Chương 24 - Yêu Cầu Chào Hàng Và Đàm Phán Cạnh Tranh

Bước chân # 

Quá trình  

1. Gặp gỡ khách hàng để xác định nhu cầu của họ. Thành công DOE trông như thế nào? Ai sẽ tham gia ET? Thảo luận sơ bộ về mốc thời gian. 

 √

2. Tiến hành phân tích thị trường để nhận biết các sản phẩm/dịch vụ/giải pháp có thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh hoặc                nhu cầu công nghệ. Thực hiện phân tích mua vào so với tự sản xuất. Ước tính chi phí đầu tư dự án bao gồm chi phí đầu tư RFP. 

√ 

3. Phân tích các hợp đồng toàn tiểu bang của VITA để xác định xem nhu cầu kinh doanh hoặc công nghệ có thể được đáp ứng thông qua việc mua hàng từ các hợp đồng toàn tiểu bang hay không. Hợp đồng toàn tiểu bang thường có giá thấp hơn hợp đồng của từng cơ quan cụ thể. Nếu không có hợp đồng nào trên toàn tiểu bang, hãy tiếp tục với Bước 3. 

√ 

4.  Có thể thành lập một ủy ban chỉ đạo điều hành để hỗ trợ bất kỳ dự án nào do chủ doanh nghiệp quyết định; tuy nhiên, đối với các dự án IT lớn và hoạt động mua sắm của doanh nghiệp lớn, sẽ cần phải thành lập một ủy ban chỉ đạo điều hành. Ủy ban chỉ đạo điều hành thường bao gồm các chủ doanh nghiệp và giám đốc điều hành. Ủy ban chỉ đạo điều hành sẽ đóng vai trò cố vấn và có thể hỗ trợ phát triển các nhu cầu và yêu cầu kinh doanh. Ủy ban chỉ đạo điều hành sẽ không tham gia vào quá trình đánh giá. 

5. Xác định xem dự án có phù hợp với RFP dựa trên giải pháp hay không. Nếu quyết định là “có”, RFP phải bao gồm ngôn ngữ nêu rõ “Đây là RFP có giá trị tốt nhất, dựa trên giải pháp”.  

√ 

6. Tạo bản tóm tắt về dự án mua sắm/nhóm đánh giá, trong đó ghi rõ: vai trò và trách nhiệm của các thành viên, làm rõ vai trò của SPOC với tư cách là đơn vị chủ trì, liên hệ và điều phối, và có được các tuyên bố về xung đột lợi ích đã ký.  

√ 

7. Xác định xem hoạt động mua sắm có phù hợp để dành riêng cho các doanh nghiệp nhỏ được DSBSD chứng nhận hay không và các rào cản và hạn chế có được loại bỏ để khuyến khích sự tham gia của họ hay không. 

√ 

8. Phát triển một tuyên bố rõ ràng và thống nhất về mục đích của RFP. Điều này phải phù hợp với bất kỳ điều lệ/tuyên bố sứ mệnh lập kế hoạch dự án nào mà chủ doanh nghiệp đã xây dựng trước đó khi làm việc với ban quản lý dự án VITA ITIB (tức là ProSight). Xây dựng phác thảo cấp cao về RFP và yêu cầu nhóm đánh giá/dự án mua sắm xem xét. 

√ 

9. Phát triển lịch trình cho RFP. Tham khảo phụ lục G. 

√ 

10. Phát triển các yêu cầu về giải pháp hoặc các thông số kỹ thuật cần thiết theo hướng dẫn của Chương 8, Mô tả nhu cầu: Thông số kỹ thuật và yêu cầu. 

√ 

11. Thiết lập các tiêu chí đánh giá bao gồm các định nghĩa rõ ràng, súc tích cho từng tiêu chí được cung cấp để tạo điều kiện cho nhóm hiểu biết, bằng cách sử dụng các hướng dẫn được nêu trong chương này. Đối với tất cả các hợp đồng vượt quá $100,000 , cần phải có Kế hoạch mua sắm nhà cung cấp và thầu phụ. Thiết lập tiêu chí đánh giá trọng số. 

√ 

12. Phát triển kế hoạch chấm điểm đánh giá giải thích cách các đề xuất sẽ được đánh giá với nhóm đánh giá. 

√ 

13. Xác định các mốc quan trọng và mục tiêu của dự án để thiết lập số liệu đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp và/hoặc thanh toán. 

