Chương 21 - Hợp Đồng Dựa Trên Hiệu Suất Và Thỏa Thuận Mức Độ Dịch Vụ

21.2.3 Xác định nhu cầu hiệu suất và động cơ

Khi chuẩn bị PBC, hãy sáng tạo về cách hợp đồng có thể đáp ứng tốt nhất nhu cầu kinh doanh của cơ quan. Dưới đây là một số hướng dẫn:

• Hãy suy nghĩ sáng tạo.
• Tránh thưởng cho nhà cung cấp chỉ vì đáp ứng các yêu cầu trong hợp đồng.
• Nhận ra rằng việc xây dựng các động cơ thúc đẩy hiệu suất kỹ thuật rõ ràng, ngắn gọn và có thể đo lường một cách khách quan sẽ rất khó khăn và có thể mất thêm thời gian lập kế hoạch.
• Tạo sự cân bằng hợp lý giữa các động cơ khách quan—chi phí, lịch trình và kỹ thuật.
• Đảm bảo các biện pháp khuyến khích hiệu suất tập trung nỗ lực của nhà cung cấp vào các mục tiêu quan trọng nhất.
• Đưa ra những động cơ thúc đẩy hiệu suất mang tính thử thách và khả thi.
• Đảm bảo các ưu đãi sẽ thúc đẩy nhà cung cấp tuân theo các quy trình kiểm soát chất lượng có thể đo lường được.
• Hãy cân nhắc việc liên kết việc giao hàng đúng hạn với hiệu suất kỹ thuật bằng cách thiết lập mục tiêu giao hàng dựa trên mục tiêu và số liệu của dự án. Sau đó, bạn có thể theo dõi hiệu suất thành công bằng cách xem cách nhà cung cấp đạt được các mục tiêu này.
• Khuyến khích giao tiếp cởi mở và cho phép nhà cung cấp bình luận về tuyên bố công việc dựa trên hiệu suất.
• Xác định mức độ rủi ro về kỹ thuật, chi phí và tiến độ và đưa ra giải pháp giảm thiểu.
• Xem xét lịch sử mua sắm—các yếu tố góp phần vào thành công và thất bại trong quá khứ trong việc đạt được mục tiêu và đáp ứng nhu cầu.
• Hãy đảm bảo đưa ra các ưu đãi về chất lượng, ngay cả khi chúng có thể khó diễn tả.
• Hãy cân nhắc đưa vào các ưu đãi về kinh tế xã hội.
• Sử dụng công thức rõ ràng, khách quan để xác định động cơ thúc đẩy hiệu suất kỹ thuật.
• Bao gồm các ưu đãi cho việc kiểm soát chi phí chung.
• Thu hút người dùng, nhân viên chương trình, kỹ thuật, mua sắm và tài chính vào kế hoạch khuyến khích.
• Đảm bảo rằng các ưu đãi có liên quan chặt chẽ đến mục tiêu hiệu suất.
• Tập trung vào hiệu suất và hạn chế các yêu cầu khác.
• Giữ cho cấu trúc và quản lý càng đơn giản càng tốt.
• Hãy nhớ rằng đánh giá chủ quan có tác dụng khuyến khích và công nhận hiệu suất vượt trội.
• Đối với các hợp đồng Dịch vụ đám mây/Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS), các yêu cầu của SLA sẽ cần phải phù hợp với nhu cầu duy trì hoạt động kinh doanh của cơ quan bạn trong việc phục vụ các bên liên quan, bao gồm cả công chúng, nếu có. Các biện pháp khắc phục theo hợp đồng đối với hành vi không thực hiện hợp đồng phải mạnh mẽ và vì lợi ích chung của cộng đồng.