Phụ lục B: Danh sách kiểm tra các vấn đề cần giải quyết trước và trong quá trình chuẩn bị RFP
|
Số phát hành |
Các vấn đề/câu hỏi cần giải quyết | Đúng | Không có |
|---|---|---|---|
| 1 | Cơ quan này có chấp nhận rằng chúng ta phải sử dụng phương pháp "giá trị tốt nhất" trong quá trình mua lại này không? | ||
| 2 | Cơ quan có đưa các yêu cầu và liên kết vào RFP cho các PSG ITRM theo yêu cầu của VITA về Bảo mật, Tiêu chuẩn dữ liệu, Kiến trúc doanh nghiệp và khả năng truy cập IT và tuân thủ Mục 508 không? Những yêu cầu này sẽ ảnh hưởng như thế nào đến các thông số kỹ thuật/yêu cầu trong RFP? Kế hoạch khẩn cấp hoặc dự phòng cho hàng hóa hoặc dịch vụ dự phòng là gì? | ||
| 3 | Cơ quan này có xác định bất kỳ hạn chế nào đối với tính linh hoạt của RFP do nguồn tài trợ toàn phần hoặc một phần của liên bang không? | ||
| 4 | Cơ quan này có xem xét các mục tiêu chiến lược của Khối thịnh vượng chung và đảm bảo không có xung đột tiềm ẩn nào không? | ||
| 5 | Cơ quan đã xem xét tất cả các hệ thống cũ và yêu cầu về giao diện sẽ bị ảnh hưởng bởi dự án này và tính đến mọi rủi ro liên quan chưa? Những mối quan hệ mang tính hệ thống này có được xác định rõ ràng trong RFP không? | ||
| 6 | Liệu đây có phải là hoạt động mua sắm phù hợp để chỉ định dành riêng cho các doanh nghiệp nhỏ được DSBSD chứng nhận, bao gồm các doanh nghiệp nhỏ do phụ nữ, người dân tộc thiểu số và cựu chiến binh khuyết tật cũng như các doanh nghiệp siêu nhỏ hay không? Cơ quan này đã phân tích tác động của quy trình RFP đối với các doanh nghiệp nhỏ này để loại bỏ rào cản và hạn chế chưa? Liệu RFP có thể được xây dựng để thúc đẩy sự tham gia của các doanh nghiệp nhỏ vào giải pháp này không? Liệu nhà cung cấp có thể thành lập một liên minh các nhà cung cấp nhỏ hơn để nộp một đề xuất nhằm đáp ứng Yêu cầu đề xuất hay không? RFP có bao gồm yêu cầu nộp Kế hoạch mua sắm nhà cung cấp và thầu phụ không? | ||
| 7 | Cơ quan đã xác định xem có thể sử dụng nhà thầu phụ hay không? Chúng sẽ được xác định như thế nào? Yêu cầu báo cáo đối với hợp đồng phụ là gì? | ||
| 8 | Tránh làm giảm giá trị thương hiệu. Trong RFP PC, tên thương hiệu không được phép sử dụng trong thông số kỹ thuật. Thiết bị của dự án có bắt buộc phải là thương hiệu cụ thể hay chỉ cần tương đương là đủ? RFP có cho phép nhà cung cấp đề xuất nhiều phương án để cung cấp giải pháp cho cùng một yêu cầu chức năng không? Nếu vậy, RFP phải nêu rõ rằng nhóm đánh giá sẽ xem xét đầy đủ từng phương án trước khi đánh giá toàn bộ đề xuất. | ||
| 9 | Khách hàng đã phân tích các vấn đề tiềm ẩn về quản lý nhà cung cấp và quản lý hợp đồng nếu hợp đồng được cung cấp cho nhiều nhà cung cấp chưa? | ||
| 10 | Rủi ro mất mát – Các yêu cầu về bảo hiểm (tức là lỗi và thiếu sót, trách nhiệm an ninh mạng) và trái phiếu bảo lãnh hoặc thực hiện của dự án là gì? Trái phiếu thường không được sử dụng cho mục đích mua sắm IT . | ||