√

14. Xác định bất kỳ rủi ro nào về kỹ thuật, chức năng, bảo mật, bí mật, bảo vệ dữ liệu, chi phí hoặc lịch trình cần được giải quyết do phát triển các yêu cầu, thông số kỹ thuật và mốc quan trọng trong RFP hoặc xác định xem nhà cung cấp có nên được yêu cầu xác định bất kỳ rủi ro nào liên quan đến giải pháp của họ hay không, bao gồm cả chi phí. Tất cả các bên liên quan đến mua sắm nên hợp tác và trao đổi để thu hẹp khoảng cách trong RFP (tức là, mua sắm, quản lý dự án/chủ doanh nghiệp, nhân viên an ninh thông tin, các doanh nghiệp vừa và nhỏ về mặt chức năng/kỹ thuật). 

√ 

15. Sử dụng mẫu RFP của VITA, nhân viên tìm nguồn cung ứng của VITA sẽ phát triển tài liệu RFP theo các hướng dẫn được nêu trong chương này. Các cơ quan khác nên sử dụng mẫu riêng của họ và ma trận Yêu cầu hợp đồng tối thiểu của VITA đối với các dự án công nghệ "lớn" có trên trang web của SCM tại vị trí này trong phần Biểu mẫu: https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/ cho đến khi họ được VITA đào tạo về mẫu RFP và hợp đồng của VITA. VITA SCM có thể cung cấp thêm các điều khoản và điều kiện SaaS hoặc ASP. Có thể nhận được tư vấn và đánh giá từ VITA SCM bằng cách liên hệ scminfo@vita.virginia.gov.  

√ 

16. Xác định xem hội nghị trước khi đề xuất có được tổ chức hay không và liệu sự tham dự của nhà cung cấp sẽ là tùy chọn hay bắt buộc. Bao gồm thông tin về hội nghị tiền đề xuất trong RFP. Hội nghị tiền đề xuất có thể được tổ chức thông qua hình thức hội nghị truyền hình. 

√ 

17. Hoàn thiện RFP với nhóm đánh giá/dự án mua sắm. Xem lại tài liệu RFP để đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu cần thiết và cụ thể đều được đưa vào. Thiết lập ngày nộp đề xuất. 

√ 

18. Xin phê duyệt của CIO nếu cần (tham khảo Chương 1 của hướng dẫn, Mục đích và Phạm vi của VITA.) 

√ 

19. Phát hành RFP. Đăng RFP trong tối thiểu 10 ngày tại eVA. Việc đăng thông báo về RFP trên một tờ báo phát hành rộng rãi ở khu vực nơi hợp đồng sẽ được thực hiện là tùy chọn. Hãy cân nhắc thời gian phản hồi dài hơn đối với các hoạt động mua sắm phức tạp hơn để đảm bảo phản hồi được chu đáo và toàn diện. 

√

20. Trả lời các câu hỏi từ nhà cung cấp. Tiến hành hội nghị tiền đề xuất tùy chọn hoặc hội nghị truyền hình, được chuẩn bị với sự tham gia đầy đủ của các thành viên nhóm dự án để trả lời các câu hỏi của nhà cung cấp. Đăng câu trả lời trong eVA.

√ 

21. Sửa đổi RFP nếu cần. Sau khi sửa đổi trong eVA. 

√

22. Nhận đề xuất. 

√

23. Đánh giá các đề xuất bằng cách sử dụng các tiêu chí đánh giá và trọng số được cung cấp trong RFP.  

√ 

24. Tổ chức phiên chấm điểm và loại trừ ban đầu. 

√ 

25. Tiến hành bất kỳ buổi trình diễn, thuyết trình hoặc làm rõ nào tại chỗ của nhà cung cấp. 

√ 

26. Chọn hai hoặc nhiều nhà cung cấp được coi là đủ điều kiện nhất và phù hợp nhất dựa trên đánh giá. 

27. Tiến hành đàm phán và hoàn thiện hợp đồng. 

√ 

28. Nhận bất kỳ đánh giá/phê duyệt nào được yêu cầu (CIO, OAG, khác) 

√ 

29. Hợp đồng trao giải thưởng. 

30. Chuẩn bị một hồ sơ mua sắm hoàn chỉnh.  

√  

31. Đăng thông báo về việc trao hợp đồng trong eVA. 

32.  Trong trường hợp có Thông báo về ý định, hồ sơ mua sắm vẫn được mở để kiểm tra trong 10 ngày sau khi trao giải. 

√ 

33. Tạo điều kiện thuận lợi cho danh mục eVA. 

√