Chương 21 - Hợp Đồng Dựa Trên Hiệu Suất Và Thỏa Thuận Mức Độ Dịch Vụ

21.5.1 Hướng dẫn chung cho việc chuẩn bị SOW

PBC SOW phải được viết dưới dạng một tài liệu ngắn gọn, mang tính khai báo, theo động từ vì đây là tuyên bố về hàng hóa/dịch vụ mà khách hàng yêu cầu về mặt kết quả và bao gồm các tiêu chuẩn hiệu suất có thể đo lường được cũng như mức chất lượng chấp nhận được cho mỗi kết quả. Trong các SOW không dựa trên hiệu suất, nhà cung cấp thường được yêu cầu thực hiện công việc theo một cách cụ thể, sử dụng các thông số kỹ thuật chi tiết cho các mặt hàng sản xuất, chỉ định nhân sự chủ chốt cần cung cấp và các phương pháp sẽ sử dụng cho các hợp đồng dịch vụ. Tuy nhiên, các SOW PBC thực hành tốt nhất mô tả công việc theo kết quả cần đạt được và trông cậy vào nhà cung cấp để xác định cách thức đạt được kết quả và cách tổ chức lực lượng lao động của nhà cung cấp tốt nhất để đạt được những kết quả đó. Một SOW PBC được viết tốt phải:

• Là một tài liệu độc lập.
• Xác định các yêu cầu bằng ngôn ngữ rõ ràng, súc tích, nêu rõ công việc cụ thể cần hoàn thành.
• Được thiết kế riêng để cân nhắc đến thời gian thực hiện, các mục cần giao (nếu có) và mức độ linh hoạt mong muốn về hiệu suất.
• Không lặp lại nội dung đã có trong các phần khác của lời chào hàng hoặc hợp đồng.
• Thể hiện kết quả mong muốn bằng những thuật ngữ rõ ràng, súc tích, thông dụng, dễ hiểu và có thể đo lường được.
• Không bao gồm các tuyên bố chung chung hoặc mơ hồ, ngôn ngữ quá chuyên môn hoặc các quy trình chi tiết chỉ định cách thức thực hiện công việc.
• Được xây dựng xung quanh mục tiêu của dự án hoặc mục đích của công việc cần thực hiện, tức là những gì cần thực hiện thay vì cách thực hiện. Ví dụ: thay vì yêu cầu phải cắt cỏ hàng tuần hoặc cắt tỉa cây vào mỗi mùa thu, hãy nêu rõ rằng bãi cỏ phải được duy trì ở độ cao 2-3" hoặc không được phép để cành cây chạm vào dây điện hoặc tòa nhà.

Một SOW tối thiểu sẽ bao gồm các thành phần sau:

• Giới thiệu: mô tả chung về hoạt động mua sắm.
• Bối cảnh: thông tin giúp nhà cung cấp hiểu được bản chất và lịch sử của các yêu cầu.
• Phạm vi: tổng quan về SOW liên quan đến các khía cạnh quan trọng của các yêu cầu.
• Chỉ thị áp dụng (nếu có): các tài liệu tham khảo, thông số kỹ thuật hoặc chỉ thị bắt buộc hoặc mang tính thông tin cho việc mua sắm.
• Yêu cầu về hiệu suất: những gì cần phải thực hiện, tiêu chuẩn hiệu suất và mức chất lượng chấp nhận được. Yêu cầu về hiệu suất phải cho phép đánh giá hiệu suất công việc theo các tiêu chuẩn hiệu suất có thể đo lường được; chúng dựa trên việc sử dụng các tiêu chuẩn hiệu suất có thể đo lường được và các ưu đãi tài chính trong môi trường cạnh tranh để khuyến khích các đối thủ cạnh tranh phát triển và thiết lập các phương pháp sáng tạo và tiết kiệm chi phí để thực hiện công việc.
• Yêu cầu về thông tin: báo cáo, phần mềm, sản phẩm bàn giao và các yêu cầu chính thức phải được nộp như một phần của cam kết.
• Tiêu chí đảm bảo chất lượng và chấp nhận: Chấp nhận là quy trình chính thức, bằng văn bản của cơ quan để xác nhận rằng hàng hóa/dịch vụ tuân thủ các yêu cầu về chất lượng, số lượng và các yêu cầu khác của SOW hiện hành. Việc chấp nhận có thể bao gồm hoặc không bao gồm các quy trình đảm bảo chất lượng và thường diễn ra trước khi thanh toán. Cần cung cấp quy trình chấp nhận chính thức cho mọi lần giao hàng quan trọng cũng như chấp nhận cuối cùng.

SOW của PBC phải mô tả chi tiết những gì nhà cung cấp phải hoàn thành thông qua việc giải quyết bốn yếu tố - cái gì, ai, khi nào, ở đâu và như thế nào. Yếu tố cách thức nên cho phép sự linh hoạt và cho phép nhà cung cấp đề xuất cách tiếp cận về cách thức công ty của họ sẽ đạt được kết quả. Bốn yếu tố này bao gồm:

• Những gì cần phải làm và những mục tiêu/mốc quan trọng cần đạt được là gì.
• Ai sẽ làm gì (đại lý, nhà cung cấp, đại lý CoV bên thứ ba, v.v.).
• Khi nào thì việc này sẽ được hoàn thành theo mục tiêu và/hoặc mốc quan trọng?
• Sẽ thực hiện ở đâu?
• Việc này sẽ được thực hiện như thế nào và làm sao cơ quan biết khi nào việc này hoàn thành (tức là thử nghiệm và chấp nhận)?