| 11 | Cơ quan đã thiết lập các tiêu chí đánh giá và trọng số khách quan cũng như xây dựng thang điểm đánh giá chưa? Các tiêu chí phải được cung cấp cho bên đấu thầu trong RFP hoặc thông qua sửa đổi trước ngày hết hạn nộp đề xuất. | ||
| 12 | Nếu RFP có chứa quy trình SOW thì SOW đã được xác định chưa? Mẫu SOW đã được chuẩn bị chưa? | ||
| 13 | Loại hợp đồng nào sẽ được sử dụng và những điều khoản và điều kiện nào có thể thương lượng hoặc không thể thương lượng? Có điều khoản và điều kiện đặc biệt nào IT hoặc liên bang cần phải đưa vào và có thể thương lượng được không? Có điều khoản bảo vệ/truy cập/bảo mật/sao lưu dữ liệu đặc biệt nào cần được đưa vào để phù hợp với các yêu cầu không? Nếu đây là hoạt động mua sắm Phần mềm dưới dạng Dịch vụ (SaaS), thì liệu CIO và DOE đã đưa ra các phê duyệt cần thiết để RFP giải quyết đầy đủ các yêu cầu của SaaS và bao gồm các điều khoản và điều kiện của SaaS hay chưa? | ||
| 14 | Cơ quan đã lập kế hoạch về cách thức triển khai dự án, các mục tiêu và mốc quan trọng mà nhà cung cấp phải đạt được chưa? | ||
| 15 | Thông số kỹ thuật về hóa đơn và thanh toán là gì? Thanh toán có liên quan đến việc giao hàng hay mốc quan trọng không? Có nên đưa việc giữ lại tiền thanh toán như một biện pháp khuyến khích nhà cung cấp và bảo vệ cơ quan không? Có giảm giá/phạt nếu không giao hàng hoặc không đạt mục tiêu không? | ||
| 16 | Nhà cung cấp sẽ cần cung cấp những gì để lưu trữ hồ sơ và báo cáo? Cần báo cáo những gì, báo cáo thường xuyên như thế nào và báo cáo cho ai? | ||
| 17 | Cơ quan có thiết lập các số liệu và biện pháp đánh giá hiệu suất rõ ràng và đầy đủ để đưa vào hợp đồng nhằm đánh giá mức độ thành công của dự án và hiệu suất của nhà cung cấp hay không? Hợp đồng có bao gồm tiêu chuẩn về giá cả và/hoặc hiệu suất không? | ||
| 18 | Những thay đổi nào về hiệu suất và/hoặc thông số kỹ thuật hợp đồng sẽ yêu cầu sửa đổi hợp đồng chính thức? Liệu có bất kỳ khung thời gian thực hiện và/hoặc thanh toán nào tiếp tục sau thời hạn hợp đồng hay không và nếu có, chúng sẽ được quản lý như thế nào? | ||
| 19 | Yêu cầu của cơ quan đối với nhà quản lý hợp đồng và/hoặc dự án là gì? | ||
| 20 |
Chúng tôi đã giải quyết và bao gồm những điều sau chưa:
|
||
| 21 | Nhà cung cấp phải xuất trình bằng chứng về bảo hiểm bồi thường cho người lao động và các loại bảo hiểm khác. | ||
| 22 |
Chúng ta đã tiến hành đánh giá chất lượng để loại bỏ sự trùng lặp, ngôn ngữ/thuật ngữ xung đột và các tuyên bố/yêu cầu mơ hồ chưa?
|
||
| 23 | Chúng tôi đã bao gồm tất cả các yêu cầu của Bộ luật Virginia để xác định xem hoạt động mua sắm/dự án có được chỉ định là chào hàng/hợp đồng Rủi ro cao theo § 2.2-4303.01 hay không? |
Tìm kiếm trên tài liệu hướng dẫn bằng từ khóa hoặc thuật ngữ thông dụng.