Chương 24 - Yêu Cầu Chào Hàng Và Đàm Phán Cạnh Tranh

24.5.5 Chuẩn bị tiêu chí đánh giá và quy trình đánh giá

PPT và/hoặc ET tạo ra các tiêu chí đánh giá được sử dụng để xem xét và đánh giá các phản hồi đề xuất với mục đích thu thập dữ liệu cần thiết để thống nhất lựa chọn trong một môi trường công bằng và cạnh tranh. Tiêu chí đánh giá được sử dụng để đánh giá các đề xuất bao gồm các yếu tố phản ánh các lĩnh vực quan trọng đối với một cơ quan trong quyết định lựa chọn của mình.

Thông qua các yếu tố đánh giá, ET có thể đánh giá điểm tương đồng, khác biệt, điểm mạnh và điểm yếu của các đề xuất cạnh tranh và cuối cùng, sử dụng đánh giá đó để đưa ra quyết định lựa chọn nguồn hợp lý. Một chương trình đánh giá tích hợp tốt sẽ mang lại tính nhất quán, kỷ luật và tính hợp lý cho quá trình lựa chọn nguồn. Việc đánh giá sẽ dựa trên các yếu tố đánh giá được nêu trong RFP. Các yếu tố không được nêu trong RFP sẽ không được xem xét khi xác định lựa chọn nhà cung cấp.

Tiêu chí đánh giá bằng văn bản có thể đo lường được và khách quan sẽ được sử dụng làm tiêu chuẩn để đánh giá các đề xuất. Chuyển đổi các mục tiêu “cảm thấy tốt” thành các tiêu chí có thể quan sát và đo lường được. Việc xác định tiêu chí đánh giá trước khi xây dựng RFP và điều chỉnh RFP xung quanh tiêu chí đánh giá sẽ đảm bảo việc xem xét đề xuất được nhanh chóng. Tất cả các thành viên PPT và/hoặc ET phải đồng ý với trọng số được chỉ định trong ma trận đánh giá.

Tiêu chí đánh giá phải được hoàn thành trước khi đăng tải RFP. Trong trường hợp hệ thống tính điểm số được sử dụng trong quá trình đánh giá đề xuất, giá trị điểm được chỉ định cho từng tiêu chí đánh giá sẽ được đưa vào RFP hoặc được niêm yết tại địa điểm được chỉ định để niêm yết thông báo mua sắm công khai trước ngày và giờ đến hạn nhận đề xuất. Xem Mục 2.2- 4302.2(A)(3) của Bộ luật Virginia. Nhân viên mua sắm cần lưu ý đến số lượng tiêu chí đánh giá và đảm bảo rằng các tiêu chí chính, chẳng hạn như kinh nghiệm của nhà cung cấp, được đánh giá phù hợp.

Tiêu chí đánh giá phải được điều chỉnh phù hợp với từng lần thu thập và chỉ bao gồm các yếu tố có tác động trực tiếp đến việc lựa chọn nguồn. Bản chất và loại tiêu chí đánh giá được sử dụng cho việc mua sắm tùy thuộc vào quyết định chung của cơ quan mua sắm. Để hỗ trợ khái niệm giá trị tốt nhất, giá cả hoặc chi phí phải là yếu tố đánh giá trong mọi lựa chọn nguồn.

Hợp đồng chỉ có thể được trao với chi phí hoặc giá cả được xác định là công bằng và hợp lý. Việc đánh giá chi phí hoặc giá cả có thể bao gồm không chỉ việc xem xét chi phí hoặc giá phải trả cho nhà cung cấp, mà còn cả các chi phí khác mà một dự án có thể phải chịu do việc trao hợp đồng (tức là tổng chi phí vòng đời của dự án). Ví dụ về các chi phí này bao gồm chi phí đào tạo lại, chi phí chuyển đổi hệ thống hoặc phần mềm, mức tiêu thụ điện năng, chi phí vòng đời bao gồm bảo trì và hỗ trợ trong năm và chi phí vận chuyển. Trong những trường hợp này, RFP phải xác định rõ những chi phí khác sẽ được xem xét trong quá trình đánh giá.

