Chương 25 - Hình Thành Hợp Đồng Công Nghệ Thông Tin

25.8.18 Bảo hành CNTT

Hợp đồng IT phải yêu cầu nhà cung cấp bảo đảm rằng, khi áp dụng cho việc mua sắm, tất cả các thiết bị, phần mềm, hệ thống được cài đặt và dịch vụ đều đáp ứng các yêu cầu hợp đồng. Các nhà cung cấp thường thích từ chối mọi bảo hành ngụ ý về khả năng bán được và tính phù hợp với mục đích sử dụng để ủng hộ các bảo hành sửa chữa hoặc thay thế cụ thể mà ít hoặc không có sự can thiệp của các cơ quan. Để bảo vệ cơ quan, hợp đồng phải khôi phục lại các bảo đảm ngụ ý hoặc tránh các tuyên bố từ chối bảo đảm ngụ ý của nhà cung cấp bằng cách thiết kế một định dạng trao đổi các tuyên bố từ chối bảo đảm của nhà cung cấp thành các bảo đảm rõ ràng cụ thể. Ví dụ, hãy đưa vào ngôn ngữ như "Nếu sản phẩm đó không hoạt động như bảo hành, nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm sửa chữa sản phẩm và nếu nhà cung cấp không làm như vậy, cơ quan có quyền nhận được khoản tín dụng hoặc cứu trợ công bằng từ nhà cung cấp, v.v." Mọi bảo đảm rõ ràng và ngụ ý đều phải được nêu rõ trong hợp đồng.

Hợp đồng phải bao gồm thời hạn bảo hành được nêu rõ bắt đầu sau khi chấp nhận sản phẩm và trước khi bắt đầu bảo trì/hỗ trợ có tính phí. Trong thời gian bảo hành, nhà cung cấp có trách nhiệm khắc phục sự cố và cung cấp một số hỗ trợ mà không tính thêm chi phí cho cơ quan. Thời hạn bảo hành có thể khác nhau. Thông thường, chúng kéo dài mười hai tháng, mặc dù đôi khi cũng có thể ngắn tới ba tháng. Mỗi mẫu hợp đồng VITA đều bao gồm ngôn ngữ bảo hành được điều chỉnh cho phù hợp với loại hình mua sắm cụ thể. Sau khi thời hạn bảo hành hết hạn, các đại lý thường nhận được dịch vụ liên tục thông qua thỏa thuận bảo trì. Dưới đây là một mẫu điều khoản bảo hành:

"Trong thời hạn ______ tháng kể từ ngày Cơ quan chấp nhận Phần mềm/Dịch vụ/Giải pháp đã hoàn thành ("Thời hạn bảo hành"), Nhà cung cấp tuyên bố và bảo đảm rằng Phần mềm/Dịch vụ/Giải pháp đó sẽ tuân thủ mọi yêu cầu đã thỏa thuận. Nếu trong thời gian đó, Cơ quan thông báo cho Nhà cung cấp rằng Phần mềm/Dịch vụ/Giải pháp DOE không tuân thủ các yêu cầu đã thỏa thuận, thì Nhà cung cấp sẽ nhanh chóng khắc phục những điểm không tuân thủ đó mà không tính phí cho Cơ quan. Nếu Nhà cung cấp không khắc phục bất kỳ sự cố, lỗi lập trình hoặc lỗi nào được báo cáo trong Thời gian bảo hành trong vòng ba mươi ngày sau khi nhận được thông báo, Cơ quan có thể ký hợp đồng để bên thứ ba thực hiện công việc đó và Nhà cung cấp sẽ hoàn trả cho Cơ quan chi phí hợp lý cho công việc đó."

Hầu hết các cơ quan sẽ muốn có chế độ bảo hành rộng rãi hơn nhiều so với chỉ bảo hành rằng sản phẩm sẽ tuân thủ mọi yêu cầu đã thỏa thuận và họ sẽ muốn chế độ bảo hành kéo dài sau "thời hạn bảo hành". Điều này đặc biệt đúng trong các hợp đồng mà nhà cung cấp nêu rõ rằng họ không đưa ra bất kỳ bảo đảm nào ngoài những bảo đảm được nêu rõ trong thỏa thuận. Một cơ quan mua sản phẩm hoặc cấp phép phần mềm cũng phải có được bảo đảm từ nhà cung cấp hoặc bên cấp phép rằng công nghệ sẽ không xâm phạm quyền của bất kỳ bên thứ ba nào. Ngoài các bảo đảm rằng sản phẩm và tất cả các bản sửa lỗi và cải tiến sẽ tuân thủ các yêu cầu đã thỏa thuận và sẽ không xâm phạm quyền của bất kỳ bên thứ ba nào, một cơ quan có thể yêu cầu nhà cung cấp bảo đảm rõ ràng để đảm bảo:

• Sản phẩm và tất cả các cải tiến và phiên bản mới sẽ không chứa bất kỳ lỗi nào được biết đến.

• Nhà cung cấp có quyền ký kết hợp đồng và thực hiện các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng.

• Thỏa thuận này là nghĩa vụ pháp lý, có hiệu lực và ràng buộc.

• Nhà cung cấp cũng như nhân viên của nhà cung cấp không phải hoặc đang là đối tượng, trực tiếp hoặc gián tiếp, của bất kỳ lệnh, cuộc điều tra hoặc hành động nào của chính phủ, bao gồm nhưng không giới hạn ở bất kỳ lệnh hoặc hành động nào nhằm thu hồi hoặc từ chối bất kỳ đặc quyền xuất khẩu nào, và nhà cung cấp sẽ thông báo ngay cho cơ quan trong trường hợp nhà cung cấp hoặc bất kỳ nhân viên nào của mình phải chịu bất kỳ lệnh, cuộc điều tra hoặc hành động nào như vậy.

