan trọng của dự án.
• Xem xét lại và/hoặc làm rõ các yêu cầu về chức năng và kỹ thuật của hợp đồng bao gồm bất kỳ yêu cầu nào về bảo mật, tính bảo mật, khả năng truy cập IT và/hoặc tuân thủ Mục 508 .
• Yêu cầu báo cáo, nếu có, bao gồm SWaM, doanh số, trạng thái, mức độ dịch vụ, v.v.
• Các thủ tục quản lý hợp đồng áp dụng, bao gồm giao hàng, kiểm tra và chấp nhận các sản phẩm bàn giao, sửa đổi, giám sát hợp đồng và đo lường tiến độ
• Xem xét lại các thủ tục đặt hàng eVA, nếu có
• Xem lại các yêu cầu và thủ tục lập hóa đơn và thanh toán
• Nêu lại tiêu chí giao hàng, kiểm tra và chấp nhận
• Giải thích về giới hạn thẩm quyền của nhân sự hai bên
• Thủ tục leo thang

Sau cuộc họp khởi động, người đứng đầu bộ phận mua sắm phải chuẩn bị một bản ghi nhớ để lưu hồ sơ, nêu chi tiết các hạng mục được đề cập. Nó phải bao gồm các lĩnh vực cần giải quyết, danh sách những người tham gia và đặc biệt là những cá nhân được giao trách nhiệm thực hiện hành động tiếp theo cũng như thời hạn thực hiện những hành động đó. Bản sao của biên bản ghi nhớ phải được gửi đến tất cả những người tham gia.