24.14 Đánh giá và chấm điểm đề xuất
24.14.6 Kiểm tra/thăm quan/trình bày
Theo yêu cầu của nhóm đánh giá, SPOC có thể yêu cầu các nhà cung cấp trong danh sách rút gọn thực hiện thử nghiệm, cung cấp dự án thí điểm, cho phép các chuyến thăm thực địa và trình bày hoặc trình diễn với ET khi cần thiết để xác định giải pháp tốt nhất từ các đề xuất trong danh sách rút gọn. Việc xác định xem có cần thuyết trình, trình diễn, thử nghiệm và/hoặc tham quan thực tế hay không dựa trên nhu cầu của nhóm về việc thu thập thêm thông tin để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Các SME sẽ hỗ trợ ET trong việc chuẩn bị bài thuyết trình/trình diễn/thăm quan thực địa và/hoặc các yêu cầu/kịch bản thử nghiệm. Tất cả các nhà cung cấp trong danh sách rút gọn phải được tạo cơ hội bình đẳng để tham gia các buổi thuyết trình, trình diễn, tham quan thực địa, thử nghiệm/thí điểm, v.v. theo yêu cầu của ET ở giai đoạn đánh giá này. Trước khi bắt đầu thử nghiệm, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể làm việc với các nhà cung cấp trong danh sách rút gọn để xác định giao thức thử nghiệm có thể mang lại kết quả mong muốn.
Nếu cần thiết, SPOC sẽ cập nhật tài liệu đánh giá nếu quá trình này xác định thêm các mục quan trọng đối với sự thành công của giải pháp. SPOC cũng sẽ đạt được thỏa thuận với các thành viên của nhóm đánh giá về các chuyến thăm dự án/thực địa và các bài thuyết trình cũng như đánh giá kết quả đánh giá. Nếu các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đại diện hoặc nguồn lực của các cơ quan không thuộc nhóm tham gia vào quá trình thử nghiệm hoặc thí điểm, SPOC sẽ phối hợp kế hoạch thử nghiệm và lịch trình trình bày với các nguồn lực này.
SPOC có thể cung cấp thỏa thuận biểu mẫu đánh giá/thí điểm hoặc kịch bản về những gì mong đợi trong thí điểm/bài thuyết trình và những gì nhóm sẽ xác nhận với các nhà cung cấp được chọn và dẫn dắt các cuộc đàm phán cần thiết để thực hiện giao thức thử nghiệm đã xác định. SPOC sẽ hỗ trợ ET trong việc ghi chép các tiêu chí đánh giá cho đợt thử nghiệm thí điểm hoặc các chuyến thăm thực địa và tư vấn cho họ về nhu cầu giữ bí mật kết quả thử nghiệm hoặc chuyến thăm thực địa để bảo vệ vị thế của cơ quan hoặc Khối thịnh vượng chung trong các cuộc đàm phán liên tục.
Việc lựa chọn nhà cung cấp cho chương trình DOE thí điểm không có nghĩa là lựa chọn cuối cùng đã được thực hiện. Nếu các nhà cung cấp chương trình thí điểm không chứng minh được khả năng đáp ứng các yêu cầu trong quá trình thử nghiệm hoặc thăm quan thực tế, nhóm đánh giá cần phải có vị thế tốt để tiến hành một chương trình thí điểm khác. Các đơn vị thử nghiệm, phi công và nhân công của nhà cung cấp sẽ được nhà cung cấp cung cấp miễn phí cho cơ quan tìm nguồn cung ứng bất cứ khi nào có thể.
Sau khi thử nghiệm, thăm thực địa và/hoặc thuyết trình, SPOC sẽ ghi lại quá trình đánh giá thử nghiệm, thăm thực địa hoặc thuyết trình và chấm điểm cho từng nhà cung cấp, đồng thời lập báo cáo bằng văn bản dựa trên kết quả chấm điểm của các giải pháp nhà cung cấp được đề xuất trong danh sách rút gọn đã chứng minh đáp ứng các yêu cầu và có thể cung cấp giải pháp đã được chứng minh là đủ tiêu chuẩn. Có thể cần phải giải quyết xem liệu việc thử nghiệm, thăm quan thực tế và/hoặc thuyết trình có nảy sinh vấn đề mới cần được đề cập trong chiến lược đàm phán hay không.
Nếu chỉ có một nhà cung cấp đủ điều kiện, SPOC sẽ chuẩn bị một văn bản xác định các sự kiện hỗ trợ cho quyết định đàm phán với nhà cung cấp đó và lưu giữ trong hồ sơ mua sắm.
Tìm kiếm trên tài liệu hướng dẫn bằng từ khóa hoặc thuật ngữ thông dụng.