Các yếu tố phi chi phí đề cập đến các lĩnh vực đánh giá liên quan đến khía cạnh quản lý kỹ thuật và kinh doanh của đề xuất. Ví dụ về các yếu tố không liên quan đến chi phí bao gồm các lĩnh vực liên quan đến quản lý kỹ thuật và kinh doanh, chẳng hạn như phương pháp tiếp cận và hiểu biết về kỹ thuật, năng lực và nhân sự chủ chốt, kế hoạch chuyển đổi, kế hoạch quản lý, rủi ro quản lý và nguồn lực. Mức độ chất lượng cần thiết hoặc yêu cầu trong việc thực hiện hợp đồng là một cân nhắc quan trọng khi xây dựng các yếu tố phi chi phí. Hiệu suất trong quá khứ, mức độ trưởng thành trong kinh doanh của nhà cung cấp và chất lượng dịch vụ phải được đưa vào tiêu chí đánh giá nhưng có thể được đưa vào như các yếu tố không phải chi phí.

Một ví dụ khác về tiêu chí đánh giá phi chi phí là liệu bên đề xuất có sử dụng người khuyết tật để thực hiện các thông số kỹ thuật của hợp đồng hay không. Theo § 2.2-4302.2(A)(3) của Bộ luật Virginia, một cơ quan công có thể bao gồm việc người đề xuất sử dụng người khuyết tật để thực hiện các thông số kỹ thuật của hợp đồng như một yếu tố khi đánh giá đề xuất. Xem Chương 7 để biết thêm thông tin về cách VITA hỗ trợ các sáng kiến kinh tế xã hội của Khối thịnh vượng chung.

Chủ doanh nghiệp, khi làm việc với PPT và/hoặc ET, phải xác định tiêu chí đánh giá và giải quyết cách áp dụng mô hình định giá (nếu có). Đánh giá sẽ dựa trên phương pháp có giá trị tốt nhất, nhưng được phép tùy ý lựa chọn tiêu chí đánh giá miễn là tiêu chí đó có liên quan đến dự án. Rất khuyến khích hầu hết các yêu cầu mua sắm RFP nên dựa trên giải pháp (tức là xác định vấn đề và cho phép nhà cung cấp gửi các giải pháp đề xuất). Cân nhắc cẩn thận sự cần thiết phải đưa vào các yêu cầu bắt buộc (phải có) có thể hạn chế số lượng nhà cung cấp đủ tiêu chuẩn có thể đáp ứng RFP. Mỗi tiêu chí được sử dụng sẽ được xác định trong RFP với đủ thông tin để nhà cung cấp hiểu cách xác định nhà cung cấp trúng thầu. ET nên thiết lập các quy tắc về cách xử lý tình huống khi nhóm không thể đạt được sự đồng thuận tại bất kỳ thời điểm nào trong quá trình đánh giá.

Tiêu chí đánh giá đã thỏa thuận luôn được bảo mật đối với cơ quan mua sắm, các thành viên của ban chỉ đạo điều hành (nếu có) và nhóm dự án mua sắm và/hoặc nhóm đánh giá.

Lưu ý: Đối với các yêu cầu về đám mây, bảng câu hỏi Đánh giá ECOS được gửi kèm đề xuất sẽ không được chia sẻ với nhóm đánh giá hoặc được đánh giá. Đánh giá ECO chỉ nên được chia sẻ với SPOC, cơ quan AITR, Cán bộ an ninh thông tin của cơ quan và người dùng cuối của cơ quan, nếu cần thiết. Thông tin này được bên đưa ra đề nghị bảo mật tuyệt đối và không bao giờ được tiết lộ công khai hoặc đưa vào bất kỳ hợp đồng nào sau đó.