Chương 27 - Hợp Đồng Cấp Phép Và Bảo Trì Phần Mềm

Để soạn thảo và đàm phán thành công các hợp đồng cấp phép và bảo trì phần mềm, khách hàng phải xác định:

• Tại sao chúng ta cần phần mềm này?
• Phần mềm này nhằm mục đích giải quyết vấn đề kinh doanh nào?

Điều quan trọng là phải hiểu được vấn đề kinh doanh của cơ quan mà phần mềm được mua nhằm mục đích giải quyết. Ví dụ, cơ quan này có đang có kế hoạch xây dựng những địa điểm xa xôi không? Liệu giấy phép hiện tại có đủ cho việc mở rộng không? Người mua phần mềm thu thập càng nhiều thông tin thì hợp đồng càng có thể được tùy chỉnh hiệu quả hơn để bảo vệ lợi ích của cơ quan và Khối thịnh vượng chung.

Đọc kỹ các điều khoản cấp phép. Đảm bảo rằng hợp đồng có quy định những điều sau:

• Điều gì sẽ xảy ra nếu nhu cầu hoặc cơ sở khách hàng của công ty thay đổi/tăng lên/giảm đi?
• Điều gì xảy ra nếu nhà cung cấp thay đổi/phát triển/thu hẹp/biến mất?
• Nếu công nghệ thay đổi thì sao?
• Nếu dự án bị trì hoãn/thay đổi/hủy bỏ thì sao?
• Điều gì sẽ xảy ra với hoạt động kinh doanh liên tục của cơ quan nếu nhà cung cấp có khả năng tự động chấm dứt giấy phép?
• Sẽ thế nào nếu thỏa thuận cấp phép DOE không cho phép các đại lý của cơ quan truy cập vào phần mềm để tiến hành công việc của Khối thịnh vượng chung?
• Cơ quan sẽ bị gián đoạn dịch vụ hoặc hoạt động kinh doanh như thế nào nếu nhà cung cấp yêu cầu kiểm tra giấy phép ngẫu nhiên? Ai là người tiến hành kiểm toán? Ai trả tiền cho việc kiểm toán? Nhà cung cấp có biện pháp khắc phục nào nếu kiểm toán phát hiện cơ quan này không tuân thủ?

Dù mục tiêu kinh doanh của cơ quan khi mua phần mềm là gì thì việc đưa tính linh hoạt vào hợp đồng cấp phép và/hoặc bảo trì phần mềm vẫn có lợi để đảm bảo rằng các giấy phép có thể thích ứng với những thay đổi trong môi trường kỹ thuật thay đổi nhanh chóng.