Chương 25 - Hình Thành Hợp Đồng Công Nghệ Thông Tin

25.2.0 Lời đề nghị

Một lời đề nghị là sự thể hiện thiện chí ký kết hợp đồng với ý định rằng lời đề nghị đó sẽ có hiệu lực ràng buộc đối với bên đưa ra lời đề nghị (nhà cung cấp) ngay khi được bên nhận được lời đề nghị (cơ quan) chấp nhận. Một lời đề nghị cho phép cơ quan có khả năng lập hợp đồng bằng cách chấp nhận hợp lý.

Lời đề nghị sẽ không có hiệu lực cho đến khi cơ quan nhận được. Nếu lời đề nghị có quy định thời gian cụ thể để chấp nhận thì mọi nỗ lực chấp nhận sau khi thời gian đó kết thúc sẽ không thành công. Thay vào đó, cơ quan này sẽ được coi là đã đưa ra lời phản hồi mà nhà cung cấp ban đầu có thể chấp nhận hoặc từ chối. Nhìn chung, thời gian chấp nhận lời mời bắt đầu tính từ thời điểm công ty nhận được lời mời. Nếu có sự chậm trễ trong việc cung cấp lời đề nghị và cơ quan biết về sự chậm trễ này, thì suy luận thông thường là thời gian được tính từ ngày cơ quan nhận được lời đề nghị trong những trường hợp hợp lý. Nếu không nêu rõ thời gian cụ thể mà cơ quan phải chấp nhận, thì được coi là nhà cung cấp có ý định giữ lời đề nghị trong một khoảng thời gian hợp lý, được xác định dựa trên bản chất của hợp đồng được đề xuất, các giao dịch trước đó, tập quán thương mại và các tình huống khác mà cơ quan biết hoặc cần biết.

Hầu hết các lời mời chào của Khối thịnh vượng chung đều yêu cầu một lời đề nghị (giá thầu hoặc đề xuất) phải có hiệu lực trong vòng 90 đến 120 ngày sau ngày hết hạn của giá thầu hoặc đề xuất. Khung thời gian này phải phù hợp với thời gian dự kiến để cơ quan tiến hành đánh giá, chuẩn bị tài liệu hợp đồng cũng như bất kỳ giai đoạn tiền trao giải nào bao gồm ủy ban chỉ đạo, đánh giá của Văn phòng Tổng chưởng lý (OAG), Dịch vụ giám sát đám mây doanh nghiệp VITA (ECOS), đánh giá hợp đồng rủi ro cao của VITA và/hoặc CIO hoặc Thư ký hành chính trong những tình huống đặc biệt và phê duyệt và tiếp nhận bất kỳ ngân sách nào đang chờ xử lý.