Chương 29 - Trao Thầu Và Sau Trao Thầu Hợp Đồng Công Nghệ Thông Tin

Đối với các hợp đồng IT do VITA ủy quyền và do một cơ quan cụ thể thực hiện, cơ quan mua sắm có trách nhiệm hoàn thiện hợp đồng và công bố hợp đồng được trao. VITA chịu trách nhiệm hoàn thiện hợp đồng và công bố giải thưởng choVITAcác IT hợp đồng và viễn thông trên toàn tiểu bang và không do ủy quyền. Khi hợp đồng đã sẵn sàng để trao, người đứng đầu bộ phận mua sắm/chuyên gia tìm nguồn cung ứng cần phối hợp các hoạt động sau:

• Hoàn tất hợp đồng.

• Đăng giải thưởng thông qua việc xuất bản trên eVA và, nếu được bầu (tham khảo § 2.2-4303), một tờ báo phát hành rộng rãi. Xem phần 29.5 bên dưới để biết hướng dẫn bổ sung về thông báo trao giải.

• Gửi hai bản gốc có hiệu lực của hợp đồng cuối cùng cho nhà cung cấp để ký. Nhà cung cấp phải luôn ký hợp đồng cuối cùng trước khi cơ quan ký kết.

• Sau khi nhà cung cấp đã ký và trả lại hai bản gốc, hãy xem lại các tài liệu hợp đồng để đảm bảo nhà cung cấp không thực hiện bất kỳ thay đổi nào cần giải quyết, trình bản gốc hợp đồng cho giám đốc điều hành VITA hoặc cơ quan có thẩm quyền để ký, tùy thuộc vào mức đô la hoặc thẩm quyền. Bất kỳ văn bản trao giải nào cũng chỉ có thể được ký và phát hành bởi viên chức có thẩm quyền của cơ quan. Trả lại bản gốc đã thực hiện đầy đủ cho nhà cung cấp.

• Gửi thư hoặc email tới tất cả các nhà cung cấp chưa được trao giải để cảm ơn họ đã tham gia và khuyến khích họ quan tâm trong tương lai. Điều quan trọng là phải chính thức ghi nhận những nỗ lực của các nhà cung cấp không được lựa chọn.