Chương 27 - Hợp Đồng Cấp Phép Và Bảo Trì Phần Mềm

Danh sách dưới đây bao gồm các biện pháp tốt nhất để mua phần mềm có thể mang lại nhiều lợi ích hơn:

• Xác định những gì cần đạt được với phần mềm, nền tảng/môi trường hiện tại và mong muốn cũng như tất cả các kỳ vọng về hiệu suất chức năng và kỹ thuật trong yêu cầu chào hàng và hợp đồng. Vì những điều này phải toàn diện và đầy đủ nên người dùng cuối bị ảnh hưởng phải tham gia vào bất kỳ cuộc thảo luận nào của ủy ban lập kế hoạch dự án và trước khi mua.

• Nhà cung cấp có thể yêu cầu cơ quan chấp nhận các điều khoản cấp phép phần mềm tiêu chuẩn của mình, tuy nhiên, cần phải tiến hành đàm phán cẩn thận. Khối thịnh vượng chung và VITA có thể có các điều khoản bắt buộc và việc chấp nhận các điều khoản tiêu chuẩn của nhà cung cấp có thể khiến Khối thịnh vượng chung gặp rủi ro. Bạn có thể liên hệ để được hỗ trợ đàm phán hợp đồng phần mềm: scminfo@vita.virginia.gov.

• Cố gắng phân bổ các khoản thanh toán dựa trên các sự kiện hoặc mốc quan trọng. Giống như khi làm việc với nhà thầu xây dựng, việc thanh toán mọi thứ cùng một lúc có thể làm giảm đòn bẩy của công ty nếu sau này có vấn đề xảy ra. Cẩn thận lập bản đồ tất cả các khoản thanh toán theo các mốc thời gian, mức độ dịch vụ và/hoặc tiêu chí chấp nhận được xác định rõ ràng và đã đàm phán trước; bao gồm cả ngày giao hàng chính xác.

• Đảm bảo các chính sách và yêu cầu chấm dứt hợp đồng được nêu rõ ràng và bằng văn bản.

• Viết ra mọi thứ. Mặc dù có thể mất nhiều công sức hơn, hãy đưa các yêu cầu về khả năng cung cấp - thông tin cụ thể về chức năng của sản phẩm tại thời điểm nào - vào hợp đồng. Bao gồm hậu quả nếu phần mềm DOE không hoạt động như mong đợi. Thỏa thuận về mức dịch vụ có thể nêu rằng cứ mỗi giờ máy chủ ngừng hoạt động sau 24 giờ, nhà cung cấp sẽ ghi có cho cơ quan $1,000.

• Đừng tự động chấp nhận mức giá đầu tiên mà nhà cung cấp đưa ra. Cơ quan này nên nỗ lực đưa ra mức giá tốt hơn mà không phá vỡ mối quan hệ giữa khách hàng và nhà cung cấp. Nếu mối quan hệ đó không tích cực, một công ty có thể đảm bảo mức giá tốt cho thời hạn hợp đồng đầu tiên, cam kết về một sản phẩm, rồi sau đó chứng kiến mức tăng giá đáng kể trong những năm tiếp theo hoặc đối với các dịch vụ hỗ trợ và bảo trì. Hãy kiên trì trong nỗ lực giảm giá. Nếu nhà cung cấp không thể hoặc không muốn hạ giá, hãy hỏi xem ai trong chuỗi chỉ huy của họ có thẩm quyền đàm phán và làm việc với người đó. Nhắc nhở các nhà cung cấp rằng nếu Khối thịnh vượng chung hoặc cơ quan của bạn áp dụng công nghệ mới, các khách hàng khác của chính quyền tiểu bang hoặc địa phương có thể sẽ làm theo.

• Một cơ quan có thể tận dụng sức mua của mình bằng cách trở thành một phần của nhóm người mua lớn hơn và mua hợp đồng VITA trên toàn tiểu bang. Điều này làm tăng lượng khách hàng tiềm năng của nhà cung cấp và có thể dẫn đến giá thấp hơn.

• Thương lượng hợp đồng nhiều năm để được giảm giá phần trăm. Các cơ quan có thể mong đợi nhận được mức chiết khấu 5% đến 15% so với giá chiết khấu cuối cùng. Hãy cẩn thận không kết hợp chiết khấu nhiều năm với chiết khấu theo số lượng. Chiết khấu nhiều năm và chiết khấu theo số lượng nên được thương lượng riêng và trừ vào giá gốc.

• Hãy rõ ràng về quyền đối với dữ liệu của bạn. Các nhà cung cấp phải chịu ràng buộc bởi thỏa thuận bảo mật. Khi chấm dứt hợp đồng, nhà cung cấp phải trả lại toàn bộ dữ liệu của Khối thịnh vượng chung hoặc cơ quan theo định dạng có thể sử dụng được.

• Đảm bảo rằng giấy phép phần mềm được mua là vĩnh viễn và không bao giờ hết hạn, kể cả khi kết thúc hợp đồng phần mềm, khi phí bảo trì hết hạn hoặc nếu công ty bị mua lại hoặc phá sản.