Chương 25 - Hình Thành Hợp Đồng Công Nghệ Thông Tin

25.8.16 Tuyên bố công việc của CNTT

Một tuyên bố công việc mạnh mẽ (SOW) phải xác định chính xác, rõ ràng và đầy đủ tất cả các nghĩa vụ của các bên liên quan đến nỗ lực IT sẽ được thực hiện. SOW nêu chi tiết những gì nhà cung cấp đồng ý thực hiện, những gì cơ quan đồng ý thực hiện, hướng dẫn cho nhà cung cấp và các yêu cầu và thông số kỹ thuật, chức năng, hiệu suất và báo cáo của hợp đồng. Tất cả các SOW phải được lập thành văn bản và được chấp thuận trước khi bắt đầu bất kỳ công việc nào. SOW phải là phụ lục của hợp đồng. SOW phải đủ chi tiết để ngay cả người không quen với hợp đồng cũng có thể thấy rõ mọi nội dung có trong hợp đồng và những nội dung không có trong hợp đồng. Vui lòng tham khảo Chương 21, Hợp đồng dựa trên hiệu suất, SOW và SLA và Chương 12, SOW cho Mua sắm IT để thảo luận sâu hơn và biết thông tin chi tiết về cách tạo SOW hiệu quả và đầy đủ. Chương 12 cũng bao gồm liên kết đến mẫu SOW và mẫu Lệnh thay đổi. Một SOW mạnh mẽ phải bao gồm các yếu tố sau, tùy theo yêu cầu mua sắm:

• Một tuyên bố chi tiết về mục đích, mục tiêu hoặc các mục tiêu mà nhà cung cấp sẽ thực hiện.

• Những hạn chế của các dịch vụ được cung cấp.

• Xác định tất cả các tài liệu quan trọng cần nhà cung cấp phát triển và chuyển giao cho cơ quan.

• Yêu cầu báo cáo dự án (ví dụ: trạng thái dự án, trạng thái bán hàng, hàng tháng/hàng quý, mức độ dịch vụ/hiệu suất). Báo cáo bán hàng SWaM và IFA không cần phải được đưa vào SOW nếu chúng nằm ở nơi khác trong tài liệu hợp đồng.

• Danh sách tất cả các sản phẩm có ngày đến hạn và yêu cầu nộp.

• Lịch trình thời gian ước tính và/hoặc các mốc quan trọng cho việc cung cấp sản phẩm/dịch vụ của nhà cung cấp.

• Nếu không phải là hợp đồng dựa trên hiệu suất, hãy đưa vào phương pháp về cách thức cung cấp sản phẩm/dịch vụ.

• Đi lại và đáp ứng các yêu cầu về tham dự.

• Yêu cầu thử nghiệm.

• Tiêu chí hoàn thành/chấp nhận công việc cần thực hiện.

• Bảo trì sẽ được cung cấp.

• Sự hỗ trợ sẽ được cung cấp.

• Yêu cầu về mức độ dịch vụ.

• Tên/Xác định nhân sự nhà cung cấp sẽ được chỉ định, nếu nhân sự cụ thể là quan trọng đối với hợp đồng. (Một số nhà cung cấp cũng có thể yêu cầu phân loại công việc hoặc trình độ kỹ năng của nhân viên.)

• Giờ làm việc của nhà cung cấp cần thiết để hoàn thành mục đích và mục tiêu.

• Thủ tục xuất hóa đơn nếu không có trong hợp đồng.

• Tổng chi phí của nhà cung cấp nếu không được bao gồm trong biểu giá của hợp đồng (có thể trong trường hợp đơn đặt hàng mua mới). Phạm vi công việc phải phân tích chi phí, bao gồm cả tỷ lệ thanh toán. Chia các dịch vụ của nhà cung cấp thành các nhiệm vụ hoặc đơn vị tính phí như bảng giá thiết bị hoặc vật tư hoặc danh sách giá theo giờ cho các dịch vụ.

• Các yêu cầu về an toàn, quyền riêng tư và trả lại dữ liệu, tính bảo mật, kiểm toán và trách nhiệm pháp lý nếu không có trong hợp đồng.

• Danh sách các thông số kỹ thuật cần thiết và bất kỳ chứng chỉ hoặc giấy phép chuyên môn nào của nhà cung cấp.

• Địa điểm thực hiện (cơ quan tại chỗ, địa điểm nhà cung cấp, khác)

• Giờ làm việc đặc biệt, nếu có.

• Trách nhiệm của cơ quan như cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho việc thực hiện của nhà cung cấp và thông tin, dữ liệu, tài liệu để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện của nhà cung cấp.

• Bất kỳ yêu cầu bảo mật đặc biệt nào; ví dụ, truyền dữ liệu, tiếp cận cơ sở của chính phủ, v.v.

Mẫu Tuyên bố công việc và Mẫu Lệnh thay đổi Tuyên bố công việc có sẵn tại https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-tools/.