• Phần mềm, dịch vụ hoặc sản phẩm của nhà cung cấp không được vi phạm bất kỳ quyền sở hữu trí tuệ nào của bên thứ ba, bao gồm nhưng không giới hạn ở bằng sáng chế, nhãn hiệu, bản quyền hoặc bí mật thương mại.

• Nhà cung cấp không có nghĩa vụ hoặc hạn chế nào, cũng như sẽ không đảm nhận bất kỳ nghĩa vụ hoặc hạn chế nào có thể gây trở ngại hoặc mâu thuẫn với, hoặc gây ra xung đột lợi ích liên quan đến các dịch vụ là đối tượng của thỏa thuận.

• Việc thực hiện của nhà cung cấp sẽ không vi phạm hoặc xung đột với bất kỳ nghĩa vụ trước đó nào của nhà cung cấp đối với bất kỳ bên nào khác, bao gồm bất kỳ nghĩa vụ nào về bảo mật thông tin mà nhà cung cấp có được trước ngày ký kết thỏa thuận.

• Trừ khi được cơ quan chấp thuận trước, không có thông tin nào mà nhà cung cấp tiết lộ cho cơ quan khi cung cấp các dịch vụ là nội dung của thỏa thuận sẽ được bảo mật đối với nhà cung cấp hoặc bất kỳ bên thứ ba nào.

• Nhà cung cấp, nếu là bên cấp phép, có quyền cấp phép cho phần mềm mà không có bất kỳ ràng buộc hay ràng buộc nào.

• Nhà cung cấp hiện không phải là đối tượng của bất kỳ vụ kiện tụng hoặc khiếu nại đang chờ xử lý nào có thể ảnh hưởng đáng kể đến khả năng thực hiện của nhà cung cấp.

• Mức phí và giá theo giờ được nêu trong Phụ lục/Biểu mẫu là mức giá tốt nhất mà nhà cung cấp cung cấp cho bất kỳ khách hàng nào.

• Phần mềm và tất cả các cải tiến và phiên bản mới sẽ không chứa bất kỳ loại vi-rút máy tính hoặc "chất gây ô nhiễm" nào được biết đến, bao gồm bất kỳ mã hoặc hướng dẫn nào có thể được sử dụng để truy cập, sửa đổi, xóa, làm hỏng hoặc vô hiệu hóa hệ thống máy tính của cơ quan, bao gồm nhưng không giới hạn ở mã bảo mật hoặc mã hết hạn.

• Bên cấp phép từ bỏ và không chịu bất kỳ quyền hoặc biện pháp khắc phục nào mà bên cấp phép có thể có theo luật hoặc công bằng để đơn phương gỡ cài đặt, vô hiệu hóa hoặc lấy lại Phần mềm nếu Bên được cấp phép không thực hiện bất kỳ nghĩa vụ nào của mình theo Thỏa thuận này.

• Trong mọi trường hợp, Bên cấp phép không có quyền cố ý hoặc vô tình chiếm lại Phần mềm bằng phương tiện điện tử bằng các thiết bị "tự trợ giúp". Đối với mục đích của Thỏa thuận này, "tái chiếm hữu" bao gồm nhưng không giới hạn ở việc khóa điện tử hoặc bẫy mìn.

Khi nhà cung cấp kết hợp phần mềm của bên thứ ba vào phần mềm mà họ cấp phép hoặc bán, cơ quan có thể muốn đưa vào điều khoản rằng nhà cung cấp phải có được các bảo hành tương đương từ các bên thứ ba đó và phải chuyển nhượng các bảo hành đó cho cơ quan. Nhà cung cấp cũng phải cam kết hợp tác với cơ quan trong việc thực hiện bất kỳ bảo hành nào như vậy. Thời hạn hoặc thời hạn tồn tại của những bảo hành này thế nào? Trong khi bảo hành về sự phù hợp của phần mềm với các yêu cầu đã thỏa thuận có thể có thời hạn cố định, ví dụ, mười hai tháng, cơ quan có thể muốn bảo hành chống vi phạm kéo dài vô thời hạn.

Hợp đồng IT có thể xác định các mức độ lỗi sản phẩm và xử lý từng mức độ theo cách khác nhau. Ví dụ, hợp đồng có thể định nghĩa "lỗi nghiêm trọng" là lỗi khiến hệ thống không thể thực hiện chức năng kinh doanh quan trọng của cơ quan (như được định nghĩa chi tiết hơn trong thỏa thuận). Ví dụ, hợp đồng có thể quy định rằng nếu cơ quan phát hiện ra lỗi nghiêm trọng trong vòng sáu tháng, thì nhà cung cấp sẽ xử lý lỗi đó theo cách tương tự như xử lý vi phạm. Nói cách khác, nhà cung cấp sẽ sửa đổi hoặc thay thế sản phẩm, đưa ra giải pháp tạm thời hoặc chấm dứt giấy phép và trả cho cơ quan giá trị sổ sách khấu hao của phần mềm. Thỏa thuận có thể quy định rằng bên cấp phép hoặc nhà cung cấp sẽ nỗ lực hết sức để khắc phục mọi lỗi trừ lỗi nghiêm trọng.