Chương 24 - Yêu Cầu Chào Hàng Và Đàm Phán Cạnh Tranh

24.9.1 Hủy bỏ một lời mời chào

Lời mời thầu, Yêu cầu đề xuất, bất kỳ lời chào hàng nào khác hoặc bất kỳ và tất cả các giá thầu hoặc đề xuất đều có thể bị hủy bỏ hoặc từ chối. Khi hủy một lời chào hàng bằng văn bản không được tạo trong eVA, tất cả các nhà cung cấp đã nhận được lời chào hàng phải được thông báo và thông báo phải được đăng công khai. Khi hủy yêu cầu Báo giá nhanh trong eVA, văn phòng mua hàng không bắt buộc phải thông báo cho nhà cung cấp về việc hủy bỏ. Khi hủy một yêu cầu đấu thầu điện tử trong eVA, việc hủy sẽ được thực hiện thông qua eProcurement, việc này sẽ cập nhật thông tin đăng trên VBO Buyer. Tất cả các nhà cung cấp cao cấp đã đăng ký mã hàng hóa được sử dụng để chào hàng sẽ được tự động thông báo. Các nhà cung cấp khác có thể xem trạng thái của lời chào hàng trong VBO để biết rằng lời chào hàng đã bị hủy. Nếu thông báo chào hàng được đăng trên VBO, thì văn phòng mua hàng phát hành phải hủy thông báo chào hàng đó bằng cách sử dụng VBO Buyer để thông báo cho các nhà cung cấp về thông báo chào hàng đã hủy. Lý do hủy bỏ phải được ghi lại và đưa vào hồ sơ hợp đồng. Một cơ quan công không được hủy bỏ hoặc từ chối một Lời mời thầu, một Yêu cầu đề xuất, bất kỳ lời chào hàng, giá thầu hoặc đề xuất nào khác chỉ để tránh trao hợp đồng cho một nhà thầu hoặc bên đưa ra đề xuất có trách nhiệm và phản hồi cụ thể (Bộ luật Virginia, § 2.2-4319). Nhân viên chịu trách nhiệm mở thầu hoặc đề xuất phải được thông báo về việc hủy bỏ để tránh trường hợp phản hồi bị mở ra một cách vô tình. […] Nếu chương trình bị hủy sau khi tiếp nhận và mở thầu hoặc đề xuất, các tài liệu gốc vẫn sẽ là một phần của hồ sơ giao dịch mua sắm.  

Người đấu thầu hoặc Người chào hàng phải được thông báo bằng văn bản rằng chương trình đã bị hủy và các đề xuất trùng lặp, nếu có, sẽ bị hủy trừ khi Người chào hàng yêu cầu trả lại (APSPM https://dgs.virginia.gov/procurement/policy-consulting--review/policy/).