Chương 25 - Hình Thành Hợp Đồng Công Nghệ Thông Tin

25.7.2 Yêu cầu đối với các hoạt động mua sắm của cơ quan lớn và được ủy quyền

Các cơ quan mong muốn được CIO chấp thuận để cấp hợp đồng IT (hoặc chào hàng) phải bao gồm các yếu tố tối thiểu được hiển thị trong bảng tính có tiêu đề "Yêu cầu hợp đồng tối thiểu VITA đối với các dự án công nghệ "lớn" và mua sắm được ủy quyền" có trong Phụ lục A, bằng cách nhấp vào liên kết đến trang web VITA SCM phù hợp.

Sổ tay hướng dẫn này là kết quả của chỉ thị được cung cấp trong § 2.2-2012 "A. CIO sẽ xây dựng các chính sách, tiêu chuẩn và hướng dẫn cho việc mua sắm công nghệ thông tin ở mọi khía cạnh", do đó, các điều khoản trong Sổ tay nhà cung cấp của Sở Dịch vụ chung Virginia, Sở Mua sắm và Cung ứng DOE không áp dụng cho các hợp đồng IT . Khi VITA ủy quyền cho một cơ quan để mua sắm công nghệ, bất kỳ ngôn ngữ nào xung đột với hướng dẫn này đều phải bị xóa khỏi các tài liệu hợp đồng của cơ quan đó.

Các cơ quan tiến hành mua sắm "rủi ro cao", theo định nghĩa tại § 2.2-4303.01 của Bộ luật Virginia, phải gửi cả thông báo mời thầu và hợp đồng kết quả cho VITA và đại diện Văn phòng Tổng chưởng lý (OAG) của cơ quan để xem xét các điều khoản và điều kiện. Việc xem xét sẽ được tiến hành trong vòng 30 ngày làm việc và sẽ bao gồm việc đánh giá mức độ tuân thủ luật tiểu bang hiện hành của hợp đồng cũng như đánh giá tính phù hợp của các điều khoản và điều kiện của hợp đồng. Việc xem xét cũng sẽ đảm bảo đưa vào các số liệu đánh giá hiệu suất riêng biệt và có thể đo lường được, cũng như các hình phạt và ưu đãi, sẽ được sử dụng trong trường hợp các số liệu đánh giá hiệu suất của hợp đồng không được đáp ứng.

Các cơ quan phải liên hệ với bộ phận Quản lý chuỗi cung ứng (SCM) của VITA theo địa chỉ: scminfo@vita.virginia.gov trong giai đoạn lập kế hoạch hợp đồng trước khi trao hợp đồng rủi ro cao. SCM sẽ hỗ trợ cơ quan trong việc chuẩn bị và đánh giá hợp đồng, xác định và chuẩn bị các số liệu đánh giá hiệu suất và điều khoản thực thi cần thiết.

VITA khuyến nghị rằng tất cả các yêu cầu chào hàng và hợp đồng được gửi tới VITA hoặc CIO để xem xét và phê duyệt, hoặc được chuyển giao cho cơ quan mà không cần sự chấp thuận của VITA hoặc CIO phải bao gồm các đặc điểm sau để cải thiện thời gian xử lý cho cơ quan:

• Không có lỗi đánh máy, lỗi chính tả và lỗi định dạng.

• Không trùng lặp và sử dụng ngôn ngữ/thuật ngữ mâu thuẫn.

• Bao gồm tất cả các điều khoản bắt buộc theo yêu cầu của Bộ luật Virginia và bất kỳ yêu cầu chuyển tiếp nào của Liên bang.

• Bao gồm tất cả các tài liệu trình bày tạo nên toàn bộ hợp đồng.

• Nếu cần thiết, hãy yêu cầu đại diện OAG của cơ quan đó xem xét lại.

• Nộp dưới dạng điện tử theo định dạng Microsoft Word cho đại diện PMD hiện tại của cơ quan.

• Tất cả các yêu cầu chào hàng và hợp đồng được gửi đến VITA để xem xét phải bao gồm phiên bản ma trận do cơ quan hoàn thành trong Phụ lục A, dưới dạng một tài liệu riêng biệt với hợp đồng để tạo điều kiện cho VITA xem xét.

Ngoài ra, tất cả các hợp đồng cuối cùng yêu cầu sự chấp thuận của CIO phải được đại diện OAG của cơ quan xem xét trước khi nộp cho VITA. Các cơ quan có thể nhận được sự hỗ trợ trong việc xây dựng hợp đồng công nghệ bằng cách gửi email yêu cầu tới: scminfo@vita.virginia.gov.