Chương 26 - Đàm Phán Hợp Đồng Công Nghệ Thông Tin

§ 2.2-4302.2(A)(3) của Bộ luật Virginia nêu rõ một phần: 
3. Đối với hàng hóa, dịch vụ phi chuyên nghiệp và bảo hiểm, việc lựa chọn sẽ được thực hiện giữa hai hoặc nhiều nhà thầu được coi là đủ điều kiện và phù hợp nhất trong số những nhà thầu nộp đề xuất, trên cơ sở các yếu tố liên quan trong Yêu cầu đề xuất, bao gồm cả giá nếu có nêu trong Yêu cầu đề xuất. Trong trường hợp đề xuất về công nghệ thông tin, như được định nghĩa trong § 2.2-2006, cơ quan công không được yêu cầu bên đề xuất nêu trong đề xuất bất kỳ ngoại lệ nào đối với bất kỳ điều khoản trách nhiệm nào có trong Yêu cầu đề xuất. Sau đó sẽ tiến hành đàm phán với từng bên chào hàng được lựa chọn. Bên đề nghị sẽ nêu rõ bất kỳ ngoại lệ nào đối với các điều khoản trách nhiệm pháp lý có trong Yêu cầu đề xuất bằng văn bản khi bắt đầu đàm phán và những ngoại lệ đó sẽ được xem xét trong quá trình đàm phán. Giá cả sẽ được xem xét nhưng không nhất thiết phải là yếu tố quyết định duy nhất hoặc chính. Sau khi tiến hành đàm phán với từng bên chào hàng được chọn, cơ quan công quyền sẽ chọn bên chào hàng mà theo ý kiến của mình là đưa ra đề xuất tốt nhất và có giá trị tốt nhất, rồi trao hợp đồng cho bên chào hàng đó. Khi các điều khoản và điều kiện của nhiều giải thưởng được quy định trong Yêu cầu đề xuất, giải thưởng có thể được trao cho nhiều hơn một bên đề nghị. Nếu cơ quan công quyền xác định bằng văn bản và theo quyết định riêng của mình rằng chỉ có một bên chào hàng đủ điều kiện hoặc một bên chào hàng rõ ràng có trình độ cao hơn những bên khác đang được xem xét thì hợp đồng có thể được đàm phán và trao cho bên chào hàng đó;

Mua sắm thông qua đàm phán là quá trình đi đến sự hiểu biết chung thông qua việc mặc cả các yếu tố của hợp đồng, chẳng hạn như giao hàng, thông số kỹ thuật, giá cả, giảm thiểu rủi ro và phân bổ cũng như các điều khoản và điều kiện. Mối quan hệ giữa các yếu tố này, cùng với quyền sở hữu tài sản trí tuệ, các hệ thống kế thừa hiện có, mục tiêu chiến lược và/hoặc doanh nghiệp của Khối thịnh vượng chung, các yêu cầu về kiến trúc và bảo mật của Khối thịnh vượng chung, bảo vệ dữ liệu và quyền truy cập của người dùng vào phần mềm độc quyền khiến việc đàm phán hợp đồng công nghệ phức tạp hơn so với các hợp đồng không liên quan đến công nghệ.

Một nhà đàm phán hiệu quả phải chuẩn bị kỹ lưỡng và hiểu rõ các yêu cầu về kỹ thuật và kinh doanh, cũng như điểm mạnh và điểm yếu của mình so với bên đàm phán khác. Chỉ thông qua nhận thức về sức mạnh mặc cả tương đối, người đàm phán mới biết được khi nào cần kiên quyết và/hoặc khi nào có thể đưa ra nhượng bộ về giá cả hoặc điều khoản.

Ngoài hiểu biết sâu sắc của các chuyên gia công nghệ và chuyên gia về lĩnh vực (SME), các nhóm đàm phán còn được hưởng lợi từ ý kiến đóng góp của bộ phận pháp lý, mua sắm và/hoặc các đơn vị kinh doanh sẽ sử dụng công nghệ. Các chuyên gia đàm phán cho biết nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến đổ vỡ trong đàm phán hoặc hợp đồng là do một hoặc cả hai bên không xác định rõ ràng phần của mình trong thỏa thuận. Một nhóm đàm phán toàn diện sẽ giúp đảm bảo hợp đồng thành công bằng cách xây dựng chiến lược đàm phán rõ ràng và đầy đủ.

Đàm phán thành công bắt đầu từ khâu chuẩn bị ngay từ đầu quá trình mua sắm, thậm chí trước khi phát triển hồ sơ mời thầu. Một lời chào hàng được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ nêu rõ mọi quy tắc hoặc thủ tục đàm phán mà cơ quan mong đợi các nhà cung cấp tuân theo. Chiến lược này củng cố vị thế đàm phán của Khối thịnh vượng chung.