24.8 Các sự kiện có thể xảy ra trong thời gian đăng bài
24.8.1 Hội nghị trước khi đề xuất
Khi PPT quyết định tổ chức hội nghị tiền đề xuất hoặc hội nghị truyền hình, hội nghị này sẽ được tổ chức trước ngày nộp đề xuất. Hội nghị mở cửa cho tất cả nhà cung cấp. Nên khuyến cáo rằng không nên chỉ định hội nghị tiền đề xuất là bắt buộc trừ khi thực sự quan trọng, vì nó có thể khiến các nhà cung cấp nản lòng khi phản hồi RFP. Hội nghị có thể được tổ chức trực tiếp tại địa điểm đã chọn hoặc thông qua hội nghị truyền hình hoặc các công nghệ họp khác có sẵn mà tất cả nhà cung cấp quan tâm đều có thể sử dụng. SPOC lên lịch và điều phối mọi hội nghị trước khi đề xuất. Lời mời tham dự hội nghị trước khi đề xuất có thể giới hạn số lượng người tham dự cho mỗi nhà cung cấp. Các thành viên PPT thống nhất vai trò cụ thể trong việc trả lời các câu hỏi trong hội nghị.
- SPOC: SPOC có thể yêu cầu các nhà cung cấp nộp các câu hỏi bằng văn bản ít nhất ba ngày làm việc trước hội nghị tiền đề xuất. SPOC sẽ liên hệ với các thành viên PPT và thu thập phản hồi cho tất cả các câu hỏi được gửi đến để trình bày tại hội nghị tiền đề xuất. SPOC sẽ thực hiện các công tác chuẩn bị cần thiết và chủ trì hội nghị tiền đề xuất.
- Các doanh nghiệp vừa và nhỏ và chủ doanh nghiệp: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ và chủ doanh nghiệp phải trả lời các câu hỏi do nhà cung cấp gửi bằng văn bản thông qua SPOC một cách kịp thời trong thời gian đăng bài.
- Nhà cung cấp: Nhà cung cấp phải thông báo cho SPOC về ý định tham dự và gửi câu hỏi trước khi tham dự hội nghị. Khi áp dụng, sản phẩm sẽ là một hội nghị tiền đề xuất đã hoàn tất, trong đó tất cả các nhà cung cấp đều nhận được câu trả lời có ghi chép cho mọi câu hỏi đã gửi.
- PPT: PPT nên nỗ lực hết sức để tạo ra sân chơi bình đẳng cho tất cả các nhà cung cấp bằng cách cung cấp quyền tiếp cận thông tin bình đẳng. PPT nên tận dụng hội nghị tiền đề xuất để nhấn mạnh tầm quan trọng của SPOC trong toàn bộ quá trình mua sắm.
Tìm kiếm trên tài liệu hướng dẫn bằng từ khóa hoặc thuật ngữ thông dụng.