Chương 24 - Yêu Cầu Chào Hàng Và Đàm Phán Cạnh Tranh

24.5.12 Hoàn thiện gói RFP

SPOC sẽ biên soạn một gói RFP toàn diện, bao gồm tất cả các phụ lục với sự hỗ trợ của các thành viên PPT khác. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ cung cấp các phần yêu cầu kỹ thuật đã hoàn thiện của RFP và tham gia vào quá trình xem xét cuối cùng của RFP đã hoàn thiện. Chủ doanh nghiệp sẽ cung cấp các phần yêu cầu chức năng và kinh doanh đã hoàn thành của RFP và tham gia vào quá trình xem xét cuối cùng của RFP đã hoàn thành. SPOC chịu trách nhiệm lập một gói RFP hoàn chỉnh và toàn diện. Khi hoàn thiện gói RFP trước khi đăng, SPOC sẽ: 

• Xem xét các phần RFP do các doanh nghiệp vừa và nhỏ và chủ doanh nghiệp gửi về để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và rõ ràng, đảm bảo chất lượng chung của RFP. 
• Soạn thảo nội dung còn lại của RFP, bao gồm các VITA ITđiều khoản và điều kiện chung và riêng về của . 
• Chọn và bao gồm mẫu hợp đồng VITA IT phù hợp và đã được phê duyệt. 

Các SPOC không phải của VITA sẽ sử dụng mẫu hợp đồng của cơ quan mình cho đến khi được đào tạo về cách sử dụng mẫu hợp đồng của VITA hoặc yêu cầu VITA hỗ trợ đào tạo về mẫu hợp đồng. Các cơ quan được yêu cầu sử dụng ma trận “Yêu cầu hợp đồng tối thiểu VITA cho các dự án công nghệ “lớn”” cho các dự án lớn yêu cầu CIO chấp thuận và được khuyến khích sử dụng trong tất cả các hoạt động mua sắm IT được ủy quyền. Có thể tìm thấy ma trận này trên trang web của SCM tại địa chỉ này:  https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/. 

(Lưu ý: Đảm bảo đưa ra tuyên bố rằng bất kỳ nhà cung cấp nào gạch đỏ RFP và các điều khoản và điều kiện phải loại trừ các trường hợp ngoại lệ hoặc sửa đổi ngôn ngữ được khuyến nghị đối với bất kỳ điều khoản nào liên quan đến trách nhiệm pháp lý. Nhà cung cấp chỉ được yêu cầu thông tin này tại thời điểm đàm phán.) Yêu cầu này là do ngôn ngữ sau trong § 2.2-4302.2: 

“Trong trường hợp đề xuất về công nghệ thông tin, như được định nghĩa trong § 2.2-2006, cơ quan công không được yêu cầu bên đề xuất nêu trong đề xuất bất kỳ ngoại lệ nào đối với bất kỳ điều khoản trách nhiệm nào có trong Yêu cầu đề xuất. Sau đó sẽ tiến hành đàm phán với từng bên chào hàng được lựa chọn. Bên đề nghị sẽ nêu rõ bất kỳ ngoại lệ nào đối với bất kỳ điều khoản trách nhiệm nào có trong Yêu cầu đề xuất bằng văn bản khi bắt đầu đàm phán và những ngoại lệ đó sẽ được xem xét trong quá trình đàm phán.” 

• Gửi bản dự thảo RFP cuối cùng hoàn chỉnh đến những người đánh giá/phê duyệt nội bộ, VITA hoặc những người khác có thẩm quyền. 
• Chỉ đạo PPT trong quá trình xem xét cuối cùng RFP và tất cả các tài liệu đính kèm. 
• Hoàn thiện và hoàn thiện gói RFP, bao gồm tất cả các tài liệu đính kèm, có thể sẵn sàng phát hành khi có sự chấp thuận của ban chỉ đạo điều hành, nếu cần. 
• Bắt đầu ghi chép các vấn đề để lập kế hoạch chiến lược đàm phán.